Atbilde īsumā
Visbiežāk pieļautā kļūda datu apstrādes reģistrā nav tā, ka tas nepieciešams, bet gan tas, ka tas tiek aizpildīts vienreiz un pēc tam vairs netiek atjaunināts. Reģistram jābūt dinamiskai jūsu uzņēmuma datu apstrādes prakses pārskatam. Tiklīdz jūs iegādājaties jaunu rīku, mainīt algu apstrādes sniedzēju vai novietojat kameru pie ieejvārtiem, šim pārskatam jāmainās līdzi — taču praksē tas bieži nenotiek.
Turklāt mēs pastāvīgi redzam trīs citas kļūdas: tiek iekļauts tikai acīmredzamie sistēmas, apstrādes mērķis un paturēšanas laiks tiek formulēti pārāk neskaidri, un reģistrs tiek jaukts ar datu apstrādes līgumu, kaut gan tie ir atšķirīgas lietas. Tālāk mēs sīkāk paskaidrojam katru kļūdu un parādām, kā to praksē novērst.
Kļūda 1: reģistrs kļūst par momentuzņēmumu, nevis dinamisku dokumentu
Daudzi uzņēmumi aizpilda reģistru tajā brīdī, kad sāk to izmantot — bieži atbildē uz klienta vai grāmatveda jautājumu — un pēc tam uzskata to par pabeigtu. Taču šodienas datu apstrāde gadā bieži izskatās pavisam citādi: tiek pievienots jauns grāmatvedības pakets, cilvēkresursu rīks tiek aizstāts vai sāk sūtīt biļetenu caur citu platformu. Ja reģistrs neizmainās līdzi, rodas starpība starp to, kas papīrā uzrakstīts, un to, kas patiesi notiek. Šo starpību parasti pamanīt tikai tad, kad reģistrs ir nepieciešams: atbildot uz datu subjekta jautājumu, iepirkuma procedūrā vai pēc datu noplūdes.
Šīs kļūdas pamatā ir tas, ka reģistru bieži uzskata par projektu, nevis procesu. Nav iepriekš noteikta brīža reģistra pārbaudei, un par to nav nevienam uzvēlēta atbildības. uzziniet, kā šāds reģistrs paliek automātiski aktuāls ja tas ir saistīts ar rīkiem, ko jau lietojat, nevis atsevišķi uzturēts Word dokumentā.
Kļūda 2: reģistrā iekļūst tikai pamanāmie sistēmi
Otra bieži atkārtota kļūda ir tas, ka tiek iekļautas tikai "lielās" apstrādes: CRM sistēma, algu administrācija, iespējams, e-veikals. Mazākas vai mazāk redzamas apstrādes tiek izlaistas, kaut gan tās tikpat labi iekrīt GDPR darbības jomā. Padomājiet par Excel tabulu ar klientu datiem, ko uztur blakus CRM sistēmai, WhatsApp grupu, kurā ir arī klientu tālruņu numuri, vai atsevišķu rezervēšanas sistēmu veikalniekam. Plaši izmantoti SaaS rīki, piemēram, plānošanas programma, e-paraksta pakalpojums vai laika uzskaites rīks arī pieder reģistrā, pat ja tie ir "ātri ieviesti".
Šī kļūda parasti rodas nevis neuzmanības dēļ, bet zināšanu trūkuma dēļ: daudzi uzņēmēji precīzi nezina, kuri rīki viņu organizācijā apstrādā personas datus. Pazīstamu SaaS rīku pārskats palīdz samazināt šo informācijas plaisu; mūsu zināšanu bankā katram tematam ir paskaidrots, kad rīks ietilpst GDPR jomā.
Kļūda 3: mērķis un paturēšanas laiks tiek formulēti pārāk neskaidri
Trešā bieži pieļautā kļūda ir reģistra satura daļā. Katrai apstrādei jābūt konkrēta mērķim, juridiskajai bāzei un norādei uz to, cik ilgi dati tiks saglabāti. Praksē to bieži aizpilda ar formulējumiem, piemēram, "uzņēmuma darbība" vai "cik ilgi nepieciešams". Tas nav kļūda tāpat, ka reģistrs paļūst nevalidus, taču tas padara reģistru mazāk noderīgu: tas nedod atbildi uz jautājumu, KĀPĒC dati tiek paturēti un KAD viņi būtu jāizdzēš.
Paša GDPR darbojas ar mērķa saistības un uzglabāšanas ierobežojuma principu, neierosinot fiksētus termiņus — šie termiņi atšķiras atkarībā no datu veida un nozares. Reģistrs, kas to konkrēti atspoguļo katrai apstrādei, tāpēc ir vērtīgāks nekā reģistrs, kas visur lieto vienādu vispārīgu formulējumu.
Kā to praktiskā līmenī novērst
Kļūdu pamatā ir uzskats, ka reģistrs ir vienkārša darba uzdevums, nevis uzņēmuma darbības sastāvdaļa. Labas prakses piemērs ir reģistru saistīt ar brīžiem, kas tāpat notiek: jauna rīka iegāde, piegādātāja maiņa vai gada pārrunas ar grāmatvedi. Šajos brīžos ir loģiski pārbaudīt arī to, vai reģistrs joprojām ir pareizs.
Palīdz arī iepriekš noteikt, kura persona jūsu organizācijā ir atbildīga par tā uzturēšanu, pat ja tā ir viena persona papildu uzdevumiem. Bez īpašnieka reģistra atjaunināšana paliek atkarīga no gadījuma. Ja jūs iestrēdzat konkrētā situācijā, piemēram, vai noteikts rīks vispār jāiekļauj reģistrā, tad parasti atradīsit bieži uzdotie jautājumi īsu un konkrētu atbildi ar atsauci uz oficiālo tekstu.
Vai vēlaties redzēt, kā jūsu paša reģistrs izskatītos, pamatojoties uz jau izmantotajiem rīkiem, bez nepieciešamības visu manuāli izskatīt? Veiciet bezmaksas ātro pārbaudi vai izveidojiet biznesa kontu lai noskaidrotu, kas jūsu situācijā tiesību aktos parādītos.