Datu pārkāpuma paziņošana Datu aizsardzības iestādei pati par sevi nekas nemaksā: nav paredzēti ne maksājumi, ne kompensācijas. Izmaksas slēpjas tā, kas notiek apkārt: izpēte, kas īsti notika, informēšana par pārkāpumu skartajām personām, iespējamie tehniskās atjaunošanas darbi un laiks, ko tas viss prasīs jūsu organizācijai. Cik lielā mērā tas uzkrājas, ļoti daudz ir atkarīgs no pārkāpuma apjoma, datu veida un no tā, vai jūsu organizācijai bija kāds process, pirms kaut kas nogāja greizi.
Nav noteiktas summas par "datu pārkāpumu", jo ne divi datu pārkāpumi nav vienādi. Kļūdaini sūtīta e-pasta ziņojuma ar viena klienta kontaktinformāciju prasības atšķiras no sistēmas pārkāpuma ar simta darbinieku personāla failiem. Izmaksu posteņi ir vienmēr tie paši; mainās tikai to apjoms.
No kurienes nāk izmaksas
Pirmais izmaksu posteņis ir iekšējais laiks: kādam ir jānoskaidro, kas notika, kuri dati tika skārti un vai likumā noteiktais septiņdesmit divas stundu termiņš paziņošanai Datu aizsardzības iestādei ir priekšā. Šīs stundas bieži tiek nenovērtētas, jo īpaši, ja nav noteikta kontaktpersona vai process un vairāki cilvēki vienlaikus analizē to pašu notikumu.
Turklāt var būt nepieciešama ārējā palīdzība: IT pakalpojumu sniedzējs, kurš tehniskā ceļā ir jāslēdz pārkāpums, forenzisks izmeklētājs nopietnāka pārkāpuma gadījumā vai jurists, kurš vēro, vai un kā ir jāpaziņo. Ne katrs datu pārkāpums prasa visas šīs saites, taču nopietnāka notikuma gadījumā šīs izmaksas ātri pieaug.
Arī informēšana par pārkāpumu skartajām personām prasa laiku un dažkārt naudu: pamatīga un saprotama vēstules vai e-pasta ziņojuma sagatavošana, atbilde uz jautājumiem, kas tai seko, un dažos gadījumos kādas atlīdzības piedāvāšana, piemēram, jauna pierakstīšanās koda vai bezmaksas pakalpojumi. Lēmuma koks vietnē ar dažiem jautājumiem noskaidro, vai un kā jums ir jāpaziņo palīdz noskaidrot pirmo soli, lai jūs nezaudētu laiku bezjēdzīgas šaubas dēļ.
Kas nosaka lielumu
Svarīgākais faktors ir apjoms: cik cilvēku tika skārti un cik jutīgi ir dati. Pārkāpums ar vārdiem un e-pasta adresēm atšķiras no pārkāpuma ar finanšu vai veselības datiem. EDPB vadlīnijas un pati GDPR šādu riska faktoru dēļ min kā novērtējuma pamatu, nevis kā formulu summas aprēķiniem.
Otrais faktors ir tas, cik ātri tiek atklāts pārkāpums un cik skaidrs ir, kas par ko ir atbildīgs. Ja apstrādes līgumā jau ir noteikts, kuram piegādātājam ir jāpaziņo un kādā laikā, tas ietaupa izmeklēšanas darbu brīdī, kad kaut kas nogāja greizi. Ja šī vienošanās nav pieņemta, pats notikums prasīs vairāk laika, lai to saprastu, vēl pirms sākas atjaunošana.
Trešais faktors ir tas, vai jūsu organizācijai jau ir noteikts process: fiksēts darbības plāns, to personu saraksts, kuriem ir jāpaziņo, un vieta, kur iepriekšējie notikumi ir reģistrēti. Bez tā katrs notikums ir jāizgudro no jauna, kurš ir jāapsver, kas darītu, kas prasa gan laiku, gan mieru brīdī, kad abi ir reti.
Pats paziņojums ir bezmaksas, bet sagatavošana nav
Ir labi saglabāt šo atšķirību asumu: meldplikt Datu aizsardzības iestādei ar sevi nenesē nekādu maksājumu, taču pareizā meldplikt izpilde jau prasa maksājumu. Tam, kurš ir jānosaka, vai notikums ir jāpaziņo likuma norādītajā laikā un kas tajā precīzi jāietver, šim nolūkam ir nepieciešams laiks. Apskats par to, kas meldpliktā jāietver un kādi dokumenti parasti būs jāpievieno, ir aprakstīts vietnē zināšanu bāzē ar skaidrojumiem par katru tēmu.
Daudzi no šiem izdevumiem nav vienreizēji, bet periodiski, vienkārši tāpēc, ka datu pārkāpumi nav plānoti un var atkārtoties arī pēc gadiem. Tāpēc dažas organizācijas izvēlas ļaut pulkstenim, soļiem un ierakstīšanai darboties sistēmā, nevis to katru reizi manuāli rekonstruēt. Tas, cik maksā tāds abonements un kas tam atbilst, ir redzams lapā cenu lapā ar sadalījumu pa komponentiem.
Iepriekšēja dokumentēšana ietaupa vēlāk
Lielākie izmaksu ietaupījumi parasti nav pašā incidents, bet tā sagatavošanā: aktuāls apstrādes darbību reģistrs, skaidras vienošanās ar piegādātājiem un fiksēts kontaktpunkts nodrošina, ka datu pārkāpuma novērtēšana un apstrāde prasa mazāk laika. Bieži uzdotie jautājumi par to, kas pie tam ir vai nav obligāts, ir apkopoti lapā ar atbildēm uz jautājumiem, ko uzdod arī citi uzņēmēji.
Vai vēlaties iegūt pirmspūsmu patiesos apstākļos? Bezmaksas ātrs pārskats dažos jautājumos sniedz norādi, bez nepieciešamības veidot kontu.