Εάν δεν ανταποκριθείτε εντός της νόμιμης προθεσμίας σε ένα αίτημα ενός υποκειμένου των δεδομένων, δεν επιβάλλεται αυτόματα κάποιο πρόστιμο. Ο GDPR λειτουργεί διαφορετικά: ο κανονισμός θέτει μια προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να ανταποκριθείτε, και αυτό που συμβαίνει εάν δεν το κάνετε εξαρτάται από τα βήματα που θα λάβει στη συνέχεια το υποκείμενο των δεδομένων. Μπορεί να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων ή να προσφύγει στο αστικό δικαστήριο. Και οι δύο διαδρομές συνυπάρχουν και δεν αποκλείουν η μία την άλλη.
Επομένως, δεν πρόκειται για ένα σταθερό ποσό που απορρέει από το παραβίασης της ημερομηνίας, αλλά για μια κατάσταση στην οποία δεν μπορείτε να αποδείξετε ότι τηρήσατε την υποχρέωσή σας. Αυτή είναι μια διαφορετική θέση από όταν ανταποκρίνεστε εγκαίρως, ακόμα κι αν η απάντηση στο ίδιο το αίτημα είναι πιο περίπλοκη.
Τι προβλέπει ο GDPR για την προθεσμία
Ο κανονισμός δίνει στο υποκείμενο των δεδομένων το δικαίωμα να λάβει απάντηση εντός ενός μήνα σε ένα αίτημα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής. Ο μήνας ξεκινά όταν λαμβάνετε το αίτημα, όχι όταν το αρχίζετε να το χειρίζεστε ουσιαστικά. Ποιος αξιολογεί το αίτημα, τι χρειάζεται για τον έλεγχο της ταυτότητας και ποια συστήματα πρέπει να αναζητηθούν, όλα υπολογίζονται εντός αυτής της περιόδου.
Ο ίδιος ο νόμος είναι το σημείο αναφοράς για να βασιστείτε εάν αμφιβάλλετε για την ακριβή σύντταξη· στην ενότητα γνώσεων μπορείτε να βρείτε ανά θέμα τη σύντομη απάντηση και τη σημείωση πηγής. Αυτό είναι σκόπιμα όχι πληρωμένη λειτουργία: η ιχνηλασιμότητα στη πηγή είναι μέρος ενός συστήματος που λέει ότι θα πρέπει να είστε σε θέση να ελέγξετε πού προέρχεται κάτι.
Τι συμβαίνει όταν παρέλθει η προθεσμία
Εάν ο μήνας παρέλθει χωρίς απάντηση, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να θεωρήσει αυτό ως ανεξάρτητη παραβίαση, ανεξάρτητα από το εάν θα είχατε δικαίωμα να απορρίψετε τελικά το αίτημα. Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων χειρίζεται καταγγελίες για τέτοιες καταστάσεις, και η αρχή εποπτείας αποφασίζει μόνη της πώς θα αντιμετωπίσει μια καταγγελία. Δεν μπορούμε να πάρουμε θέση για την ειδική κατάστασή σας· αυτό είναι ζήτημα της αρχής εποπτείας ή, εάν αμφιβάλλετε για τη θέση σας, ενός δικηγόρου.
Ωστόσο, είναι σαφές: μια καθυστερημένη απάντηση φαίνεται διαφορετική στην πράξη από καμιά απάντηση. Ένα επιχείρηση που εξηγεί γιατί κάτι διαρκεί περισσότερο, είναι σε διαφορετική θέση από μια επιχείρηση που δεν ανταποκρίνεται καθόλου. Αυτή η διάκριση είναι σχετική, ακόμα κι αν δεν υπάρχει τύπος που να εκφράζει αυτή τη διαφορά σε ποσοστό ή ποσό.
