musím uzavřít smlouvu se zpracovatelem se svým účetním

Ano, ve většině případů je to nutné

Účetní, který jménem podniku zpracovává osobní údaje — např. správu mezd, údaje o zákaznících z faktur nebo údaje o zaměstnancích — to obvykle dělá jako zpracovatel. To znamená, že mezi podnikem a účetním musí existovat dohoda o zpracování, bez ohledu na to, zda je účetní samostatně činný nebo pracuje v kancelářské společnosti. Povinnost nevychází z otázky, zda jde o „velkého

Existuje výjimka, která je v praxi často přehlížena: pokud účetní samostatně určuje, proč a jak se údaje zpracovávají — například protože nese vlastní odpovědnost vůči finančnímu úřadu nebo jiné právní povinnosti — pak může být sám pro danou část správcem údajů, a dohoda o zpracování údajů není pak vhodným nástrojem. Která role se přesně uplatní, závisí na tom, kdo fakticky určuje účely a prostředky zpracování; to se liší případ od případu a je popsáno v vysvětlení o zpracovateli nebo správci údajů. Co by mělo obsahově být v takové dohodě, lze přečíst v přehled povinných součástí smlouvy zpracovatele.

Odkud to vyplývá: články 4 a 28 GDPR

Článek 4 GDPR definuje zpracovatele jako osobu, která jménem správce údajů zpracovává osobní údaje, a článek 28 GDPR stanovuje, že toto zpracování musí být zakotveno v dohodě se stanoveným souborem součástí. Pokyny EDPB dále vykládají, kdy se osoba považuje za zpracovatele a kdy za samostatného správce údajů, což v případě účetního — který někdy postupuje podle pokynů a někdy má svou vlastní právní roli — determinuje rozlišení.