Notificarea unei încălcări de date la Autoritatea pentru Protecția Datelor nu costă nimic în sine: nu sunt datorate taxe sau honorarii. Costurile se află în ceea ce se întâmplă după: investigarea exactă a ceea ce a mers prost, informarea persoanelor vizate, eventualele lucrări de remediere tehnică și timpul pe care tot acest lucru îl cere organizației dvs. Înălțimea acestui cost depinde foarte mult de amploarea încălcării, tipul de date și dacă aveați deja un proces stabilit înainte ca ceva să meargă prost.
Nu există o valoare fixă pentru "o încălcare de date", deoarece nu sunt două încălcări de date identice. Un e-mail trimis greșit cu datele de contact ale unui singur client cere ceva diferit decât o intrare în sistem cu dosarele de personal ale o sută de angajați. Articolele de cost sunt întotdeauna aceleași categorii; doar amploarea diferă.
De unde provin costurile
Prima linie de cost este timpul intern: cineva trebuie să investigheze ce s-a întâmplat, care date au fost afectate și dacă termenul legal de șaptezeci și doi de ore pentru notificarea la Autoritatea pentru Protecția Datelor se apropie. Aceste ore sunt adesea subestimate, mai ales dacă nu există un punct de contact fix sau un proces și mai mulți oameni analizează același incident în același timp.
În plus, poate fi necesară asistență externă: un furnizor IT care trebuie să obtureze tehnic o încălcare, un investigator forensic în cazul unei încălcări mai grave, sau un jurist care să ajute la evaluarea dacă și cum trebuie notificată. Nu fiecare încălcare de date necesită toți acești actori, dar într-un incident mai grav, aceste costuri cresc rapid.
De asemenea, informarea persoanelor vizate cere timp și uneori bani: redactarea unei scrisori sau e-mail atent gândite și ușor de înțeles, răspunsul la întrebările care urmează, și în unele cazuri oferirea unei forme de compensație, cum ar fi un cod de conectare nou sau servicii gratuite. Arborele decizional pe vede în câteva întrebări dacă și cum trebuie să notificați ajută să clarificați primul pas, astfel încât să nu pierdeți timp inutil pe indoieli.
Ce determină înălțimea costurilor
Factorul cel mai important este amploarea: câți oameni sunt afectați și cât de sensibile sunt datele. O încălcare cu nume și adrese de e-mail cântărește diferit decât o încălcare cu date financiare sau date de sănătate. Liniile directoare EDPB și AVG în sine menționează acești factori de risc ca punct de plecare pentru evaluare, nu ca formulă de calcul pentru o valoare.
Al doilea factor este cât de repede este detectată încălcarea și cât de clar este cine este responsabil pentru ce. Dacă într-un acord de prelucrare a datelor este deja stabilit care furnizor trebuie să alerteze și în ce termen, asta economisește munca de investigație în momentul în care ceva merge prost. Dacă acel acord nu există, incidentul în sine cere mai mult timp pentru a fi înțeles, înainte chiar de a se începe remedierea.
Al treilea factor este dacă organizația dvs. are deja un proces stabilit: un plan de acțiune fix, o listă cu cine trebuie alertat, și un loc în care sunt înregistrate incidentele anterioare. Fără asta, la fiecare incident trebuie reinventat cine face ce, ceea ce costă atât timp cât și liniștea pe un moment în care ambele sunt rare.
Notificarea în sine este gratuită, pregătirea nu
Este bine să mențineți această distincție clară: obligația de notificare la Autoritatea pentru Protecția Datelor nu aduce costuri cu sine, dar a o putea executa corect, da. Cine trebuie să decidă dacă un incident trebuie notificat în termenul legal și ce exact trebuie să conțină acesta, are nevoie de timp pentru asta. O prezentare a ceea ce trebuie să se regăsească într-o notificare și ce documente trebuie de obicei să aveți la îndemână, este descrisă în banca de cunoștințe cu explicații pe subiect.
Mulți dintre acești costuri nu sunt unici, ci recurenți, pur și simplu pentru că încălcările de date nu sunt planificate și se pot produce din nou și după ani. Acesta este motivul pentru care unele organizații aleg ca ceasul, pașii și înregistrarea să funcționeze într-un sistem, în loc să reconstruiască acest lucru de fiecare dată manual. Ce costă un astfel de abonament și ce contrapartidă existe poate fi văzut pe pagina cu prețuri cu defalcarea pe componente.
Înregistrarea în prealabil economisește ulterior
Cea mai mare economie de costuri se află de obicei nu în incidentul însuși, ci în pregătirea acestuia: un registru actual al activităților de prelucrare, acorduri clare cu furnizorii și un punct de contact permanent se asigură că o încălcare de date consumă mai puțin timp pentru evaluare și gestionare. Întrebări frecvente despre ceea ce este și nu este obligatoriu în acest context sunt adunate pe pagina cu răspunsuri la întrebări pe care și alți antreprenori le pun.
Doriți să obțineți o primă imagine a situației voastre? Scanarea rapidă gratuită oferă, în câteva întrebări, o indicație, fără a fi nevoie de un cont.