An freagra i ngearr
An botún is coitianta i gclár próiseála ná nach bhfuil sé in easnamh, ach go líontar é go huaire amháin agus nach ndéantar a fhoirceann a nuashonrú ina dhiaidh sin. Ba chóir go mbeadh clár ina leithéid d'fhéachaint bheo ar an rud a dhéantar le sonraí pearsanta i do chomhlacht. Chomh luath is a bhacann tú uirlis nua, a bhíonn tú ag athrú soláthaí ar dhíolúine tuarastal, nó go gcuireann tú ceamara síos ag an doras, athraíonn an leithéid sin freisin — ach sa dhríochta dhomhain, ní dhéantar é sin go minic.
Ina bharr air sin, feicimid trí bhotún eile a bhíonn i gconspóid i gcónaí: ní chuirtear ach na córais is soiléire san áireamh, is róbhagúil atá a bhreacadh don dháta is don téarma stórála, agus meastar gur rud amháin an clár agus an conradh próiseála agus go bhfuil siad éagsúil. Thíos thíos, soiléirímid gach botún agus taispeánaimid conas a bhíonn tú ábalta iad a sheachaint sa bhraistint.
Botún 1: is éard a dhéantar ar an gclár ach ceachaitheoir ama in ionad doiciméad beo
Líonann a lán gcomhlachta an clár ag an am ar thosaigh siad air — go minic mar thoradh ar cheist ó chustaiméir nó ó chuntasóir — agus measann siad go bhfuil sé críochnaithe ó shin. Ach bíonn próiseáil na linne inniu go dona ar fhad taobh thiar ag fás tríd dhá bhliain: tagann pacáiste leabharláimh nua, cuirtear an uirlis HR in ionad a chéile, nó tosófar ar litir nuachta trí ardán eile. Mura ndéantar an clár a ghealadh ar bhealach céanna, tagann difríochtaí suas idir rud a bhraistint ar pháipéar agus rud a tharlóíonn i ndáiríribh. Is gnách go n-aimhníonn duine an difríochta sin ach amháin nuair a bhíonn gá ag duine don taifeadtán: ag freagairt ar cheist ó dhuine nó nuair a bhíonn learthannas ar siúl, nó i ndiaidh scinn sonraí.
Is é an croílár den bhreacadh seo gur gnách go ndíritear ar an taifead mar thionscadal agus nach ionann sin agus próiseas a bhíonn ann. Níl am leagtha síos ar bith ann a dhéantar a sheiceáil, agus níl duine ar bith ina fhreagracht leanúnach air. léigh conas is féidir le clár mar seo go gnách a bheith nuashonraithe ina dhiaidh sin nuair a bheidh sé ceangailte do na huirlisí atá in úsáid agat cheana féin, in ionad é a bheith fianaithe ar leithligh i ndoiciméad Word.
Earráid 2: ní théann ach na córais thubaistí isteach san chlársiúchán
Earráid dhara bharrantúil is ea gur ní bhítear ach na próiseálacha "móra" a áiríomh: an córas CRM, an riarachán tuarastail, b'fhéidir an siopa gréasáin. Cuirtear próiseálacha níos lú nó níos less infheidhme ar leataobh, agus go díreach chomh maith sin faoi bhraistint an GDPR atá siad. Smaoinigh ar liosta Excel le sonraí na gcustaiméirí a chothabháiltear taobh le taobh an CRM, grúpa WhatsApp ina bhfuil uimhreacha gutháin na gcustaiméirí freisin, nó córas ordúcháin scartha do thaispeánlann. Baineann uirlisí SaaS atá i bhfeidhm go fóill, ar nós aip pleanála, seirbhís sínithe leictreonacha nó uirlis d'fhaisnéis ama, le bheith san chlársiúchán, fiú más iad nach raibh ach a chur isteach "go tapa".
Eascraíonn an earráid seo de ghnáth ó mhíthuiscint, ní ó dhífhostú: níl a lán fhostóirí ar an eolas go díreach faoi na huirlisí laistigh dá n-eagraíochta a bhíonn ag próiseáil sonraí pearsanta. Cabhraíonn forbhreathnú ar uirlisí SaaS aitheanta le sú an bhailbhéim seo a laghdú; sa chnuasach eolais faighidh tú ar gach ábhar mínithe cathain a thagann uirlis faoi bhraistint an GDPR.
Earráid 3: críoch agus téarma feidhme á bhformhuiniú ró-bhocht
Is sa bhraistint an chlársiúcháin féin atá an tríú earráid choitianta. I gcomhair gach próiseála ba chóir dúinn críoch nithiúil, bunús, agus treoir ar cé chomh fada is a bhéarfar na sonraí ar fholuain. Sa chleachtas déantar seo a líonadh go minic le foirmlithe ar nós "riarachán gnó" nó "fad is gá". Níl sé ina earráid sa mhéid a fhágann sé an chlársiúchán neamhbhailí, ach is lú is fú an chlársiúchán: ní thugann sé freagra ar an gceist cén fáth a gcoinníonn tú sonraí agus cathain ba chóir dóibh a scriosadh.
Feidhmíonn an RGPD féin ar dheis an phrionsabail ceangail-go-dán agus srian stórála, gan teorainneacha socraithe a leagan síos — bíonn na teorainneacha sin difriúil ag brath ar chineál an bhailchais agus ar thionscal. Dá bhrí sin, tá clár a dhéanann seo nithiúil do gach próiseáil níos fiúntaí ná clár a úsáideann an fhoirmliú ginearálta céanna i ngach áit.
Conas a sheachaint seo sa bhealach praiticiúil
Is é an snáithe dearg taobh thiar na bhfaillí sin gur bhraithítear ar chláir mar ghníomh aonuaire in ionad a bheith mar chuid den oibríochtú. Is gnás maith an clár a nascadh le pointí a tharlaíonn ar aon chaoi: uirlis nua a cheannach, soláthraí a athrú, nó an comhrá bliantúil leis an cuntasóir. Ar na pointí sin, tá sé loighciúil a bheith ag féachaint freisin ar cibé an bhfuil an clár fós cruinn.
Cabhraíonn sé freisin roimh ré a leagan síos cé taobh istigh de do eagraíochtsa atá i bhfeidhm air a bhí i bhfeidhm ar a bheith ag tabhairt aire dó, fiú más duine amháin a bheidh ann taobh thiar de thascanna eile. Gan úinéir ann, bíonn an nuashonrú ag brath ar sheans. Má thagann dúshlán ort ar chás ar leith, mar shampla, ar chóir go mbeadh uirlis ar leith san chláir nó nach mbeadh, gheofar i ceisteanna coitianta gearr-fhreagra praiticiúil go minic ann, agus an áit a bhfuil sé san téacs oifigiúil ann.
Ar thaitin leat a fhéiceáil cén leagan atá ar do chláir féin bunaithe ar na huirlisí atá á n-úsáid agat cheana, gan nach mór a bhí ar gá duit a dhéanamh de láimh? Déan an scan-tapa saor in aisce nó cruthaigh cuntas gnó a fhéiceáil cad a rachadh sa chláir do do chás.