Se non rispondete entro il termine legale a una richiesta dell'interessato, non si genera una multa che viene applicata automaticamente. Il GDPR funziona diversamente: il regolamento stabilisce un termine entro il quale dovete rispondere, e ciò che accade se non lo fate dipende da cosa fa l'interessato in seguito. Può presentare un reclamo all'autorità di controllo, oppure rivolgersi al tribunale civile. Entrambi i percorsi esistono in parallelo e non si escludono a vicenda.
Non si tratta quindi di un importo fisso che deriva dal mancato rispetto della scadenza, ma di una situazione in cui non potete provare di aver assolto il vostro obbligo. Questa è una posizione diversa da quella in cui rispondete effettivamente in tempo, anche se la risposta alla richiesta stessa è più complicata.
Cosa prescrive il GDPR sul termine
Il regolamento riconosce all'interessato il diritto di ricevere una risposta entro un mese a una richiesta di accesso, rettifica o cancellazione. Quel mese inizia dal momento in cui ricevete la richiesta, non da quando la elaborate nel merito. Chi valuta la richiesta, cosa serve per verificare l'identità e quali sistemi devono essere consultati, tutto rientra in questo periodo.
Il testo della legge stessa è il punto di riferimento se dubbiate della formulazione esatta; nella banca dati di conoscenze potete trovare per ogni argomento la risposta breve e il riferimento normativo. Questo deliberatamente non è una funzione a pagamento: la tracciabilità alla fonte fa parte di un sistema che sostiene che dobbiate poter verificare da dove viene qualcosa.
Cosa accade se il termine scade
Se il mese passa senza una risposta, l'interessato può considerarlo un inadempimento autonomo, indipendentemente dal fatto che avreste potuto eventualmente respingere la richiesta. L'autorità di controllo gestisce i reclami su questo tipo di situazioni, e l'autorità determina autonomamente come affrontare un reclamo. Non possiamo esprimerci su il vostro caso specifico; dipende dall'autorità di controllo o, se dubbitate della vostra posizione, da un avvocato.
Ciò che è certo: una risposta tardiva si presenta in pratica diversamente da nessuna risposta. Un'azienda che spiega perché qualcosa richiede più tempo si trova in una posizione diversa da un'azienda che non risponde affatto. Questa distinzione è rilevante, anche se non esiste una formula con cui esprimere questa differenza in percentuale o importo.
Estensione del termine: quando è consentita
Il GDPR consente di estendere il termine se una richiesta è complessa o se si ricevono molte richieste contemporaneamente. Questa estensione non è automatica: dovete informare l'interessato entro il mese originario che avete bisogno di più tempo, e perché. Chi non lo fa e si fa sentire solo dopo il primo mese, non ha utilizzato l'estensione correttamente, anche se potrebbe esserci stato motivo di fatto per più tempo.
Questo è esattamente il punto in cui spesso le aziende sbagliano: non perché non vogliono rispondere, ma perché nessuno ha registrato la data in cui è arrivata la richiesta. Una richiesta per e-mail che rimane in sospeso finché qualcuno ha tempo è lo scenario più comune.
Cosa fare se notate che il termine è in pericolo
Se siete poco prima della scadenza o l'avete appena mancata, il primo passo è comunque rispondere, con una breve spiegazione di cosa è successo. Il silenzio è la situazione che dà più motivo all'interessato di procedere verso un reclamo o il tribunale. Una risposta tardiva ma completa, con una chiara registrazione di quando è arrivata la richiesta e cosa è stato fatto, dimostra che è stato effettivamente intrapreso qualcosa.
Registra in ogni caso: la data di ricezione, chi ha valutato la richiesta e quale ragionamento è stato fatto. In caso di dubbio se la richiesta è fondata o cosa esattamente devi fornire, la pagina delle domande frequenti è un primo punto di riferimento, e per i casi più difficili rimane il ricorso a un avvocato.
Come monitorare un termine in corso
La parte più difficile di questo obbligo non è il contenuto della risposta, ma tenere traccia del tempo dal momento in cui una richiesta arriva da qualche parte nell'organizzazione: alla reception, in una casella di posta generale, o direttamente a un dipendente. gdpria.eu fa scorrere automaticamente quel termine di un mese non appena una richiesta è registrata, con un avviso ben prima della scadenza. Come è strutturato quel sistema e da dove provengono le regole sottostanti è spiegato nella pagina dove si spiega da dove provengono le informazioni.
Se per la tua azienda è un'integrazione che ha senso dipende da quante richieste ricevi e come già le registri. Creare un account commerciale è facoltativo; la knowledge base e la prima valutazione rimangono gratuitamente accessibili.
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