Jeśli nie odpowiesz w ustawowym terminie na żądanie osoby, której dane dotyczą, nie jest automatycznie wymierzana grzywna. RODO działa inaczej: rozporządzenie określa termin, w którym musisz odpowiedzieć, a to, co się stanie, jeśli tego nie zrobisz, zależy od działań podjętych następnie przez osobę, której dane dotyczą. Może ona złożyć skargę do organu ochrony danych lub zwrócić się do sądu cywilnego. Oba te rozwiązania istnieją obok siebie i się wzajemnie nie wykluczają.
Nie chodzi zatem o stałą kwotę wynikającą z przeoczenia terminu, ale o sytuację, w której nie możesz wykazać, że wypełniłeś swój obowiązek. To inna pozycja niż gdybyś odpowiedział na czas, nawet jeśli odpowiedź na само żądanie jest bardziej skomplikowana.
Co rozporządzenie RODO określa na temat terminu
Rozporządzenie daje osobie, której dane dotyczą, prawo do otrzymania odpowiedzi na żądanie dostępu, sprostowania lub usunięcia w ciągu miesiąca. Termin ten biegnie od momentu otrzymania żądania, a nie od momentu jego merytorycznej rozpatrzenia. Osoba oceniająca żądanie, czynności konieczne do weryfikacji tożsamości i systemy, które należy przeszukać — wszystko to wlicza się w ten okres.
Sam tekst rozporządzenia to źródło, do którego można się odwołać, jeśli masz wątpliwości co do dokładnego brzmienia; w bazie wiedzy możesz znaleźć krótką odpowiedź i źródło dla każdego tematu. To świadomie nie jest funkcją płatną: prześledzenie do źródła jest częścią systemu, który mówi, że sam powinieneś mieć możliwość sprawdzenia, skąd coś pochodzi.
Co się dzieje, gdy upłynie termin
Jeśli miesiąc upłynie bez odpowiedzi, osoba, której dane dotyczą, może uznać to za samodzielne naruszenie, niezależnie od pytania, czy ostatecznie moglibyście odrzucić żądanie. Urząd Ochrony Danych Osobowych rozpatruje skargi dotyczące takich sytuacji, a organ nadzoru sam decyduje, jak żądanie zostanie rozpatrzone. Nie możemy wydać opinii na temat Waszej konkretnej sytuacji; to jest zadaniem organu nadzoru lub, jeśli mają Państwo wątpliwości co do Waszej pozycji, prawnika.
To jest pewne: spóźniona odpowiedź wygląda w praktyce inaczej niż brak odpowiedzi. Przedsiębiorstwo, które wyjaśnia, dlaczego coś trwa dłużej, znajduje się w innej pozycji niż przedsiębiorstwo, które w ogóle nie reaguje. To rozróżnienie jest istotne, mimo że nie istnieje żaden wzór, dzięki któremu różnicę tę można wyrazić w procentach lub kwocie.
Przedłużenie terminu: kiedy jest to dozwolone
RODO zapewnia możliwość przedłużenia terminu, jeśli żądanie jest złożone lub jeśli wiele żądań napłynie jednocześnie. To przedłużenie nie jest automatyczne: musicie powiadomić osobę, której dane dotyczą, w ciągu pierwotnego miesiąca, że potrzebujecie więcej czasu i dlaczego. Kto tego zaniedbuje i dopiero po pierwszym miesiącu daje znać o sobie, nie skorzystał z przedłużenia w prawidłowy sposób, nawet jeśli mogły być merytoryczne powody, aby mieć więcej czasu.
To jest dokładnie punkt, w którym przedsiębiorstwa często się mylą: nie dlatego, że nie chcą reagować, ale dlatego, że nikt nie ustalił daty, kiedy żądanie wpłynęło. Żądanie pocztą elektroniczną, które czeka, aż ktoś będzie miał czas, to najczęstszy scenariusz.
Co zrobić, jeśli zdacie sobie sprawę, że termin jest zagrożony
Jeśli zbliżacie się do terminu ostatecznego lub go właśnie przegapiliście, pierwszy krok to wciąż udzielenie odpowiedzi, z krótkim wyjaśnieniem tego, co się stało. Milczenie to sytuacja, która daje osobie, której dane dotyczą, największą motywację do złożenia skargi lub zwrócenia się do sądu. Spóźniona, ale pełna odpowiedź, wraz z jasnym wykazem daty wpłynięcia żądania i podjętych działań, pokazuje, że rzeczywiście coś zostało zrobione.
Zanotuj w każdym razie: datę otrzymania, kto ocenił żądanie i jakie rozważania zostały poczynione. W razie wątpliwości, czy żądanie jest uzasadnione, lub co dokładnie należy dostarczyć, strona z często zadawanymi pytaniami jest dobrym punktem wyjścia, a w bardziej skomplikowanych przypadkach właściwym rozwiązaniem pozostaje konsultacja z prawnikiem.
Jak monitorować terminy w toku
Najtrudniejszą częścią tego obowiązku nie jest treść odpowiedzi, ale śledzenie zegara od momentu, gdy żądanie trafi gdziekolwiek w organizacji: na receptę, do ogólnej skrzynki e-mail lub bezpośrednio do pracownika. gdpria.eu automatycznie rozpoczyna liczenie tego miesiąca od momentu zarejestrowania żądania, z alertem wystarczająco wcześnie przed upłynięciem terminu. Jak zbudowany jest ten system i skąd pochodzą podstawowe reguły, wyjaśniono na stronie wyjaśniającej pochodzenie informacji.
To, czy jest to dla Twojej firmy uzupełnieniem, które ma sens, zależy od tego, ile żądań otrzymujesz i jak to już teraz dokumentujesz. Możesz założyć konto biznesowe bez żadnych zobowiązań; baza wiedzy i pierwsza ocena pozostają przy tym bezpłatnie dostępne.
Chcesz najpierw zobaczyć, gdzie teraz się znajdujesz? Bezpłatne części gdpria.eu podają dla każdego tematu krótką odpowiedź i źródło w tekście ustawy, bez konieczności posiadania konta.