Principā varat pilnībā patstāvīgi pārvaldīt savu datu apstrādes reģistru. Regula (EU) 2016/679 nenorāda konkrētu programmu vai formātu: labi uzturēts dokuments vai izklājlapa ir pietiekams, kamēr tas ir pilnīgs, pareizs un aktuāls. Svarīgākais nav rīks, bet saturs: kādus personiskos datus apstrādājat, kādam nolūkam, kas var tam piekļūt, cik ilgi tos glabājat un kuras citas puses tos saņem.
Praktiskais jautājums tāpēc nav tas, vai tas ir atļauts, bet vai tas jūsu uzņēmumā paliek praktiski pārvaldāms. Ja ir tikai dažas fiksētas apstrādes darbības — grāmatvedības pakete, algu administrācija, CRM — patstāvīgi izveidots pārskats parasti ir viegli uzturējams. Kad pieaug rīku skaits, nomaina apstrādes pārvaldniekus vai darbinieki paši iegādājas programmatūru, uzturēšana kļūst periodiski atkārtojams uzdevums, kuru viegli atlikt.
Kas obligāti jāietilpina
Reģistrs apraksta katrai apstrādei nolūku, datu un personu kategorijas, glabāšanas termiņu vai norādi uz to, un puses, ar kurām tiek dalīti dati. Apstrādes darbībām, kas notiek caur ārēju pusi, jāsniedz pierādījums par datu apstrādes līguma esamību. Precīzās prasības un izņēmumi ir noteikti pašā Regulā (EU) 2016/679 un ir detalizēti izstrādāti Eiropas Datu Aizsardzības Iestādes un EDPB vadlīnijās. Ja vēlaties redzēt to katrai situācijai noskaidrotu, zināšanu bāzē, kur tas ir noskaidrots katrai situācijai.
Kāpēc tas uz papīra kļūst sarežģīti
Problēma parasti nav uzsākšana, bet uzturēšana. MKB uzņēmums gada laikā noslēdz jaunus SaaS abonementus, pārtrauc citus, un tur piemērojamais datu apstrādes līgums dažreiz mainās bez tā, ka kāds to pamanītu. Izklājlapa, kas bija pareiza sākumā, pēc dažiem mēnešiem bieži ir tikai momentuzņēmums. Tas kļūst redzams tikai tad, kad tas svarīgs: kad saņem personu lūgumu, iepirkuma procedūrā vai tad, kad uzraudzības iestāde par to jautā.
Tieši šeit atrodas patieso atšķirību starp patstāvīgu pārvaldīšanu un sistēmas atbalstu. Reģistru pārvaldīt patstāvīgi nav problēma, kamēr ir kāds, kas konsekventi velta laiku, lai to pārbaudītu un papildinātu. Daudziem maziem uzņēmumiem šis laiks ir pieejams sākumā un pazūd, tiklīdz ikdienas darbības pāņem vadību.
Patstāvīga pārvaldīšana, rīka izmantošana vai pārdošana
Starp pilnīgi patstāvīgu pārvaldīšanu un pilnīgu pārdošanu pastāv vidusceļš: sistēma, kas reģistru papildina, pamatojoties uz zināmu rīku bibliotēku, un jūs brīdina, ja kaut kas trūkst vai mainīts. Tas neuzņemas domāšanu par to, kas jāietilpina — tas paliek jūsu atbildība — bet samazina risku, ka izmaiņa paliks nepamanīta. Tas, vai tas jūsu uzņēmumam ir vērtīgs, ir atkarīgs no apstrādes darbību skaita un tā, cik bieži tas mainās. Pārskatu par to, kas pie tam pieder un kādas ir izmaksas, atradīsiet sistēmas cenu lapā.
Kurš to vispirms grib pats izmēģināt, var to darīt. Regula (EU) 2016/679 neparedz obligātu maksas sistēmu. Tas, ko likums pieprasa, ir tas, ka reģistrs jebkurā brīdī ir pareiza realitātes reprezentācija — ne tikai dienā, kad tas tika izveidots.
Ko jūs nekad nevarat pārdot
Neatkarīgi no tā, vai reģistru pārvaldāt izklājlapā vai sistēmā: atbildība par tā pareizību paliek organizācijai, nevis rīkam. Rīks var signalizēt, ka datu apstrādes līgums ir beidzies vai ka jauna SaaS platforma vēl nav ierakstīta, bet lēmums, ko ar to darīt un vai apstrāde vispār ir nepieciešama, paliek jūsu roka. Jūsu specifiskās situācijas risināšanai tas ir jautājums, ko apspriest ar juristu vai, šaubas par likumu gadījumā, ar Eiropas Datu Aizsardzības Iestādi.
Vai vēlaties vispirms redzēt, kā tas darbojas praksē, pirms izvēlaties starp pašu darīšanu un atbalstu, varat izlasīt bieži uzdotos jautājumus par reģistru vai izmantojot reģistrācijas lapu izveidot uzņēmuma kontu un pašu redzēt atšķirību.
Ja vēlaties uzzināt, kur jūsu uzņēmums pašlaik atrodas, bezmaksas ātrajā skenēšanā ir labs sākumpunkts: bez saistības, tikai norāde uz to, kas jūsu situācijai ir būtiski.