En privatlivserklæring koster i udgangspunktet ikke noget. GDPR foreskriver, hvad der skal være med, og med en gratis skabelon eller generator kommer du langt omkring: hvem du er, hvilke data du behandler, hvorfor, hvor længe du gemmer dem, og hvem personer kan henvende sig til med spørgsmål. Først når du ansætter nogen til at tilpasse teksten til dit behov, få den kontrolleret eller få den til at følge din specifikke situation, opstår der en regning. Det, der bestemmer regningen, er ikke tekstens længde, men mængden af arbejde, der er nødvendig for at beskrive din praksis korrekt.
Tre ting styrer prisen, hvis du vælger skræddersynet arbejde: antallet af behandlinger, som dit firma udfører, følsomheden af dataene, og spørgsmålet om, hvorvidt data sendes uden for EU. En enkeltmandsbedrift med en kontaktformular og en regnskapspakke har en enklere historie end en webshop med kundeprofiler, marketingværktøjer og en betalingsudbyder, der er placeret i USA. Jo flere behandlinger, jo længere tid tager det at beskrive dem korrekt — og tid er næsten altid omkostningsposten inden for juridisk arbejde.
Hvor beløbet kommer fra
En privatlivserklæring er ikke et isoleret dokument, men det udadvendte ansigt på det, der internt allerede burde være: hvilke systemer du bruger, til hvilket formål, og hvor længe du gemmer data. Hvis det overblik ikke eksisterer endnu, betaler du ikke for selve teksten, men for undersøgelsesarbejdet omkring den. Virksomheder, der allerede fører et behandlingsregister, har stort set allerede udført det arbejde og kan aflede erklæringen direkte derfra. Det er også grunden til, at en privatlivserklæring sjældent står alene: den er oversættelsen udadtil af noget, der internt allerede skal være i orden. Du kan læse mere herom i vidensbanken om opbygning af et behandlingsregister.
Hvad der yderligere bestemmer prisen
Inden for skræddersynet arbejde betyder det forskel, om det drejer sig om en engangsitekst eller noget, der følger med, når du køber et nyt værktøj, eller begynder at behandle en ny type data. En webshop, der næste år tilføjer en chatbot, eller skifter til en anden marketingplatform, skal derefter få erklæringen til at stemme. Nogle udbydere afregner derfor ikke for teksten, men for vedligeholdelsen af den. Også sektoren spiller ind: den, der behandler sundhedsdata, biometriske data eller data om straffehistorie, falder under en strengere ordning inden for GDPR, og det kræver mere præcis formulering, end en gennemsnitlig tjenesteydelsesbedrift har brug for.
Gratis og betalt side om side
Det er godt at holde skarpt på, hvad der forbliver gratis, og hvad der ikke gør. Det faglige kendskab — hvad der skal være med i en privatlivserklæring, og hvor det står i lovgivningen — er og forbliver frit tilgængeligt, også uden konto. Det, der koster, er systemet omkring det: vedligeholdelsen af dit behandlingsregister, det automatiske opdateringsforhold for erklæringen med det, du præciserer deri, og overvågningen af databehandleraftaler med de værktøjer, du bruger. Se siden med abonnementerne for hvad det gælder på gdpria.eu; den gratis generator forbliver selv uændret tilgængelig.
Hvornår skræddersynet arbejde faktisk er klogt
En skabelon er tilstrækkelig for mange virksomheder, men der er situationer, hvor det er tilrådeligt at få en jurist til at medvirke: ved international dataoverførsel, ved behandling af følsomme kategorier, eller når en kunde eller forsikringsgiver eksplicit anmoder om en forklaring ved en udbud. I disse tilfælde vejer omkostningerne ved en revision normalt op mod den tid, du bruger på selv at finde ud af den rigtige formulering. Databeskyttelsesautoriteten offentliggør retningslinjer, der angiver, hvad tilsynsmyndighederne fokuserer på; disse kilder er anført ved hvert emne i vidensbanken, så du selv kan kontrollere, hvor en udtalelse kommer fra.
Privatlivserklæringen står ikke alene
En tekst, der stemmer, er ikke engang et bevis for, at du også gør, hvad der står i den. Tilsynsmyndigheder og i praksis også kunder og forsikringsselskaber ser i stigende grad på begrundelsen bag: er der et register, er der databehandleraftaler med de værktøjer, du nævner, og er der en proces for, når en registreret person anmoder om indsigt. Hvordan disse dele hænger sammen, og hvilke oplysninger der kommer fra hvor, læser du på siden, der forklarer, hvordan systemet er opbygget.
Vil du først vide, hvor dit firma præcis står, før du bruger penge på skræddersyede løsninger? Gratis lynscanning giver på få spørgsmål en indikation uden, at du skal tilmelde dig. For konkrete tvivl om dine egne tekster er en juridisk rådgiver eller Datatilsynet det rette kontaktpunkt.