Ce documente aveți nevoie pentru o cerere de acces sau ștergere?
Atunci când cineva vă cere acces la datele sale sau ștergerea acestora, aveți nevoie de o serie de documente pentru a gestiona cu atenție cererea: o confirmare a recepției cu dată, o modalitate de a stabili identitatea solicitantului, o privire de ansamblu asupra datelor cu care lucrați efectiv despre acea persoană, o decizie scrisă cu motivare, și eventual o notificare în care vă extindeți termenul. Împreună, aceste documente formează dosarul cu care puteți arăta ce a fost cerut și ce ați făcut cu acesta.
Aspectul unde există cea mai mare incertitudine nu este lista în sine, ci verificarea identității. Punerea prea puține întrebări este o riscă, deoarece este posibil să furnizați date persoanei greșite; prea multe întrebări este de asemenea o riscă, deoarece Regulamentul cere tocmai să nu solicitați mai multe date decât este necesar pentru a stabili identitatea. O copie completă a unui document de identitate de obicei nu este necesară și, de asemenea, aduce noi date în joc pe care trebuie să le protejați și pe care trebuie să le ștergeți la timp.
Stabilirea identității fără solicități excesive
În practică, funcționează adesea cu date pe care le aveți deja: un număr de client, o adresă de e-mail cunoscută anterior, sau o verificare telefonică scurtă. Doar dacă există îndoieli cu privire la cine depune cererea, este recomandabilă o verificare suplimentară. Autoritatea de Protecție a Datelor și ghidurile EDPB acordă explicit atenție acestui aspect, tocmai pentru că acesta este punctul în care organizațiile cel mai des se supracompensează. O procedură stabilă pentru verificarea identității, pe care o stabilim o dată și o repetăm ulterior, previne ca să trebuie să o reinventați de fiecare dată.
Ce alt document aparține dosarului
Pe lângă verificarea identității, dosarul trebuie să conțină o privire de ansamblu asupra datelor în sine: de unde provin, cu cine sunt împărtășite, și de cât timp le aveți. În practică, această privire de ansamblu o obțineți din registrul dvs. al activităților de prelucrare, dacă acesta este în regulă. Fără registru, trebuie să rezolvați aceasta manual pentru fiecare cerere în sistemele dvs., ceea ce durează mai mult și crește riscul unui răspuns incomplet. În baza de cunoștințe veți găsi explicat pentru fiecare situație ce înseamnă un răspuns complet.
Atunci când existăe o cerere de ștergere, vine un document suplimentar: evaluarea dacă există o obligație legală de păstrare care stă în cale ștergerii (temporar), de exemplu cu datele fiscale. Această evaluare o înregistrați în scris, chiar și dacă rezultatul este că nu ștergeți (complet). Acest document este la fel de important ca ștergerea în sine, deoarece arată că a fost luată o decizie conștientă și nu o cerere uității.
De ce aceasta este legată de registrul dvs. și instrumentele dvs.
O cerere de acces sau ștergere rar afectează un singur sistem. Datele clienților se găsesc adesea într-un CRM, într-un pachet contabil și într-un program de e-mail în același timp, și pentru fiecare dintre acestea se pune întrebarea dacă și cât de mult este posibilă ștergerea. Dacă ați evidențiat în prealabil care instrumente SaaS conțin care date, nu trebuie să redescoperiti aceasta pentru fiecare cerere. Dacă setările dvs. se potrivesc cu ceea ce cere regulamentul, puteți verifica prin explicația privind confidențialitatea și securitatea datelor.
De asemenea, decizia în sine este un document: o scrisoare sau e-mail scurtă în care se spune ce a fost cerut, ce ați făcut și în ce termeniu. Acest termen este stabilit în regulament și curge de la momentul primirii, nu de la momentul în care o abordați. O privire de ansamblu asupra întrebărilor frecvente despre acești termeni și excepții se găsește la întrebări frecvente privind cererile persoanelor vizate.
Înregistrarea merită, chiar și după finalizare
Dosarul pe care îl constitui cu ocazia unei cereri nu este destinat doar pentru acel moment specific. De asemenea, arată, în cazul în care o autoritate de supraveghere sau persoana vizată însuși o solicită mai târziu, că cererea a fost identificată, evaluată și soluționată în termenul stabilit. Dacă metoda dvs. actuală de lucru acoperă deja acest lucru este ceva pe care o puteți discuta cel mai bine cu un jurist sau cu Autoritatea pentru Protecția Datelor dacă aveți îndoieli cu privire la o situație concretă.
Doriți să vedeți în câteva minute cum se concretizează acest lucru pentru afacerea dvs., fără să trebuie mai întâi să descoperiți totul singur? Efectuați scanarea rapidă gratuită sau porniți un cont comercial pentru a menține registrul și cererile dvs. în mod clar organizate.