Kādus dokumentus jums ir nepieciešami informācijas pieprasījuma vai dzēšanas pieprasījuma gadījumā?
Ja kāds jums lūdz piekļuvi saviem datiem vai to dzēšanu, jums nepieciešami vairāki dokumenti, lai rūpīgi izskatītu šo pieprasījumu: saņemšanas apstiprinājums ar datumu, veids, kā noskaidrot pieprasītāja identitāti, pārskats par to, kādi dati par šo personu tiek faktiskā apstrādāti, rakstisks lēmums ar pamatojumu un, iespējams, paziņojums par termiņa pagarināšanu. Šie dokumenti kopā veido lietu, ar kuru varat parādīt, kas tika pieprasīts un kas tika darīts.
Jautājums, par kuru ir visvairāk neskaidrības, nav pats saraksts, bet identitātes pārbaude. Pārāk maz jautājumu ir riski, jo jūs varētu sniegtu datus nepareizajai personai; pārāk daudz jautājumu ir arī risks, jo GDPR paredz, ka nevajadzētu pieprasīt vairāk datu nekā nepieciešams, lai noskaidrotu identitāti. Pilna apliecības kopija šim nolūkam parasti nav nepieciešama un turklāt ievieš jaunus datus, kas jums jāsargā un jādzēš laikā.
Identitātes noskaidrošana bez liekām datu pieprasīšanas
Praksē tas bieži darbojas ar datiem, kas jums jau ir: klienta numurs, iepriekš zināms e-pasts vai īss atsaukšanas pārbaude. Tikai ja ir šaubas par to, kas pieprasījumu iesniedz, papildus pārbaude ir pamatota. Iestāde Personodat ieildības Aizsardzībai un EDPB vadlīnijās ir skaidri pievērsta uzmanība šim jautājumam tieši tāpēc, ka tas ir punkts, kurā organizācijas visbiežāk pārreaģē. Nofiksēta identitātes pārbaudes procedūra, ko jūs vienreiz nosaka un pēc tam atkārtojat, novērš nepieciešamību to katru reizi pārbaudīt no jauna.
Kas vēl jāiekļauj lietā
Papildus identitātes pārbaudei lietā jāiekļauj apstrādāto datu pārskatam: no kurienes tie nāk, ar kuru tie ir dalīti un cik ilgi jūs tos jau esat noglabājuši. Šo pārskatu praktiskā jūs iegūstat no sava datu apstrādes reģistra, ja tas ir kārtībā. Bez reģistra jums ir manuāli jāsameklē katra pieprasījuma dati savos sistēmās, kas aizņem vairāk laika un palielina nepilnīgas atbildes iespējamību. Mūsu zināšanu bāzē katrā situācijā ir paskaidrots, ko nozīmē pilnīga atbilde.
Dzēšanas pieprasījuma gadījumā lietai pievieno papildu dokumentu: apsvērtumu, vai ir likumīga glabāšanas pienākums, kas (pagaidām) kavē dzēšanu, piemēram, fiskālo datu gadījumā. Šo apsvērtumu jūs fiksējat rakstveidā, arī tad, ja rezultāts ir, ka jūs (pilnībā) nedzēšat. Šis dokuments ir tikpat svarīgs kā pati dzēšana, jo tas parāda, ka ir pieņemts apzināts lēmums un nav aizmirsts pieprasījums.
Kāpēc tas ir saistīts ar jūsu reģistru un rīkiem
Piekļuves vai dzēšanas pieprasījums reti skar tikai vienu sistēmu. Klientu dati bieži vienlaicīgi atrodas CRM, grāmatvedības programmā un e-pasta programmā, un katrā no tām rodas jautājums, vai un cik ilgi dzēšana ir iespējama. Ja jau iepriekš zināt, kādi SaaS rīki satur kādus datus, jums tas nav jāatklāj katram pieprasījumam. Varat pārbaudīt, vai jūsu iestatījumi atbilst tam, ko pieprasa verordināšana, izmantojot paskaidrojumus par privātumu un datu drošību.
Pats lēmums ir arī dokuments: īss vēstuls vai e-pasta ziņojums, kurā norādīts, kas tika pieprasīts, ko jūs darījāt un kāds ir jūsu laiks. Šis termiņš ir noteikts verordināšanā un sākas no saņemšanas momenta, nevis no momenta, kad jūs tam pievērsāt uzmanību. Bieži uzdoto jautājumu apskats par šiem termiņiem un izņēmumiem ir pieejams bieži uzdotie jautājumi par subjektu pieprasījumiem.
Dokumentēšana ir vērtīga arī pēc apstrādes pabeigšanas
Dosē, ko jūs veidojat atbildot uz pieprasījumu, ir paredzēta ne tikai šim vienam brīdim. Tā arī parāda, ja pēc tam uzraudzības iestāde vai pats attiecīgais subjekts to vēlāk jautā, ka pieprasījums ir atpazīts, novērtēts un apstrādāts noteiktajā termiņā. Tas, vai jūsu pašreizējā darba kārtība to jau nosedz, ir kaut kas, ko vislabāk varat apspriest ar juristu vai ar Datu Valsts Inspeksiju, ja šaubāties par konkrētu situāciju.
Vai vēlaties pāris minūtēs redzēt, kā tas konkrēti darbojas jūsu uzņēmumam, nesākot ar visu pašu izpēti? Veiciet bezmaksas ātro pārbaudi vai uzsāciet biznesa kontu, lai pārraudzītu savu reģistru un pieprasījumus.