Ako ne odgovorite na zahtjev osobe na koju se podaci odnose u zakonskom roku, automatski se ne nameće kazna. GDPR funkcionira drugačije: uredba opisuje rok u kojem morate odgovoriti, a ono što se događa ako to ne učinite ovisi o tome što osoba na koju se podaci odnose naknadno poduzme. Može podnijeti pritužbu nadzornom tijelu ili se obratiti građanskom sudu. Oba puta postoje usporedno i ne isključuju jedno drugo.
Dakle, ne radi se o fiksnom iznosu koji proizlazi iz propuštanja roka, već o situaciji u kojoj ne možete dokazati da ste ispunili svoju obvezu. To je drugačija pozicija nego kada odgovorite na vrijeme, čak i ako je odgovor na sam zahtjev kompliciraniji.
Što GDPR propisuje o roku
Uredba daje osobi na koju se podaci odnose pravo da dobije odgovor na zahtjev za pristup, ispravku ili brisanje u roku od mjesec dana. Taj mjesec počinje u trenutku kada zahtjev primite, a ne kada ga počnete sadržajno obrađivati. Tko ocjenjuje zahtjev, što je potrebno da se provjeri identitet i koji sustavi trebaju biti pretraženi, sve se to računa unutar tog razdoblja.
Sam zakonski tekst je polazišna točka na koju se trebate osloniti ako ste nesigurni oko točne formulacije; u bazi znanja možete po temi pronaći kratak odgovor i polazišnu točku. To namjerno nije plaćena funkcija: mogućnost vraćanja na izvor dio je sustava koji kaže da sami trebate moći provjeriti gdje nešto dolazi.
Što se događa kada rok istekne
Ako mjesec prođe bez odgovora, osoba na koju se podaci odnose može to smatrati samostalnim nedostatkom, neovisno o pitanju trebate li zahtjev na kraju odbiti. Nadzorno tijelo obrađuje pritužbe o ovakvim situacijama, a nadzor sam odlučuje kako će obraditi pritužbu. Ne možemo to učiniti za vaš specifičan slučaj; to je na nadzornom tijelu ili, ako ste nesigurni u vašu poziciju, na pravniku.
Ono što je svakako etablirano: kašnjen odgovor izgleda drugačije u praksi nego nikakav odgovor. Poduzeće koje objašnjava zašto nešto traje duže u drugačijoj je poziciji od poduzeća koje uopće ne odgovara. Ta razlika je relevantna, čak i ako ne postoji formula s kojom bi se ta razlika mogla izraziti u postotku ili iznosu.
Produljenje roka: kada je to dozvoljeno
GDPR pruža mogućnost da se rok provjeri ako je zahtjev kompleksan ili ako dolazi mnogo zahtjeva istovremeno. To produljenje nije automatsko: morate obavijestiti osobu na koju se podaci odnose tijekom originalnog mjeseca da vam je potrebno više vremena i zašto. Tko to ne učini i tek nakon prvog mjeseca da znak od sebe, nije pravilno iskoristio produljenje, čak i ako je sadržajno možda bilo razloga za više vremena.
To je upravo točka na kojoj poduzeća često pogriješe: ne zato što ne žele odgovoriti, već zato što nitko nije zabilježio datum primanja zahtjeva. Zahtjev putem e-maila koji leži dok netko ne nađe vrijeme najčešće je scenarij.
Što učiniti ako primjetite da je rok u opasnosti
Ako ste blizu roka ili ste ga upravo propustili, prvi korak je ipak odgovoriti s kratkim objašnjenjem što se dogodilo. Šutnja je situacija koja osobu na koju se podaci odnose najviše potiče da nastavi prema pritužbi ili sudu. Odgovor koji kasni ali je potpun, s jasnom evidencijom o tome kada je zahtjev pristigao i što je učinjeno, pokazuje da je stvarno nešto poduzeto.
U svakodnevno trebate zabilježiti: datum primitka, tko je prosljeđeni zahtjev procijenjivao te koja razmatranja su prosljeđena. Ako ste u sumnji je li zahtjev opravdan ili što točno trebate dostaviti, stranica s često postavljanim pitanjima čini odličan početak, a za složenije slučajeve savjet pravnika je najbolja opcija.
Kako nadzirati rok koji je u tijeku
Najveća poteškoća ove obveze nije sadržaj odgovora, već praćenje rokova čim zahtjev stigne u organizaciju: na recepciji, na opću poštansku kutiju ili izravno djelatniku. gdpria.eu automatski prati rok od mjesec dana čim je zahtjev registriran, sa signalom prije nego što ročište prođe. Kako je taj sustav strukturiran i odakle dolaze temeljna pravila, pojašnjeno je na stranici gdje je objašnjeno odakle dolaze podaci.
Je li to za vaše poslovanje korisno proširenje ovisi o tome koliko zahtjeva primite i kako to već bilježite. Razmotriti otvaranje poslovnog računa nije obvezujuće; banka znanja i početna procjena ostaju besplatno dostupni.
Želite li prvo vidjeti gdje trenutno stojite? Besplatni dijelovi gdpria.eu-a daju kratak odgovor po temi i mjesto u zakonskom tekstu bez potrebe za računom.