Atsakymas trumpai
Dažniausia klaida, susijusi su asmenų duomenų tvarkymo registru, yra ne jo nebuvimas, o tai, kad jis užpildomas vieną kartą ir po to daugiau nebeatnaujinamas. Registras turėtų būti gyvas jūsų įmonės asmenų duomenų tvarkymo apžvalgos vaizdas. Kai tik įsigyjate naują įrankį, pakeičiate algalapių tvarkytuvą arba į įėjimą įstatote kamerą, tas apžvalgos vaizdas turėtų pasikeisti — tačiau praktikoje to dažnai neatsitinka.
Be to, nuolat matome tris kitas klaidas: į registrą įrašomos tik akivaizdžios sistemos, tikslas ir saugojimo laikas suformuluoti per neaiškiai, o registras painiojamas su duomenų tvarkymo sutartimi, nors tai yra visai kas kita. Žemiau paaiškinsime kiekvieną klaidą ir parodysime, kaip ją praktikoje išvengti.
Klaida 1: registras tampa momentine nuotrauka, o ne gyvuoju dokumentu
Daugelis įmonių užpildo registrą tada, kai pradeda jį naudoti — dažnai klausimo iš kliento arba buhalterio kontekste — ir po to laiko jį baigtu. Tačiau šiandienos duomenų tvarkymas per metus dažnai atrodo kitaip: atsiranda naujas apskaitos paketas, žmogiškųjų išteklių įrankis pakeičiamas arba pradedamas siųsti naujienlaiškis per kitą platformą. Jei registras neatsiskleidžia, atsiranda skirtumas tarp to, kas užrašyta ant popieriaus, ir to, kas iš tikrųjų vyksta. Tas skirtumas dažniausiai pastebimas tik tada, kai kas nors registru naudojasi: atsakant į duomenų subjekto klausimą, atliekant viešąjį pirkimą arba po duomenų saugumo pažeidimo.
Šios klaidos branduolys yra tas, kad registras dažnai traktuojamas kaip projektas, o ne kaip procesas. Nėra nustatyto laiko jį patikrinti, ir niekas strukturiškai nėra atsakingas. skaitykite, kaip toks registras lieka automatiškai atnaujintas kai jis susietas su įrankiais, kuriuos jau naudojate, o ne laikomas atskirai atnaujintas Word dokumente.
Klaida 2: į registrą patenka tik ryškūs duomenų tvarkymo atvejai
Antra dažna klaida yra ta, kad registruojami tik "dideli" duomenų tvarkymo atvejai: CRM sistema, algalapio administravimas, galbūt internetinė parduotuvė. Mažesni ar mažiau pastebimi duomenų tvarkymo atvejai praleidiami, nors jie taip pat patenka į BDAR taikymo sritį. Pagalvokite apie Excel sąrašą su kliento duomenimis, kuris tveriamas šalia CRM sistemos, WhatsApp grupę, kurioje taip pat yra kliento telefonų numeriai, arba atskyrą rezervavimo sistemą parodymo salei. Populiarūs SaaS įrankiai, tokie kaip planavimo programa, elektroninio parašo paslauga ar laiko apskaitos priemonė, taip pat turėtų būti įtraukti į registrą, net jei jie buvo "greitai" pradėti naudoti.
Šią klaidą dažniausiai sukelia ne nerūpestingumas, o nežinojimas: daugelis verslininkų nežino tiksliai, kokie jų organizacijoje naudojami įrankiai tvarko asmens duomenis. Žinomų SaaS įrankių apžvalga padeda sumažinti šią nežinomą sritį; žinių bazėje prie kiekvienos temos rasite paaiškintą, kada įrankis patenka į BDAR taikymo sritį.
Klaida 3: tikslai ir duomenų saugojimo terminai suformuluoti per neaiškiai
Trečia dažna klaida yra pačiame registre. Kiekvienam duomenų tvarkymo atvejui turėtų būti nurodytas konkretus tikslas, tiesinis pagrindas ir nuoroda, kaip ilgai duomenys saugomi. Praktikoje tai dažnai užpildoma formuluotėmis, tokiomis kaip "verslo veikla" arba "tol, kol reikalinga". Tai nėra klaida ta prasme, kad registras dėl to taptų negaliojantis, tačiau tai padaro registrą mažiau naudingą: jis neatsakys į klausimą, KODĖL duomenys saugomi ir KADA jie turėtų būti ištrinti.
Pati GRPR veikia su tikslinės sąvokos ir saugojimo apribojimo principais, nenurodydama fiksuotų terminų — šie terminai skiriasi priklausomai nuo duomenų tipo ir sektoriaus. Registras, kuris tai konkretina kiekvienai apdorojimui, todėl yra vertingesnis nei registras, kuris naudoja tą pačią bendrą formuluotę visur.
Kaip tai praktikoje išvengti
Šių klaidų raudona gija yra ta, kad registras laikomas vienkartine užduotimi, o ne veiklos dalimi. Gera praktika — registrą susieti su momentais, kurie jau vyksta: naujos priemonės įsigijimas, tiekėjo keitimas arba metinė bendra apskaita. Šiais momentais logiška patikrinti ir tai, ar registras dar teisingas.
Taip pat padeda iš anksto nustatyti, kas jūsų organizacijoje atsakingas už jo atnaujinimą, net jei tai yra vienas asmuo, atliekantis ir kitas užduotis. Be savininko atnaujinimas lieka atsitiktinis. Jei застрявате konkrečioje situacijoje, pavyzdžiui, ar tam tikra priemonė turėtų būti registre, ar ne, tuomet dažniausiai užduodami klausimai dažnai rasite trumpą ir konkretų atsakymą su nuoroda į oficialaus teksto šaltinį.
Ar norite pamatyti, kaip jūsų paties registras atrodytų remiantis jau naudojamomis priemonėmis, nereikalaudamas iš anksto viso to rankiniu būdu išsiaiškinti? Atlikite nemokamą greitąją skaitymo patikrą arba sukurkite verslo paskyrą pamatyti, kas į jūsų situacijos registrą turėtų patekti.