Iš principo galite visapusiškai prižiūrėti savo duomenų tvarkymo veiklos registrą patys. BDAR nenustato jokios konkrečios programos ar formato: gerai prižiūrėtas dokumentas arba skaičiuoklė yra pakankama, jei ji yra visapusiška, tiksli ir šiuolaikiška. Svarbu ne pats įrankis, o turinys: kokie asmeniniai duomenys jūs tvarkyti, kokiu tikslu, kas gali jais naudotis, kiek laiko juos saugote ir kurie kiti šalininkai su jais susipažįsta.
Praktinis klausimas yra ne tas, ar tai leidžiama, o tas, ar tai galima palaikyti jūsų įmonėje. Tvarkyti kelis fiksuotus duomenų tvarkymus — buhalterinio paketo, atlyginimų administravimo, CRM sistemos — savarankiškai sudarytas apžvalga dažnai yra lengva prižiūrėti. Kai tik didėja naudojamų įrankių skaičius, keičiasi duomenų tvarkybos paslaugų teikėjai arba darbuotojai patys įsigyja programinę įrangą, registru prižiūrėjimas tampa pasikartojančia užduotimi, kurią lengva atidėti.
Ką registre turi būti iš visų pirma
Registre aprašoma kiekvieno duomenų tvarkymo tikslas, duomenų kategorijos ir asmenų kategorijos, kurių duomenys tvarkomi, duomenų saugojimo terminas arba jo rodiklis, ir šalininkai, su kuriais duomenys dalijamasi. Kai duomenys tvarkomi per išorinę šalį, turėtų būti nurodyta, ar su ja sudaryta duomenų tvarkymo sutartis. Tikslūs reikalavimai ir jų išimtys nustatyti pačiame BDAR ir sukonkretinti Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos ir EDPB gairėse. Jei norėtumėte, kad tai būtų išnagrinėta kiekviena situacija atskirai, tai rasite žinių bankoje, kur tai išnagrinėta kiekviena situacija atskirai.
Kodėl popierinė forma tampa sudėtinga
Problema dažniausiai nėra registrą sudaryti, o jį prižiūrėti. Per metus MKB įmonė sudaro naujus SaaS abonementus, atsisako kitų, o joms lydinčios duomenų tvarkymo sutarties sąlygos kartais pasikeičia nepastebimai. Skaičiuoklė, kuri buvo teisinga pradžioje, po kelių mėnesių dažnai yra tik momentinis vaizdas. Tai tampa akivaizdu tik tada, kai tai svarbu: kai pateikiamas asmeninio duomenų subjekto prašymas, kai vykdomas viešas pirkimas arba kai priežiūros institucija paprašo informacijos.
Čia glūdi tikrasis skirtumas tarp savarankiško darbo ir parama. Duomenų tvarkymo veiklos registru prižiūrėti patys nėra problema tol, kol yra žmogus, kuris reguliariai skirtis laiko registrui tikrinti ir papildyti. Daugelyje mažų įmonių tas laikas iš pradžių yra, o tada išnyksta, kai kasdieniai darbai pradeda viešpatauti.
Savarankiškas darbas, įrankio naudojimas arba atidavimas trečiajai šaliai
Tarp visiško savarankiško darbo ir visiško atidavimo trečiajai šaliai yra vidutinio kelio: sistema, kuri pildytų registrą iš žinomų įrankių bibliotekos ir jus perspėtų, jei kažkas trūksta arba pasikeitė. Tai nesuteikia galimybės taupo dėl svarstymų, ką reikia įrašyti — tai lieka jūsų — bet tai sumažina riziką, kad pakeitimas liktų nepastebėtas. Tai, ar jūsų įmonei tai verta, priklauso nuo duomenų tvarkymo skaičiaus ir nuo to, kaip dažnai tas skaičius keičiasi. Apžvalgą, kas su tuo susijęs ir kiek tai kainuoja, rasite sistemos kainų puslapyje.
Kas norėtų pirmiausia pabandyti patys, gali tai daryti. BDAR neprivalomas naudoti mokamą sistemą. Tai, ko reikalauja įstatymas, yra tai, kad registras bet kuriuo metu būtų tikslus realybės atspindys — ne tik tą dieną, kai jis buvo sudaryt.
Ko niekada negalite atidavti trečiajai šaliai
Neatsižvelgiant į tai, ar prižiūrite registrą skaičiuoklėje, ar leidžiate sistemai jį pildyti: atsakomybė už duomenų tikslumo lieka organizacijoje, o ne įrankyje. Įrankis gali perspėti, kad duomenų tvarkymo sutartis pasibaigė arba kad nauja SaaS priemonė dar nėra įtraukta, bet sprendimas, ką su tuo daryti ir ar duomenų tvarkymą iš tikrųjų reikia, lieka jums. Konkrečios situacijos svarstymas ir teisiniam specialistui arba, abejojant dėl paties įstatymo, Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai yra kažkas, ką reikėtų aptarti.
Jei norite pirmiausia pamatyti, kaip tai veikia praktikoje, prieš pasirinkdami tarp savarankiško atlikimo ir pagalbos, galite perskaityti dažnai užduodamus klausimus apie registrą arba per registracijos puslapį sukurti verslo paskyrą ir patiems pamatyti skirtumą.
Jei norite sužinoti, kurioje vietoje šiuo metu yra jūsų įmonė, nemokama greita apžvalga yra geras pradžios taškas: jokios pareigos, tik nuoroda apie tai, kas jūsų situacijai yra aktualu.