ar turiu sudaryti duomenų tvarkymo sutartį su savo buhalteriu

Taip, daugeliu atveju tai būtina

Buhalteris, kuris organizacijos vardu apdoroja asmens duomenis — pagalvokite apie algų administravimą, klientų duomenis sąskaitose arba darbuotojų duomenis — paprastai tai daro kaip duomenų tvarkytojas. Tai reiškia, kad tarp organizacijos ir buhalterio turi būti sudarytas duomenų tvarkytojo su duomenų valdytoju susitarimas, neatsižvelgiant į tai, ar buhalteris yra savivaldas, ar biuro darbuotojas. Įsipareigojimas nėra susijęs su tuo, ar kalbama apie "didelį" ar "mažą" klientą, o tuo, kokį vaidmenį buhalteris iš tikrųjų atlieka: apdoroti duomenis pagal organizacijos, kuri valdo kliento arba personalo duomenis, nurodymą ir pagal jos instrukcijas.

Yra išimtis, kurią praktikoje dažnai pamiršta: jei buhalteris savarankiškai nusprendžia, kodėl ir kaip apdoroti duomenis — pavyzdžiui, todėl, kad jis turi tiesioginę atsakomybę mokesčių administracijai ar kitai teisinei funkcijai — tada jis tam daliai gali būti pats duomenų valdytojas, ir tada duomenų tvarkytojo su duomenų valdytoju susitarimas nėra tinkamas instrumentas. Kuris tiksliai vaidmuo taikomas, priklauso nuo to, kas iš tikrųjų nustato apdorojimo tikslus ir priemones; tai skiriasi priklausomai nuo situacijos ir aprašyta duomenų tvarkytojas ar duomenų valdytojas — paaiškinimas. Kokia turėtų būti tokio susitarimo turinys, galima perskaityti duomenų tvarkytojo su duomenų valdytoju susitarimo privalomų dalių apžvalga.

Iš kur tai seka: BDAR 4 ir 28 straipsniai

BDAR 4 straipsnis nustato duomenų tvarkytojus kaip asmenis, kurie duomenų valdytojo vardu apdoroja asmens duomenis, o BDAR 28 straipsnis nustato, kad šis apdorojimas turi būti užfiksuotas susitarime su fiksuota dalių bendra santrauką. EDPB gairės toliau paaiškina, kada kažkas yra laikomas duomenų tvarkytojas ir kada — savarankiškas duomenų valdytojas, o jei buhalteris — kuris kartais vykdo nurodymus ir kartais turi nuosavas teisines pareigas — šis skirtumas yra svarbus.