Un'informativa sulla privacy di base non costa nulla. Il Regolamento (UE) 2016/679 (RGPD) prescrive cosa deve contenere, e con un modello gratuito o un generatore potete fare molta strada: chi siete, quali dati trattate, perché, per quanto tempo li conservate e a chi rivolgersi per domande. Solo quando ingaggiate qualcuno per personalizzare il testo, farlo verificare o adattarlo alla vostra situazione specifica, sorge una fattura. Quello che determina la fattura non è la lunghezza del testo, ma la quantità di lavoro necessaria per descrivere correttamente la vostra pratica.
Tre fattori guidano il prezzo se scegliete di commissionare un testo personalizzato: il numero di trattamenti che la vostra azienda svolge, la sensibilità dei dati e il fatto che i dati siano trasferiti fuori dall'UE. Una ditta individuale con un modulo di contatto e un pacchetto di contabilità ha una storia più semplice di un negozio online con profili clienti, strumenti di marketing e un fornitore di pagamenti negli Stati Uniti. Più trattamenti, più tempo è necessario per descriverli correttamente — e il tempo è quasi sempre la voce di costo nel lavoro legale.
Da dove viene l'importo
Un'informativa sulla privacy non è un documento a sé stante, ma la faccia esterna di quello che dovrebbe già esistere internamente: quali sistemi utilizzate, con quale scopo e per quanto tempo conservate i dati. Se quell'inventario non esiste ancora, non pagate per il testo stesso ma per il lavoro di ricerca. Le aziende che già tengono un registro dei trattamenti hanno già fatto gran parte di quel lavoro e possono derivare direttamente da esso l'informativa. Questa è anche la ragione per cui un'informativa sulla privacy raramente sta da sola: è la traduzione verso l'esterno di qualcosa che internamente deve già funzionare. Approfondite ulteriormente leggendo la knowledge base sulla creazione di un registro dei trattamenti.
Cosa determina ulteriormente il prezzo
All'interno di un testo personalizzato, fa differenza se si tratta di un documento una tantum o di qualcosa che si adatta ogni volta che acquisite un nuovo strumento o cominciate a trattare un nuovo tipo di dato. Un negozio online che l'anno prossimo aggiunge un chatbot o passa a una piattaforma di marketing diversa deve far controllare di nuovo l'informativa. Alcuni fornitori quindi non addebitano il testo stesso, ma il suo aggiornamento. Anche il settore gioca un ruolo: chi tratta dati relativi alla salute, dati biometrici o dati relativi a condanne penali rientra in un regime più severo all'interno del RGPD, e questo richiede una formulazione più precisa di quella necessaria a un'azienda di servizi media.
Gratuito e a pagamento uno accanto all'altro
È bene mantenere chiaro cosa rimane gratuito e cosa no. La conoscenza sostanziale — cosa deve contenere un'informativa sulla privacy e dove lo prescrive la legge — è e rimane liberamente accessibile, anche senza account. Quello che costa è il sistema intorno: mantenere il vostro registro dei trattamenti, adattare automaticamente l'informativa a quello che vi registrate, e monitorare i contratti di trattamento con gli strumenti che utilizzate. In la pagina sugli abbonamenti sta quello che vale per gdpria.eu; il generatore gratuito stesso rimane disponibile senza modifiche.
Quando il testo personalizzato è davvero consigliabile
Un modello è sufficiente per molte aziende, ma ci sono situazioni in cui è consigliabile far verificare da un giurista: per i trasferimenti internazionali di dati, per il trattamento di categorie sensibili, o quando un cliente o un assicuratore chiede esplicitamente una spiegazione in una gara d'appalto. In questi casi, il costo di una verifica di solito compensa il tempo che spendereste a trovare da soli la formulazione corretta. L'Autorità per la protezione dei dati pubblica linee guida che indicano su cosa le autorità di controllo si concentrano; le fonti di queste sono indicate accanto a ogni argomento nella knowledge base, così potete verificare voi stessi da dove proviene un'affermazione.
L'informativa sulla privacy non sta da sola
Un testo corretto non è ancora la prova che voi farete effettivamente ciò che contiene. Le autorità di controllo e, nella pratica, anche i clienti e gli assicuratori guardano sempre più spesso alle fondamenta: esiste un registro, ci sono accordi di trattamento dei dati con gli strumenti che nominate, e c'è un processo per quando un interessato richiede l'accesso ai dati. Come questi elementi si collegano e da dove provengono le informazioni, lo leggete su la pagina che spiega come è strutturato il sistema.
Volete prima sapere esattamente dove si trova la vostra azienda prima di spendere soldi per soluzioni personalizzate? La scansione rapida gratuita fornisce in poche domande un'indicazione, senza che dobbiate registrarvi. Per dubbi concreti sul vostro testo, un avvocato o l'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali rimangono il punto di contatto appropriato.