vai man jāslēdz datu apstrādes līgums ar savu grāmatvedu

Jā, vairumā gadījumu tas ir nepieciešams

Grāmatvedis, kurš uzņēmuma vārdā apstrādā personas datus — piemēram, algu administrāciju, klientu datus rēķinos vai darbinieku datus — to parasti dara kā datu apstrādātājs. Tas nozīmē, ka starp uzņēmumu un grāmatvedi jābūt datu apstrādātāja līgumam neatkarīgi no tā, vai grāmatvedis ir pašnodarbinātais vai biroja darbinieks. Pienākums nav atkarīgs no jautājuma, vai tā ir "liels" vai "mazs" klients, bet gan no lomas, ko grāmatvedis faktiski pilda: apstrādā datus uzņēmuma uzdevumā un saskaņā ar tā norādījumiem, uzņēmumam, kas pārvalda klientu vai darbinieku datus.

Pastāv izņēmums, kas praktikā bieži tiek pārvērtēts: ja grāmatvedis patstāvīgi nosaka, kāpēc un kā dati tiek apstrādāti — piemēram, tāpēc, ka viņam ir Nodokļu dienestam vai citam juridiskam pienākumam sava atbildība — tad viņš var būt patstāvīgs datu kontrolieris šai daļai, un datu apstrādātāja līgums tad nav pareizais instruments. Kura tieši loma ir piemērojama, ir atkarīga no tā, kurš faktiski nosaka apstrādes mērķus un līdzekļus; tas atšķiras atkarībā no situācijas un ir aprakstīts skaidrojums par datu apstrādātāju vai datu kontrolieri. Kas pēc satura jāiekļauj šādā līgumā, var izlasīt pārskats par datu apstrādātāja līguma obligātajiem komponentiem.

Kur tas izriet: AVG 4. un 28. pants

AVG 4. pants definē datu apstrādātāju kā personu, kura datu kontroliera vārdā apstrādā personas datus, un AVG 28. pants nosaka, ka šī apstrāde jābūt reglamentētai ar līgumu, kurā ir fiksēta noteiktu komponentu kopa. EDPB vadlīnijas tālāk izstrādā, kad kādu uzskata par datu apstrādātāju un kad par patstāvīgu datu kontrolieri, kas grāmatvedi — kurš dažkārt ievēro norādījumus un dažkārt ir patstāvīgā juridiski noteiktā lomā — padara šo atšķirību būtisku.