Kokius dokumentus jums reikia tvarkyti prašymą sužinoti ar ištrinti asmenines duomenis?
Kai kažkas jūsų prašo prieigos į jo duomenis arba jų ištrinti, jums reikia kelių dokumentų, kad atidžiai tvarkytumėte tą prašymą: kvitą su gautos prašymo data, būdą nustatyti prašymo pateikytojo tapatybę, apžvalgą, kas iš tikrųjų apie tą asmenį yra apdorojama, rašytinį sprendimą su pagrindimais ir, jei būtina, pranešimą, kuriame prailginamas terminas. Šie dokumentai kartu sudaro bylą, kuri parodo, kas buvo prašyta ir ką jūs su tuo padarėte.
Dalis, kurioje yra daugiausia neaiškumo, nėra pati sąrašo, bet tapatybės patikrinimas. Per mažai klausimų yra rizika, nes tada jūs galite duomenis suteikti ne tam asmeniui; per daug klausimų taip pat yra rizika, nes BDAR tiesiog prašo neklausioti daugiau duomenų nei reikalinga tapatybei nustatyti. Visas tapatybės dokumento nuorašas tam paprastai nereikalingas ir, be to, į žaidimą įveda naujus duomenis, kuriuos jūs turėsite apsaugoti ir laiku sunaikinti.
Tapatybės nustatymas neklausinėjant per daug
Praktikoje tai dažnai veikia su duomenimis, kuriuos jau turite: kliento numeriu, anksčiau žinomu el. pašto adresu arba trumpu pakartotinio paskambinimo patvirtinimu. Tik jei abejojama, kas pateikė prašymą, gali kilti papildomas patikrinimas. Autoridade Protecției Datelor ir EDPB gairėse tam skiriama aiški dėmesys, būtent todėl, kad tai yra tas taškas, kuriame organizacijos dažniausiai per daug kompensuoja. Fiksuota tapatybės nustatymo procedūra, kurią nustatysite kartą ir tada kartojate, išvengiate, kad tai turėtumėte kiekvieną kartą iš naujo sugalvoti.
Kas dar turi būti byloje
Šalia tapatybės patikrinimo byloje turi būti apžvalga pačių apdorotų duomenų: iš kur jie pochází, su kuo jie buvo pasidalinti ir kiek laiko jūs jais disponavote. Praktikoje tą apžvalgą iš savo apdorojimo registro gausite, jei tas gerai sutvarkyta. Be registro turite per kiekvieną prašymą rankiniu būdu ieškoti savo sistemose, o tai trunka ilgiau ir dažniau susilaukiate nepilno atsakymo. Be Žinių bazė – kiekvienai situacijai pateikiamas aiškinimas, ką reiškia visapusiškas atsakymas.
Ištrinimo prašymo atveju prie jų pridedamas papildomas dokumentas: apsvarstytis dėl to, ar yra teisinė saugojimo pareiga, kuri (laikinai) trukdo ištrinti, pavyzdžiui, atliekant mokesčių duomenis. Šią apsvarstymą jūs fiksuojate raštu, net ir tada, kai rezultatas yra tai, kad jūs neištrinate (visiškai). Šis dokumentas yra tokia pat svarbi kaip pati ištrynimas, nes jis rodo, kad buvo priimtas sąmoningas sprendimas ir jog užmirštas prašymas nebuvo pamirštas.
Kodėl tai susiję su jūsų registru ir jūsų įrankiais
Prieigos ar ištrinimo prašymas retai paliečia vieną sistemą. Kliento duomenys dažnai yra vienu metu CRM sistemoje, buhalterinės apskaitos pakete ir el. pašto programoje, ir kiekviename iš jų iškyla klausimas, ar ir kaip ilgai ištrynimas yra įmanomas. Jei iš anksto žinote, kurie SaaS įrankiai turi kokius duomenis, jums nereikia to iš naujo atskleisti kiekvienam prašymui. Jei jūsų nustatymai atitinka tai, ko reikalauja reglamentas, galite tai patikrinti naudodamiesi išaiškinimu apie privatumą ir duomenų apsaugą.
Pats sprendimas yra dokumentas: trumpa laiškas arba el. laiškas, kuriame nurodoma, kas buvo paprašyta, ką jūs padarėte ir kokiu terminau. Šis terminas nustatytas reglamente ir pradedamas nuo prašymo gavimo momento, o ne nuo momento, kai jūs jį pradedote tvarkyti. Dažnai užduodamų klausimų apžvalga apie šiuos terminus ir išimtis pateikta dažnai užduodami klausimai apie duomenų subjektų prašymus.
Dokumentavimas apsimoka, net ir baigus tvarkymą
Bylas, kurį sudarote atsakydami į prašymą, skirtas ne tik tam vienam momentui. Jis taip pat parodo, jei to vėliau paprašytų priežiūros institucija arba pats duomenų subjektas, kad prašymas buvo pripažintas, įvertintas ir sutvarkyta per nustatytą laiką. Ar jūsų dabartinė darbo tvarka tai jau apima, geriausia aptarti su jurisu arba Asmenų duomenų apsaugos vadybos institucija, jei abejojate konkrečiu atveju.
Norėtumėte per kelis minutes pamatyti, kaip tai konkretiškai veikia jūsų įmonėje, neturėdami pirmiausia pačiūpinėti visą informaciją patys? Atlikite nemokamą greitą skenavimą arba pradėkite verslo sąskaitą, kad tvarkytumėte savo registrą ir prašymus tvarkingai.