En integritetspolicy kostar inte något i grunden. GDPR föreskriver vad den måste innehålla, och med en gratis mall eller generator kommer ni långt: vem ni är, vilka uppgifter ni behandlar, varför, hur länge ni lagrar dem och vem någon kan kontakta med frågor. Endast när ni anlitar någon för att skräddarsy texten, låta den granskas eller anpassa den efter er specifika situation uppstår en kostnad. Det som bestämmer kostnaden är inte textens längd utan mängden arbete som krävs för att beskriva er verksamhet korrekt.
Tre faktorer styr priset om ni väljer skräddarsydd lösning: antalet behandlingar som er företag utför, känslighetsnivån för uppgifterna och frågan om uppgifter överförs utanför EU. Ett enmanföretag med ett kontaktformulär och ett bokföringsprogram har en enklare historia än en webbutik med kundprofiler, marknadsföringsverktyg och en betalningsleverantör i USA. Ju fler behandlingar, desto mer tid krävs för att beskriva dem korrekt — och tid är nästan alltid kostnadsposten för juridiskt arbete.
Var kostnaden kommer från
En integritetspolicy är inte ett fristående dokument utan framsidan av något som redan borde finnas internt: vilka system ni använder, i vilket syfte och hur länge ni lagrar uppgifter. Om den översikten saknas betalar ni inte för själva texten utan för undersökningen omkring den. Företag som redan för ett register över behandlingsverksamhet har gjort det mesta av arbetet och kan härleda policy:n direkt från det. Det är också anledningen till att en integritetspolicy sällan står på egen hand: den är översättningen utåt av något som internt redan måste stämma. Läs mer om det i kunskapsbanken om hur man bygger ett register över behandlingsverksamhet.
Vad som bestämmer priset vidare
I skräddarsydd lösning spelar det roll om det gäller en engångstext eller något som anpassas när ni införskaffar ett nytt verktyg eller börjar behandla en ny typ av uppgifter. En webbutik som nästa år lägger till en chatbot eller byter marknadsföringsplattform måste få policy:n att stämma igen. Vissa leverantörer tar därför betalt inte för texten utan för att uppdatera den. Branschen spelar också in: den som behandlar hälsouppgifter, biometriska uppgifter eller uppgifter om straffregister omfattas av en strängare regel inom GDPR, vilket kräver en mer exakt formulering än vad ett genomsnittligt tjänsteföretag behöver.
Gratis och betalt sida vid sida
Det är bra att hålla skarp skillnad på vad som är gratis och vad som kostar. Det innehållsmässiga kunskap — vad som ska stå i en integritetspolicy och var det finns i lagen — är och förblir fritt tillgängligt, även utan konto. Det som kostar är systemet omkring det: att upprätthålla er register över behandlingsverksamhet, att policy:n automatiskt anpassas efter vad ni registrerar där, och övervakning av databehandlaravtal med de verktyg ni använder. På sidan med prenumerationsvillkoren framgår vad som gäller för gdpria.eu; själva den kostnadsfria generatorn förblir oförändrad tillgänglig.
När skräddarsydd lösning är verkligen lämplig
En mall räcker till för många företag, men det finns situationer där det är lämpligt att låta en jurist titta till: vid internationell överföring av uppgifter, vid behandling av känsliga kategorier eller när en kund eller försäkringsgivare uttryckligen kräver en förklaring vid en upphandling. I sådana fall väger kostnaden för granskning ofta upp mot den tid ni förlorar på att själva ta reda på rätt formulering. Tillsynsmyndigheten publicerar riktlinjer som visar vad tillsynsmyndigheter uppmärksamma; dessa källhänvisningar anges för varje ämne i kunskapsbanken, så att ni själva kan kontrollera var ett uttalande kommer från.
Integritetspolicy:n står inte på egen hand
En text som stämmer är fortfarande inte ett bevis för att du faktiskt gör vad den säger. Tillsynsmyndigheter och i praktiken även kunder och försäkringsbolag tittar allt oftare på underbyggnaden bakom: finns det ett register, finns det personuppgiftsbiträdeavtal för de verktyg du nämner, och finns det en process för när en registrerad person begär åtkomst. Hur dessa delar hänger ihop och var informationen kommer ifrån läser du på sidan som förklarar hur systemet är uppbyggt.
Vill du först veta exakt var ditt företag står innan du spenderar pengar på skräddarsydd lösning? Den kostnadsfria snabbgranskningen ger en indikation på några frågor utan att du behöver registrera dig. För konkreta tvivel om din egen text är en jurist eller Myndigheten för dataskydd det lämpliga kontaktalternativet.