Лице, чиито данни се обработват, което поиска достъп, коригиране или изтриване на своите данни, има право на отговор в рамките на един месец след получаване на молбата. Това е основното правило на GDPR. Ако молбата е със сложна обхват или получите няколко молби наведнъж, разпоредбата оставя място за удължаване на този период с до два месеца — при условие че информирате лицето, чиито данни се обработват, в рамките на първия месец и обясните причината.
На практика законовата крайна дата рядко е проблемът. Където фирмите се спъват е в процеса преди това: определяне кой точно поиска кои данни, проучване на кои системи съхраняват тези данни и преценка дали има изключения, преди да изтриете или предоставите нещо. Компании, които не са подредили този процес, осъзнават, че часовникът вече работи седница, преди някой вътрешно да е разгледал молбата.
Кога започва да тече крайната дата
Крайната дата започва в момента, когато молбата ви достигне, не в момента, когато я разглеждате по същество. Молба по имейл на общ адрес, през рецепция или на отделен служител също се брои. Това означава, че фирма, където такива съобщения не се прехвърлят бързо на правилния човек, губи време, което не може да бъде наваксано. Този, който точно знае какво е валидна молба и къде трябва да отиде, печели тук първите и най-важните дни.
Какво означава удължаване на практика
Възможността за удължаване не е свободен билет за чакане докато ви удобно. GDPR свързва удължаването със сложността на самата молба — например защото данните са разпръснати в няколко системи или години, или защото първо трябва да се установи дали предоставянето засяга правата на други. Молба, която просто е останала забравена, не попада в тази категория. Органите за надзор и съдилищата разглеждат характера на молбата, не натовареността на работата.
Където времето в практика се изхарчва
Три точки се появяват многократно. Първо — проверка на самоличност: трябва да сте разумно сигурни, че предоставяте данни на лицето, което го засяга, без да поискате прекомерно много допълнителна информация. Второ — разпределението на данни в различни SaaS-инструменти — CRM, счетоводен софтуер, имейл програма — причем една молба бързо засяга няколко място наведнъж. Трето — въпросът дали данни, които всъщност вече трябваше да бъдат изтрити, все още съществуват в резервна копия или стар файл. Последното е тясно свързано с периоди на съхранение, които не са ясно определени.
Фирма, която предварително знае кои лични данни обработва и къде, не трябва да търси при молба, а може веднага да погледне. Именно затова актуално съответствие с регистрите на обработката е повече от формалност: это е справочното произведение, с което завършвате молба в сроковете вместо да я търсите. В знайния банк тематикаи са обяснени според ситуацията, включително местоположението в официалния текст.
Какво можете да направите, за да останете в рамките на крайната дата
Определете кой разпознава молба и къде отива. Уверете се, че е ясно кои данни са в кой инструмент, така че не трябва да търсите отново при всяка молба. И установете предварително процедура за проверка на самоличност, така че да не бъде измислена ad hoc в момента, когато часовникът вече работи. Ако се съмнявате дали конкретна молба попада под основното правило или под удължаване, най-добре е да я представите на юрист или да се обърнете към органа за защита на данните.
Дали събитие около данни е обект на задължение за докладване, е различен въпрос от крайната дата за молба на лице, чиито данни се обработват — за това важат различни правила и по-кратък период. Ако се съмнявате дали нещо попада в тази категория, можете да го проверите с няколко въпроса с индикация. Как gdpria.eu свързва периодите, шаблоните и напомнянията по всяко задължение с вашия собствен регистър, можете да прочетете на страницата, която обяснява откъде идват информациите.
Искате ли да знаете как стои вашата компания в момента, без да е необходимо веднага да плащате? Направете безплатното бързо сканиране или прочетете темите, които изглежда най-вероятно да се отнасят до вашата ситуация чрез често задавани въпроси относно молбите на субектите на данни.