Une déclaration de confidentialité ne coûte rien au départ. Le RGPD prescrit ce qu'elle doit contenir, et avec un modèle gratuit ou un générateur, vous pouvez aller très loin : qui vous êtes, quelles données vous traitez, pourquoi, combien de temps vous les conservez et à qui s'adresser en cas de questions. Ce n'est que lorsque vous engagez quelqu'un pour adapter ce texte à votre situation, le faire examiner ou l'ajuster à mesure que votre activité évolue qu'une facture apparaît. Ce qui détermine cette facture, ce n'est pas la longueur du texte mais la quantité de travail nécessaire pour bien décrire votre pratique.
Trois éléments déterminent le prix si vous optez pour du travail sur mesure : le nombre de traitements que votre entreprise effectue, la sensibilité des données, et la question de savoir si les données sortent de l'UE. Une entreprise individuelle avec un formulaire de contact et un logiciel de comptabilité a une histoire plus simple qu'une boutique en ligne avec des profils clients, des outils marketing et un prestataire de paiement basé aux États-Unis. Plus il y a de traitements, plus il faut de temps pour les décrire correctement — et dans le travail juridique, le temps est presque toujours le facteur de coût.
D'où vient le prix
Une déclaration de confidentialité n'est pas un document isolé mais la façade de ce qui devrait déjà exister en interne : quels systèmes vous utilisez, dans quel but, et combien de temps vous conservez les données. Si cet aperçu n'existe pas encore, vous ne payez pas pour le texte lui-même mais pour le travail d'investigation autour. Les entreprises qui tiennent déjà un registre des activités de traitement ont largement fait ce travail et peuvent en dériver directement la déclaration. C'est aussi pour cela qu'une déclaration de confidentialité ne se présente rarement seule : elle est la traduction vers l'extérieur de quelque chose qui doit d'abord être correct en interne. Pour en savoir plus, consultez la base de connaissances sur la constitution d'un registre des activités de traitement.
Ce qui détermine le prix en outre
Dans un projet sur mesure, il importe de savoir s'il s'agit d'un texte ponctuel ou de quelque chose qui évolue dès que vous adoptez un nouvel outil ou commencez à traiter un nouveau type de données. Une boutique en ligne qui ajoute l'année prochaine un chatbot ou passe à une autre plateforme marketing doit alors faire révérifier la déclaration. Certains prestataires facturent donc non pas le texte mais sa mise à jour. Le secteur joue aussi un rôle : celui qui traite des données de santé, des données biométriques ou des données concernant des antécédents judiciaires relève d'un régime plus strict dans le RGPD, ce qui exige une formulation plus précise que celle dont a besoin une entreprise de services moyenne.
Gratuit et payant côte à côte
Il est bon de bien distinguer ce qui reste gratuit et ce qui ne l'est pas. Les connaissances substantielles — ce qui doit figurer dans une déclaration de confidentialité et où cela se trouve dans la loi — restent et demeurent librement accessibles, même sans compte. Ce qui coûte, c'est le système qui l'entoure : la tenue de votre registre des activités de traitement, l'évolution automatique de la déclaration en fonction de ce que vous y enregistrez, et le suivi des contrats de traitement avec les outils que vous utilisez. Sur la page des abonnements vous trouvez ce qui s'y applique chez gdpria.eu ; le générateur gratuit lui-même reste inchangé et disponible.
Quand un travail sur mesure est vraiment judicieux
Un modèle suffit pour de nombreuses entreprises, mais il existe des situations où il est conseillé de faire examiner le texte par un juriste : en cas de transfert international de données, lors du traitement de catégories sensibles, ou lorsqu'un client ou un assureur demande explicitement une explication lors d'un appel d'offres. Dans ces cas, le coût d'un examen pèse généralement contre le temps que vous perdriez à déterminer vous-même la formulation correcte. L'Autorité néerlandaise de protection des données publie des lignes directrices indiquant sur quoi les autorités de surveillance se concentrent ; ces sources sont mentionnées pour chaque sujet dans la base de connaissances, afin que vous puissiez vérifier vous-même d'où provient une affirmation.
La déclaration de confidentialité ne fonctionne pas isolément
Un texte correct n'est pas encore la preuve que vous faites ce qui y est écrit. Les autorités de surveillance et, dans la pratique, aussi les clients et les assureurs regardent de plus en plus vers la justification qui la sous-tend : existe-t-il un registre, y a-t-il des contrats de traitement des données avec les outils que vous mentionnez, et existe-t-il un processus si une personne concernée demande l'accès. Comment ces éléments s'articulent et d'où proviennent les informations, vous pouvez le lire sur la page qui explique comment le système est structuré.
Voulez-vous d'abord savoir où se situe exactement votre entreprise avant de dépenser de l'argent dans du travail sur mesure ? Le diagnostic rapide gratuit donne en quelques questions une indication, sans que vous ayez besoin de vous inscrire. Pour des doutes concrets sur votre propre texte, un juriste ou l'Autorité néerlandaise de protection des données reste le point de contact approprié.