În principiu, puteți ține singuri în totalitate registrul dvs. de prelucrare. GDPR nu prescrie niciun program sau format specific: un document bine întreținut sau o foaie de calcul sunt suficiente, atâta timp cât sunt complete, corecte și actuale. Ceea ce contează nu este instrumentul, ci conținutul: ce date cu caracter personal prelucrați, în ce scop, cine are acces la ele, cât timp le păstrați și ce alte părți le văd.
Întrebarea practică nu este deci dacă este permis, ci dacă rămâne gestionabil în cadrul companiei dvs. Atunci când aveți un număr mic de operațiuni stabile — un pachet de contabilitate, o administrație salarială, un CRM — o sinteză auto-realizată este adesea ușor de menținut. Imediat ce crește numărul de instrumente, se schimbă furnizorii de servicii sau angajații achiziționează singuri software-uri, întreținerea devine o sarcină recurentă care se amână ușor.
Ce trebuie să fie în registru în orice caz
Un registru descrie pentru fiecare prelucrare scopul, categoriile de date și persoane interesate, perioada de retenție sau o indicație a acesteia, și părțile cu care sunt împărtășite datele. Pentru prelucrările care se desfășoară prin intermediul unei terțe părți, trebuie să fie clar și dacă există un acord de prelucrare cu aceasta. Cerințele exacte și excepțiile aferente se găsesc în GDPR însuși și sunt detaliate în orientările furnizate de Autoritatea pentru Protecția Datelor și EDPB. Dacă doriți să vedeți aceasta analizată pentru fiecare situație, o găsiți în banca de cunoștințe unde aceasta este analizată pentru fiecare situație.
De ce devine dificil pe hârtie
De obicei, problema nu este înființarea, ci întreținerea. O mică sau medie întreprindere încheie în cursul unui an noi abonamente SaaS, renunță la altele, iar acordul de prelucrare aferent uneori se schimbă fără ca cineva să o remarce. O foaie de calcul care era corectă la început este adesea după câteva luni doar o înregistrare a unui moment. Asta devine vizibilă abia când contează cu adevărat: la o cerere de la o persoană interesată, la o procedură de licitație, sau atunci când o autoritate de supraveghere întreabă.
Aceasta este diferența adevărată între lucrul în sine și obținerea sprijinului. Ține singur un registru nu este o problemă atâta timp cât există cineva care ia în mod structural timp pentru a-l verifica și a-l completa. La multe mici întreprinderi timp este disponibil la început, și dispare odată ce preocupările zilei preiau controlul.
Lucru în sine, utilizare de instrument, sau outsourcing
Între lucrul complet în sine și outsourcing-ul complet se află o cale intermediară: un sistem care umple registrul dintr-o bibliotecă de instrumente cunoscute și vă avertizează dacă ceva lipsește sau se schimbă. Aceasta nu economisește gândirea despre ce trebuie să fie în registru — aceasta rămâne a voastră — dar economisește riscul ca o schimbare să treacă neobservată. Indiferent dacă aceasta valorează pentru compania dvs. depinde de numărul de prelucrări și cât de des se schimbă acel număr. Un sinteză a ceea ce se cuvine și ce costă se află pe pagina cu prețurile sistemului.
Cine ar dori să încerce mai întâi singur, poate face asta cu ușurință. GDPR nu obligă la un sistem plătit. Ceea ce legea cere este ca registrul să fie în orice moment o reprezentare corectă a realității — nu doar în ziua în care a fost creat.
Ce nu puteți niciodată outsource
Indiferent dacă țineti registrul într-o foaie de calcul sau îl faceți să fie umplut de un sistem: responsabilitatea pentru exactitate rămâne la organizație, nu la instrument. Un instrument poate semnala că un acord de prelucrare a expirat sau că un nou instrument SaaS nu a fost încă inclus, dar decizia ce faceți cu aceasta și dacă o prelucrare este de fapt necesară rămâne a voastră. Pentru adaparea situației specifice a dvs., aceasta este ceva de discutat cu un jurist sau, dacă aveți îndoieli cu privire la legea în sine, cu Autoritatea pentru Protecția Datelor.
Dacă doriți să vedeți mai întâi cum funcționează o astfel de soluție în practică înainte de a alege între a o realiza singur și a primi asistență, puteți citeți întrebările frecvente despre registrul de activități de prelucrare sau prin pagina de înregistrare crea un cont de afaceri și vedea singur diferența.
Dacă doriți să știți unde se află compania dumneavoastră în acest moment, scanarea rapidă gratuită este un bun punct de plecare: fără obligații, doar o indicație a ceea ce este relevant pentru situația dumneavoastră.