Ktoré dokumenty potrebujete pri žiadosti o prístup alebo vymazanie?
Ak vás niekto požiada o prístup k svojim údajom alebo o ich vymazanie, potrebujete na starostlivé spracovanie žiadosti niekoľko dokumentov: potvrdenie prijatia s dátumom, spôsob, ako preveriť totožnosť žiadateľa, prehľad toho, čo v skutočnosti o danej osobe spracúvate, písomné rozhodnutie s odôvodnením a prípadne správu, v ktorej predlžujete lehotu. Spolu tvoria tieto dokumenty spis, vďaka ktorému môžete preukázať, čo bolo požadované a čo ste s tým urobili.
Časť, v ktorej existuje najviac neistoty, nie je samotný zoznam, ale overenie totožnosti. Položiť si príliš málo otázok je riziko, pretože tak môžete údaje poskytnúť nesprávnej osobe; položiť si príliš veľa otázok je tiež riziko, pretože Nariadenie (EU) 2016/679 práve vyžaduje, aby ste si nevyžadovali viac údajov, ako je potrebné na overenie totožnosti. Úplná kópia dokladu totožnosti je na to zvyčajne nepotrebná a navyše do hry prináša nové údaje, ktoré musíte opäť chrániť a na čas zničiť.
Overenie totožnosti bez nadmerných požiadaviek
V praxi to často funguje s údajmi, ktoré už máte: číslo zákazníka, predtým známa e-mailová adresa alebo krátke overenie spätným volaním. Iba ak existuje pochybnosť o tom, kto žiadosť podáva, má zmysel dodatočné overenie. Autorité na ochranu údajov a pokyny EDPB sa tejto problematike venujú explicitne práve preto, že toto je bod, v ktorom organizácie najčastejšie nadmerne reagujú. Stanoveným postupom pre overenie totožnosti, ktorý raz stanovíte a potom opakujete, zabránite tomu, aby ste to museli zakaždým nanovo vymýšľať.
Čo ďalšie patrí do spisu
Vedľa overenia totožnosti patrí do spisu prehľad samotných spracúvaných údajov: odkiaľ pochádzajú, s kým sú zdieľané a ako dlho ich už máte. V praxi tento prehľad získate z vášho registra spracovateľských činností, ak je v poriadku. Bez registra si musíte toto pri každej žiadosti manuálne vyhľadať vo vašich systémoch, čo trvá dlhšie a viac hrozí, že odpoveď bude nekompletná. V Knowledge Base nájdete na situáciu vysvetlené, čo obsahuje úplná odpoveď.
Pri žiadosti o vymazanie sa do spisu pridá ďalší dokument: zváženie, či existuje zákonná povinnosť uchovávať údaje, ktorá vymazanie (dočasne) bráni, napríklad v prípade daňových údajov. Toto zváženie si zapíšete písomne, aj ak výsledok je, že (úplne) nevymažete. Tento dokument je rovnako dôležitý ako samotné vymazanie, pretože ukazuje, že sa urobil vedomý výber a nie že sa na požiadavka zabudlo.
Prečo to súvisí s vaším registrom a vašimi nástrojmi
Žiadosť o prístup alebo vymazanie sa vzácne týka iba jedného systému. Údaje o zákazníkoch sa často nachádzajú súčasne v CRM, účtovnom balíčku a e-mailovom programe a u každého z nich je otázka, či a ako dlho je vymazanie možné. Kto si vopred namapuje, ktoré SaaS-nástroje obsahujú ktoré údaje, nemusí to pri každej žiadosti zisťovať nanovo. Či vaše nastavenia v tomto prípade zodpovedajú tomu, čo Nariadenie (EU) 2016/679 vyžaduje, môžete skontrolovať cez vysvetlenie ochrany osobných údajov a bezpečnosti údajov.
Aj samotné rozhodnutie je dokument: krátky list alebo e-mail, v ktorom je uvedené, čo bolo požadované, čo ste urobili a v akej lehote. Táto lehota je stanovená v Nariadení (EU) 2016/679 a počíta sa od okamihu prijatia, nie od okamihu, keď sa k tomu dostanete. Prehľad často kladených otázok o týchto lehotách a výnimkách nájdete v často kladené otázky o žiadostiach dotknutých osôb.
Zapisovanie sa oplatí aj po spracovaní
Spis, ktorý vytvárate pri žiadosti, nie je určený len na ten jeden moment. Ukazuje tiež, ak by neskôr dozorný orgán alebo samotný dotknutý subjekt o to požiadal, že žiadosť bola uznaná, posúdená a vybavená v stanovenom lehote. Či vaša súčasná práca už to pokrýva, je niečo, čo si môžete najlepšie ujasniť s právnikom alebo s Úradom na ochranu osobných údajov, ak si nie ste istí v konkrétnej situácii.
Chcete vidieť za pár minút, ako sa to konkrétne uplatňuje na vaš podnik, bez toho, aby ste si to museli najskôr všetko sami zisťovať? Urobte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo začnite obchodný účet, aby ste mali svoj register a žiadosti prehľadne zoradené.