trebuie să încheiem un acord de prelucrare cu contabilul meu

Da, în majoritatea cazurilor este necesar

Un contabil care procesează date cu caracter personal în numele unei întreprinderi — gândiți-vă la administrarea salariilor, datele clienților din facturi sau datele personalului — o face de obicei în calitate de processor. Aceasta înseamnă că trebuie să existe un acord de procesare între întreprindere și contabil, indiferent dacă contabilul este persoană fizică independentă sau birou. Obligația nu se află în întrebarea dacă este vorba despre un client "mare" sau "mic", ci în rolul pe care contabilul îl îndeplinește de fapt: prelucrarea datelor în baza unui mandat și conform instrucțiunilor întreprinderii care gestionează datele clienților sau personalului.

Există o excepție care în practică este adesea trecută cu vederea: dacă contabilul determină în mod independent motivele și modul de prelucrare a datelor — de exemplu, deoarece poartă responsabilitate proprie pentru o sarcină legală a Serviciului Fiscal sau a altei autorități — atunci el poate fi chiar el însuși responsabil pentru prelucrare în acea privință, iar un acord de procesare nu este atunci instrumentul potrivit. Rolul exact care se aplică depinde de cine determină de fapt scopurile și mijloacele prelucrării; aceasta variază în funcție de situație și este descrisă în explicația privind responsabilul de prelucrare sau operatorul de prelucrare. Ceea ce trebuie să conțină substantiv o asemenea încheiere, poate fi reluat în prezentarea componentelor obligatorii ale unui contract de prelucrare a datelor.

De unde reiese aceasta: articolul 4 și 28 GDPR

Articolul 4 din GDPR definește prelucrătorul ca persoana care prelucrează date cu caracter personal în numele responsabilului de prelucrare, iar articolul 28 din GDPR stipulează că această prelucrare trebuie documentată într-un contract care conține o serie fixă de componente. Orientările EDPB clarifică mai departe când o persoană este considerată prelucrător și când este considerată responsabil de prelucrare propriu-zis, iar în cazul unui contabil — care uneori urmează instrucțiuni și uneori are un rol legal propriu — această distincție este decisivă.