Vastus lühidalt
Kõige sagedamini tehitud viga andmetöötluse registri puhul ei ole see, et see puudub, vaid see, et see täidetakse ühekordselt ja seejärel enam ei uuendata. Register peaks olema eluslikus ülevaates oma ettevõttes isikuandmetega tehtavast. Niipea kui ostate uue tööriista, vahetate palgaarvestuse pakkujat või paigutate kaamerat sissepääsu juurde, muutub see ülevaade koos — kuid praktikas juhtub seda sageli ei.
Lisaks näeme me kolme muud viga, mis korduvad pidevalt: registreeritud on ainult ilmsed süsteemid, eesmärk ja säilitamise tähtaeg on sõnastatud liiga ebamääraselt, ja register segistatakse andmetöötluslepinguga, kuigi see on midagi muud. Allpool selgitame iga viga ja näitame, kuidas seda praktikas vältida.
Viga 1: register muutub hetktõmmiseks elu dokumendi asemel
Paljud ettevõtted täidavad registri täpselt siis, kui nad sellega alustama hakkavad — sageli kliendi või arvestustundja küsimuse tulemusena — ja käsitlevad seda seejärel kui lõpetatud. Kuid täna tehtud andmetöötlus näeb aasta pärast sageli teistsugune välja: tuleb juurde uus raamatupidamise pakett, HR-tööriista vahetatakse välja või alustatakse uudiskirikirja saatmisega teise platvormi kaudu. Kui register kaasas ei liigu, tekib erinevus selle vahel, mis paberil kirjutatud on, ja mis tegelikult toimub. See erinevus märgatakse tavaliselt alles siis, kui keegi registrit vajab: kõnealuse isikuga seotud päringu korral, hankekonkursi korral või pärast andmete rikkumist.
Selle vea tuum on see, et registrit käsitletakse sageli projektina, kuigi see on protsess. Pole kindlat aega, mil seda kontrollida, ja keegi pole sellele struktuuriliselt vastutav. loe, kuidas selline register jääb automaatselt ajakohaseks kui see on seotud juba kasutatavate tööriistadega, selle asemel et hoida eraldi Word-dokumendis.
Viga 2: registrisse satuvad ainult märkimisväärsed süsteemid
Teine korduvalt ilmnev viga on see, et registrisse võetakse ainult "suured" andmetöötlused: CRM-süsteem, palgahaldus, võib-olla e-pood. Väiksemad või vähem nähtavad andmetöötlused jäetakse vahele, kuigi need kuuluvad täpselt sama hästi GDPR regulatsiooni alla. Mõelge Exceli loendile kliendiandmetega, mida CRM kõrval peetakse, WhatsApp-grupile, kus on ka klientide telefoninumbrid, või eraldiseisvale broneerimissüsteemile näitusesaali jaoks. Sageli kasutatavad SaaS-tööriistadega nagu plaanimisrakendus, e-allkirja teenus või tunde registreerimise tööriist peaksid olema registris, isegi kui neid "kiiresti sisse seadistati".
See viga tekib enamasti mitte hooletusest, vaid teadmatusest: paljud ettevõtjad ei tea täpselt, milliseid tööriistasid nende organisatsioonis andmeid töödeldakse. Ülevaade tuntutest SaaS-tööriistadest aitab vähendada seda teadmatuse piirkonda; see asub: teadusbaas leiate aine kaupa selgitatult, millal on tööriist GDPR-i kohaldamisala alla kuuluv.
Viga 3: eesmärk ja säilitamistähtaeg on liiga ebamääraselt sõnastatud
Kolmas levinud viga asub registri enda sisus. Iga töötlemise jaoks peab olema märgitud konkreetne eesmärk, õiguslik alus ja andmete säilitamiskestuse näit. Praktikas täidetakse seda sageli formuleeringutega nagu "ärijuhtimine" või "nii kaua kui vaja". See ei ole viga selles mõttes, et register sellega kehtetud muutuks, kuid see muudab registri vähem kasulikuks: see ei anna vastust küsimusele, MIKSveevdeid säilitatakse ja MILLAL need kustutada tuleks.
AVG ise eneses kehtib otstarbe seotmise ja säilitamise piiramise põhimõte, ilma kindlate tähtaegadeta — need tähtajad erinevad andmetüübi ja sektori kaupa. Register, mis muudab selle konkreetseks iga töötluse kohta, on seega väärtuslikum kui register, mis kasutab kõikjal sama üldist formuleeringut.
Kuidas te seda praktikas vältisite
Nende vigade punane nii on see, et registrit vaadeldakse ühekordse ülesandena, mitte ärioperatsiooni osana. Hea praktika on siduda register hetkedega, mis juba toimuvad: uue tööriista ostmine, tarnija vahetus või aastane arutelu raamatupidajaga. Sellistel hetkedel on loogiline kontrollida ka seda, kas register on endiselt õige.
See aitab ka eelnevalt määratleda, kes teie organisatsioonis vastutab selle pidamise eest, isegi kui see on üks inimene muude ülesannete kõrval. Ilma omanikuta jääb värskendamine juhusest sõltuvaks. Kui teil on raskused konkreetse olukorraga, näiteks kas teatud tööriist kuulub registrisse või mitte, siis leiate korduma kippuvad küsimused sageli lühikese ja konkreetse vastuse koos viitega ametlikule tekstile.
Kas soovite näha, kuidas teie oma register välja näeks vastavalt juba kasutatavate tööriistade alusel, ilma et peaksite enne kõike käsitsi otsima? Tehke tasuta kiireid skaneerimist või looge ärikonto et näha, mis teie olukorra jaoks registrisse kuulub.