Pokud nereagujete na žádost subjektu údajů v zákonné lhůtě, nevzniká žádná pokuta, která by byla uvalena automaticky. GDPR funguje jinak: nařízení určuje lhůtu, v níž musíte reagovat, a to, co se stane, pokud tak neučiníte, závisí na tom, co subjekt údajů následně podnikne. Může podat stížnost dohledovému úřadu nebo se obrátit na soukromý soud. Obě cesty existují vedle sebe a nejsou se navzájem vylučují.
Nejde tedy o pevnou částku, která vyplývá z porušení termínu, ale o situaci, v níž nemůžete prokázat, že jste splnili svou povinnost. To je jiná pozice, než když jste reagovali včas, i když je odpověď na samotný požadavek složitější.
Co GDPR předepisuje ohledně lhůty
Nařízení dává subjektu údajů právo obdržet odpověď na žádost o přístup, opravu nebo vymazání nejpozději jeden měsíc po obdržení žádosti. Tento měsíc začíná běžet v okamžiku, kdy žádost obdržíte, nikoli v okamžiku, kdy ji začnete věcně řešit. To, kdo žádost posuzuje, co je potřeba k ověření totožnosti a které systémy je třeba prohledat, vše se počítá do této doby.
Samotný text zákona je zdrojem, na který se můžete odvolávat, pokud si nejste jisti přesným zněním; v znalostní bázi najdete krátkou odpověď a zdroj na jednotlivé témata. Úmyslně se nejedná o placenou funkci: sledovatelnost ke zdroji patří do systému, který tvrdí, že si sami můžete ověřit, odkud něco pochází.
Co se stane, když lhůta uplyne
Když měsíc uplyne bez odpovědi, může subjekt údajů to považovat za samostatné porušení, nezávisle na otázce, zda jste jeho žádost mohl nakonec zamítnout. Dohledový úřad řeší stížnosti v takových situacích a ten si sám určí, jak se stížností bude zacházet. Nemůžeme se k tomu vyjádřit pro váš konkrétní případ; to je na dohledovém úřadu nebo, pokud si nejste jisti svou pozicí, na právníka.
Co však je jisté: opožděná odpověď vypadá v praxi jinak než žádná odpověď. Podnik, který vysvětlí, proč trvá déle, je v jiné pozici než podnik, který vůbec nereaguje. Tento rozdíl je podstatný, i když neexistuje žádný vzorec, kterým by se tento rozdíl dal vyjádřit v procentech nebo částce.
Prodloužení lhůty: kdy je to povoleno
GDPR poskytuje prostor pro prodloužení lhůty, pokud je žádost složitá nebo pokud přijde více žádostí najednou. Toto prodloužení není automatické: v rámci původního měsíce musíte subjektu údajů oznámit, že potřebujete více času, a proč. Kdo toto zanedbá a ozve se až po prvním měsíci, nevyužil prodloužení správným způsobem, i když by k němu mohl mít věcný důvod.
Právě v tomto bodě se podniky často mylí: ne proto, že by nechtěly reagovat, ale proto, že nikdo si nezaznamenal datum přijetí žádosti. Žádost e-mailem, která si čeká, až bude mít někdo čas, je nejčastější scénář.
Co dělat, když si všimnete, že lhůta je v ohrožení
Pokud se blížíte k termínu nebo jej právě zmeškanete, prvním krokem je stále reagovat, s krátkou výmluvou, co se stalo. Ticho je situace, která subjektu údajů dává nejvíce důvodů pokračovat v podání stížnosti nebo k soudu. Opožděná, ale úplná odpověď s jasnou registrací toho, kdy žádost přišla a co bylo uděleno, ukazuje, že se opravdu něco podniklo.
V každém případě zaznamenejte: datum obdržení, kdo požadavek posoudil a jaké zvážení bylo provedeno. Pokud si nejste jisti, zda je požadavek oprávněný, nebo co přesně máte poskytnout, je stránka s často kladenými otázkami prvním orientačním bodem, a v obtížnějších případech zůstává právník doporučenou cestou.
Jak sledovat běžící lhůtu
Nejtěžší na povinnosti není obsah odpovědi, ale sledování času od chvíle, kdy požadavek kdekoli v organizaci přijde: na recepci, do obecné schránky e-mailů, nebo přímo zaměstnanci. gdpria.eu nechá tuto měsíční lhůtu automaticky běžet od okamžiku registrace požadavku, se signálem dlouho před vypršením data. Jak je tento systém postaven a odkud pocházejí podkladová pravidla, je vysvětleno na stránce vysvětlující, odkud informace pocházejí.
Zda to pro vaši firmu představuje užitečný doplněk, závisí na tom, kolik požadavků dostáváte a jak je nyní již zaznamenáváte. Vytvoření obchodního účtu je bez závazku si prohlédnout; znalostní báze a první posouzení zůstávají bezplatně přístupné.
Chcete si nejdřív prohlédnout, kde teď jste? Bezplatné součásti gdpria.eu poskytují pro každé téma krátkou odpověď a odkaz na wettekst, aniž byste pro to potřebovali účet.