Milyen dokumentumokra van szüksége egy hozzáférési vagy törlési kérelem kezeléséhez?
Ha valaki arra kéri Önt, hogy adjon hozzáférést az adataihoz, vagy törölje azokat, több dokumentumra van szüksége a kérelem gondos kezeléséhez: egy bevételezési visszaigazolásra dátummal, az igénylő személyazonosságának megállapítására alkalmas módszerre, egy áttekintésre arról, hogy valójában mit dolgoz fel erről a személyről, egy írásban kiadott határozatra indokolással, és szükség szerint egy üzeneterre, amelyben meghosszabbítja a határidőt. Ezek a dokumentumok együttesen azt a mappát képezik, amellyel megmutathatja, hogy mit kértek és mit tett azzal.
Az a terület, ahol a legtöbb bizonytalanság merül fel, nem maga a lista, hanem az azonosságmegállapítás. Túl kevés információ kérése kockázatos, mert akkor előfordulhat, hogy adatokat ad a rossz személynek; túl sok információ kérése szintén kockázatos, mert a GDPR éppen azt követeli meg, hogy az identitás megállapításához szükségesnél nem több adatot kérjen. Az azonosító okmány teljes másolata általában erre nem szükséges, és ráadásul új adatokat visz be a folyamatba, amelyeket Önnek ismét meg kell védenie és időben meg kell semmisítenie.
Az identitás megállapítása túlzott kérdezkedés nélkül
A gyakorlatban ez gyakran az Önénél már meglévő adatokkal működik: egy ügyfélszámmal, egy korábban ismert e-mail-címmel, vagy egy rövid visszahívási ellenőrzéssel. Csak akkor, ha kétség van arról, hogy ki végzi a kérelmet, merül fel további ellenőrzés lehetősége. A Nemzeti Adatvédelmi Hatóság és az EDPB iránymutatásai kifejezetten erre fordítanak figyelmet, éppen azért, mert ez az a pont, ahol a szervezetek a leggyakrabban túlkompenzálnak. Az azonosságmegállapítás rögzített munkarendje, amelyet egyszer kitölt és azután megismétel, megakadályozza, hogy ezt minden alkalommal újra ki kelljen találnia.
Mit kell még szerepeltetni a mappában
Az azonosságmegállapítás mellett a mappában szerepelnie kell az irányított adatok áttekintésének: honnan származnak, kivel vannak megosztva, és már mennyi ideje vannak nála. Ezt az áttekintést a gyakorlatban a feldolgozási nyilvántartásából veszi, ha az rendben van. Nyilvántartás nélkül ezt minden kérelemnél kézzel ki kell szednie a rendszerei közül, ami több időt vesz igénybe és nagyobb az esélye a hiányos válasznak. A tudásbázisban situációnként kitüntetett, mit jelent egy teljes válasz.
A törlési kérelem kezelésekor egy további dokumentum járul hozzá: annak megfontolása, hogy van-e olyan törvényi megőrzési kötelezettség, amely a törlést (ideiglenesen) akadályozza, például az adóügyi adatok esetén. Ezt a megfontolást írásban rögzíti, akkor is, ha az eredmény az, hogy Ön (teljesen) nem töröl. Ez a dokumentum ugyanolyan fontos, mint maga a törlés, mivel azt mutatja, hogy tudatos döntés született, és nem elfelejtett kérelem.
Miért függ ez össze a nyilvántartásával és az eszközeivel
A hozzáférési vagy törlési kérelem ritkán érinti csak egy rendszert. Az ügyfélpdonnées gyakran egyszerre vannak egy CRM-ben, egy könyvelési programban és egy e-mail-programban, és mindegyiknél felmerül a kérdés, hogy és meddig lehetséges a törlés. Aki előre feltérképezte, hogy mely SaaS-eszközök mely adatokat tartalmazzák, nem kell ezt minden kérelemnél újra felfedeznie. Hogy az Ön beállításai megfelelnek-e a rendelet követelményeinek, a tájékoztatáson keresztül vizsgálhatja meg az adatvédelemről és az adatbiztonságról.
Maga a határozat is egy dokumentum: egy rövid levél vagy e-mail, amelyből kitűnik, hogy mit kértek, mit tett Ön, és milyen határidőn belül. Ez a határidő a rendeletben van rögzítve, és a kézhezvételtől kezdődik, nem a felsőbbről való megérkezéstől. Gyakran feltett kérdések és kivételek ezekről a határidőkről egy gyakori kérdések az érintett által benyújtott kérésekről.
Rögzítés érdemes, még a kezelés után is
Az a dokumentumgyűjtemény, amelyet egy kérelem esetén felépít, nem csak arra az egy alkalomra szolgál. Azt is bizonyítja, ha egy felügyeleti hatóság vagy a kérelmező később rákérdez, hogy a kérelmet felismerték, értékelték, és a megadott határidőn belül teljesítették. Hogy a jelenlegi munkafolyamata ezt már lefedi-e, azt legjobb egy jogásszal vagy a Nemzeti Adatvédelmi Hatósággal megbeszélnie, ha kétségei vannak egy konkrét helyzettel kapcsolatban.
Szeretné néhány perc alatt megtudni, hogy ez konkrétan hogyan jelenik meg a cége számára, anélkül, hogy először mindent saját maga kellene megtudnia? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést vagy hozzon létre üzleti fiókot a nyilvántartás és kérelmek áttekinthető kezeléséhez.