Μπορείτε κατ' αρχήν να διατηρήσετε πλήρως μόνοι σας το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας. Ο GDPR δεν ορίζει συγκεκριμένο πρόγραμμα ή μορφή: ένα καλά διατηρούμενο έγγραφο ή υπολογιστικό φύλλο επαρκεί, αρκεί να είναι ολοκληρωμένο, ακριβές και ενημερωμένο. Το σημαντικό δεν είναι το εργαλείο, αλλά το περιεχόμενο: ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε, για ποιον σκοπό, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση, πόσο καιρό τα διατηρείτε και ποιες άλλες μερίδες τα γνωρίζουν.
Το πρακτικό ερώτημα είναι λοιπόν όχι αν επιτρέπεται, αλλά αν παραμένει βιώσιμο για την επιχείρησή σας. Με ένα μικρό σύνολο σταθερών επεξεργασιών — ένα πακέτο λογιστικής, μια διαχείριση μισθοδοσίας, ένα CRM — μια αυτοσχέδια επισκόπηση είναι συχνά εύκολη στη διατήρηση. Από τη στιγμή που ο αριθμός των εργαλείων αυξάνεται, οι υπεργολάβοι αλλάζουν ή οι υπάλληλοι αγοράζουν μόνοι τους λογισμικό, η συντήρηση γίνεται μια επαναλαμβανόμενη εργασία που ευκολα αναβάλλεται.
Τι πρέπει να περιέχεται σε κάθε περίπτωση
Ένα αρχείο περιγράφει ανά επεξεργασία το σκοπό, τις κατηγορίες δεδομένων και των υποκειμένων δεδομένων, την περίοδο διατήρησης ή μια ένδειξη αυτής, και τα μέρη με τα οποία κοινοποιούνται τα δεδομένα. Για επεξεργασίες που διενεργούνται μέσω εξωτερικού φορέα, θα πρέπει επίσης να φαίνεται εάν υπάρχει συμφωνία επεξεργασίας κάτω από αυτό. Οι ακριβείς απαιτήσεις και οι εξαιρέσεις αναφέρονται στον ίδιο τον GDPR και περιγράφονται στις κατευθυντήριες γραμμές της Αρχής Προστασίας Δεδομένων και της EDPB. Εάν θέλετε να δείτε αυτό διευκρινισμένο ανά περίπτωση, θα το βρείτε στο ηλεκτρονικό αποθετήριο γνώσης όπου αυτό διευκρινίζεται ανά περίπτωση.
Γιατί γίνεται δύσκολο στο χαρτί
Το πρόβλημα συνήθως δεν είναι η εγκατάσταση, αλλά η συντήρηση. Μια ΜΜΕ υπογράφει νέες συνδρομές SaaS κατά τη διάρκεια ενός χρόνου, σταματά άλλες, και η συμφωνία επεξεργασίας που τις συνοδεύει μερικές φορές αλλάζει χωρίς να το παρατηρήσει κανείς. Ένα υπολογιστικό φύλλο που ήταν σωστό στην αρχή, συχνά είναι μόνο μια στιγμιαία αναφορά λίγους μήνες αργότερα. Αυτό γίνεται ορατό μόνο στη στιγμή που έχει σημασία: όταν ένα υποκείμενο δεδομένων υποβάλλει αίτημα, κατά τη σύναψη δημόσιας σύμβασης, ή όταν μια αρχή ελέγχου το ζητήσει.
Εκεί βρίσκεται η πραγματική διαφορά μεταξύ αυτοδιαχείρισης και εξωτερικής υποστήριξης. Η αυτοδιαχείριση ενός αρχείου δεν είναι πρόβλημα εφόσον υπάρχει κάποιος που αφιερώνει δομικά χρόνο για να το ελέγχει και να το ενημερώνει. Σε πολλές μικρές επιχειρήσεις υπάρχει ο χρόνος αυτός στην αρχή, και εξαφανίζεται μόλις οι καθημερινές δουλειές το αναλάβουν.
Αυτοδιαχείριση, χρήση εργαλείου, ή εξωτέρευση
Μεταξύ της πλήρους αυτοδιαχείρισης και της πλήρους εξωτέρευσης υπάρχει ένας μεσαίος δρόμος: ένα σύστημα που συμπληρώνει το αρχείο από μια βιβλιοθήκη γνωστών εργαλείων και σας προειδοποιεί εάν κάτι λείπει ή αλλάζει. Αυτό δεν μειώνει τη σκέψη σχετικά με το τι πρέπει να περιέχεται — αυτό παραμένει δική σας ευθύνη — αλλά μειώνει τον κίνδυνο ότι μια αλλαγή παραμένει απαρατήρητη. Το αν αυτό είναι χρήσιμο για την επιχείρησή σας εξαρτάται από τον αριθμό των επεξεργασιών και πόσο συχνά αλλάζει ο αριθμός αυτός. Μια επισκόπηση των σχετικών στοιχείων και του κόστους βρίσκεται στο σελίδα τιμολόγησης του συστήματος.
Εάν θέλετε να προσπαθήσετε πρώτα μόνοι σας, μπορείτε να το κάνετε. Ο GDPR δεν υποχρεώνει σε ένα πληρωμένο σύστημα. Αυτό που απαιτεί ο νόμος είναι ότι το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας είναι κάθε στιγμή μια ακριβής αναπαράσταση της πραγματικότητας — όχι μόνο την ημέρα που δημιουργήθηκε.
Τι δεν μπορείτε ποτέ να εξωτερικεύσετε
Είτε διατηρείτε το αρχείο σε ένα υπολογιστικό φύλλο είτε το συμπληρώνετε σε ένα σύστημα: η ευθύνη για την ακρίβεια παραμένει στον οργανισμό, όχι στο εργαλείο. Ένα εργαλείο μπορεί να σηματοδοτήσει ότι μια συμφωνία επεξεργασίας έχει λήξει ή ότι ένα νέο εργαλείο SaaS δεν έχει περιληφθεί ακόμη, αλλά η απόφαση για το τι κάνετε γι' αυτό, και εάν μια επεξεργασία είναι πράγματι απαραίτητη, παραμένει δική σας. Για την εφαρμογή της συγκεκριμένης κατάστασής σας, αξίζει τον κόπο να συζητήσετε αυτό με έναν νομικό ή, εάν έχετε αμφιβολίες για τον ίδιο τον νόμο, με την Αρχή Προστασίας Δεδομένων.
Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί κάτι τέτοιο στην πράξη προτού επιλέξετε μεταξύ αυτοδιαχείρισης και υποστήριξης, μπορείτε να διαβάσετε τις συχνές ερωτήσεις για το μητρώο ή μέσω της σελίδας εγγραφής να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό λογαριασμό και να δείτε τη διαφορά μόνοι σας.
Αν θέλετε να γνωρίζετε σε ποιο σημείο βρίσκεται η επιχείρησή σας αυτή τη στιγμή, η δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης: χωρίς υποχρέωση, μόνο ένδειξη του τι είναι σχετικό για την κατάστασή σας.