Παράταση της προθεσμίας: πότε επιτρέπεται
Ο GDPR παρέχει χώρο για παράταση της προθεσμίας εάν ένα αίτημα είναι σύνθετο ή εάν πολλά αιτήματα φτάσουν ταυτόχρονα. Αυτή η παράταση δεν είναι αυτόματη: πρέπει να ενημερώσετε το υποκείμενο των δεδομένων εντός του αρχικού μήνα ότι χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, και γιατί. Όποιος αγνοήσει αυτό και ανταποκριθεί μόνο μετά τον πρώτο μήνα, δεν χρησιμοποίησε σωστά την παράταση, ακόμα κι αν ίσως υπήρχε ουσιαστικά λόγος για περισσότερο χρόνο.
Αυτό είναι ακριβώς το σημείο όπου οι επιχειρήσεις συχνά κάνουν λάθος: όχι επειδή δεν θέλουν να ανταποκριθούν, αλλά επειδή κανείς δεν έχει καταγράψει την ημερομηνία που έφτασε το αίτημα. Ένα αίτημα που έρχεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και παραμένει ανοικτό μέχρι κάποιος να έχει χρόνο, είναι το πιο κοινό σενάριο.
Τι να κάνετε αν καταλάβετε ότι η προθεσμία κινδυνεύει
Εάν είστε κοντά στη λήξη ή μόλις την παραβιάσατε, το πρώτο βήμα είναι να ανταποκριθείτε, με μια σύντομη εξήγηση του τι συνέβη. Η σιωπή είναι η κατάσταση που δίνει τις περισσότερες ευκαιρίες στο υποκείμενο των δεδομένων να προχωρήσει σε καταγγελία ή στο δικαστήριο. Μια καθυστερημένη αλλά πλήρης απάντηση, με σαφή καταγραφή του πότε έφτασε το αίτημα και τι έγινε, δείχνει ότι πράγματι λήφθησαν μέτρα.
Σε κάθε περίπτωση, τεκμηριώστε: την ημερομηνία λήψης, ποιος αξιολόγησε το αίτημα και ποια σκέψη έγινε. Εάν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με το εάν ένα αίτημα είναι δικαίως υποβληθέν ή τι ακριβώς πρέπει να παράσχετε, η σελίδα συχνών ερωτημάτων είναι ένα πρώτο σημείο αναφοράς, και για τις περισσότερο δύσκολες περιπτώσεις ένας νομικός είναι ο κατάλληλος δρόμος.
Πώς να παρακολουθείτε μια εκκρεμή προθεσμία
Το πιο δύσκολο πράγμα σχετικά με αυτή την υποχρέωση δεν είναι το περιεχόμενο της απάντησης, αλλά η παρακολούθηση του ρολογιού από τη στιγμή που ένα αίτημα φτάνει κάπου στον οργανισμό: στη δεξίωση, σε ένα γενικό γραμματοκιβώτιό ή άμεσα σε έναν υπάλληλο. Το gdpria.eu αφήνει αυτή την προθεσμία ενός μήνα να τρέχει αυτόματα μόλις ένα αίτημα καταχωρηθεί, με σήμα πολύ πριν από την ημερομηνία λήξης. Πώς δημιουργείται αυτό το σύστημα και από πού προέρχονται οι υποκείμενοι κανόνες, εξηγείται στην σελίδα όπου εξηγείται από πού προέρχονται οι πληροφορίες.
Το εάν αυτό αποτελεί για την επιχείρησή σας ένα συμπλήρωμα που έχει νόημα εξαρτάται από το πόσα αιτήματα λαμβάνετε και πώς τα καταχωρίζετε ήδη. Ένα επιχειρηματικό λογαριασμό δημιουργήστε είναι δωρεάν για να δείτε. η γνωσιακή βάση και η πρώτη αξιολόγηση παραμένουν δωρεάν προσβάσιμα.
Θέλετε πρώτα να δείτε πού βρίσκεστε; Τα δωρεάν μέρη του gdpria.eu δίνουν ανά θέμα τη σύντομη απάντηση και τη θέση στο κείμενο του νόμου, χωρίς να χρειάζεστε λογαριασμό.