Andmelekke teatamine Andmekaitse Inspektsioonile ei maksa ise midagi: selle eest pole tulumaksud või tasud kohustuslikud. Kulud peituvad selles, mis selle ümber juhtub: välja selgitamine, mis täpselt valesti läks, isikute teavitamine, võimalikud tehnilised parandused ja aeg, mida see kõik teie organisatsiooni kulub. Kui kõrgele see tõuseb, sõltub suurel määral lekkest suurusest, andmete tüübist ja sellest, kas teil oli juba protsess olemas enne, kui asi läks valesti.
Kindlat summat "andmelekke" kohta ei ole, sest kaks andmelekkest pole kunagi ühesugused. Vale saadud e-kiri ühe kliendi kontaktandmete kohta nõuab midagi muud kui süsteemi sissetulek saja töötaja personalikaartidega. Kuluposte on aga alati samad kategooriad; ainult ulatus erineb.
Kust kulud pärinevad
Esimene kuluposte on sisemine aeg: keegi peab välja selgitama, mis juhtus, millised andmed kahjustati ja kas seaduslik 72-tunnine tähtaeg teatamiseks Andmekaitse Inspektsioonile läheneb. Need tunnid alahinnatatakse sageli, eriti kui puudub kindel kontaktisik või protsess ja mitmed inimesed vaatavad samal ajal sama intsidenti.
Lisaks võib olla vaja välise abi: IT-tarnija, kes peab lekkeid tehniliselt sulgema, kohtuekspert suurema sissetungimise puhul või jurist, kes jälgib, kas ja kuidas teade tuleb edastada. Mitte iga andmelekkest ei nõuta kõiki neid etappe, kuid tõsisema intsidendi puhul need kulud tõusevad kiiresti.
Ka isikute teavitamine võtab aega ja mõnikord raha: hoolikalt mõistmiseks hetkest kirja või e-kirja koostamine, sellele järgneva küsimuste vastamine ja mõnel juhul rahulolu pakkumine, näiteks uus sisselogimiskood või tasuta teenus. Otsustuspuu veebisaidil vaadake mitmes küsimuses, kas ja kuidas teade anda aitab kindlaks teha esimese sammu, nii et te ei kaota aega tarbetu kahtlusele.
Mis suurust määrab
Kõige olulisem tegur on ulatus: mitu inimest on kahjustatud ja kui tundlikud on andmed. Leke nimedega ja e-postiaadressidega kaalub erinevalt lekkest finantsandmete või tervishoiumarkidega. EDPB-juhendid ja AVG ise nimetavad seda tüüpi riskitegureid hinnangute alusena, mitte valemi arvutamine summa jaoks.
Teine tegur on kiirus, kui kiiresti leke avastati ja kui selge on, kes millele vastutab. Kui töötlemise lepingus on juba täpsustatud, kelle peab tarnija teavitama ja mis aja jooksul, säästab see uurimistöö ajal, mil asi valesti läheb. Kui seda kokkulepet ei ole, kulub rohkem aega intsidendile end läbi uurimisele, enne kui parandusele minnakse.
Kolmas tegur on kas teie organisatsioonil on juba määratud protsess: kindel samm-sammu kavas, teavitamisnimekirja ja koht, kus eelmised intsidendid on registreeritud. Ilma selleta tuleb iga intsidendi puhul uuesti välja mõelda, kes mida teeb, mis nii aega kui rahulolu maksab ajal, mil mõlemad on haruldased.
Teade ise on tasuta, ettevalmistus mitte
On hea hoida seda erinevust selgena: Andmekaitse Inspektsioonile edastamise kohustus ei too kaasa kulusid, kuid selle kohustuse hästi täitmiseks see teeb. Kes peab määrama, kas intsidenti tuleb seaduslike tähtaegade jooksul teatada ja mis täpselt peab sisalduma, vajab selleks aega. Ülevaade sellest, mis teatisesse kuulub ja milliseid dokumente te tavaliselt kaasa võtate, on kirjeldatud aadressil teadmusandmikust koos selgitusega teemanumbrite kaupa.
Paljud neist kuludest ei ole ühekordne, vaid korduva iseloomuga, lihtsal põhjusel, et andmelekked pole planeeritud ja võivad aastaid hiljem uuesti tekkida. Seetõttu otsustuvad mõned organisatsioonid, et lasta kellal, sammudel ja registreerimisel süsteemis käia, selle asemel et seda iga kord käsitsi uuesti rekonstrueerida. Mis selline tellimus maksab ja mis sellega kaasneb, on nähtav aadressil hinnakirjaleht, mis näitab maksumust osa kaupa.
Eelnev registreerimine säästab hilisemat
Suurim kulude kokkuhoid ei ole tavaliselt intsidendis endas, vaid selle ettevalmistuses: ajakohasel andmete töötlemise registril, selged lepingud hankijatega ja kindel kontaktisik tagavad, et andmelekkest arutegemine ja lahendamine võtaks vähem aega. Korduma kippuvad küsimused selle kohta, mis on kohustuslik ja mis mitte, on koostatud lehel vastused küsimustele, mida küsivad ka teised ettevõtjad.
Kas soovite oma konkreetse olukorra jaoks esimese ülevaate saada, kus te seisate? Tasuta kiirülevaade annab paari küsimuse järel märgu, ilma et teil oleks selleks kontot vaja.