Dažniausia klaida vertinant duomenų tvarkytoją su nurodytomis sąlygomis, yra ta, kad įmonės pasirašo dokumentą netikrinę, kas tame santykiuose turi kokį vaidmenį. Duomenų tvarkytojo su nurodytomis sąlygomis sutartis reglamentuoja susitarimus tarp duomenų valdytojo, kuris nustato, kodėl ir kaip tvarkomi duomenys, ir duomenų tvarkytojo, kuris tai atlieka jo įsakymu. Jei šis vaidmenų pasiskirstymas nėra patikrintas, kartais pasirašote dokumentą, kuris iš viso nepritaikomas jūsų situacijai, arba jums paprasčiausiai trūksta sutarties, kuri turėjo būti.
Be to, dažnai klystamai tvarkomos dar trys sritys: papildomi duomenų tvarkytojsai, kurie nemininti, saugumo priemonės, kurios aprašytos tik bendromis sąvokomis, ir nėra jokios sutarties dėl to, kas atsitinka su duomenimis, kai bendradarbiavimas baigiasi. Tai nėra smulkmenų, o tai, kam skirta duomenų tvarkytojo su nurodytomis sąlygomis sutartis: nustatyti, kas ir už ką atsakingas, kol bendradarbiavimas trunka, ir po to.
Nenumatomus vaidmenų pasiskirstymą
Duomenų tvarkytojo su nurodytomis sąlygomis sutartis remiasi fiksuotu pasiskirstymu: viena šalis nustato tvarkymo tikslą ir priemones, kita tą tvarkymą atlieka pagal nurodymą. Praktikoje šie vaidmenys kartais keičiasi priklausomai nuo užduoties. Buhalterija yra duomenų tvarkytoja kliento slaidos administravimui, bet duomenų valdytoja savo personalo duomenims. Jei kas nors pasirašo sutartį nenustačius šio vaidmens, negrįžtamai nežino, ar pasirašo tinkamas dokumentas. Pati BDAR aprašo šį vaidmenų pasiskirstymą, o EDPB gairės tai detaliai aptaria.
Papildomi duomenų tvarkytojsai, likę neįvardyti
Daugelis SaaS įrankių savo ruožtu įtraukia kitas šalis, pavyzdžiui, hostingui ar klientų aptarnavimui. Duomenų tvarkytojo su nurodytomis sąlygomis sutartis turėtų nurodyti, ar tai leidžiama, kokiomis sąlygomis ir ar jūs apie tai iš anksto informuojami. Jei šis nuostatas trūksta, jūs tiesiog nežinote, kurios šalys praktikoje turi prieigą prie duomenų, kuriuos pateikiate. Tai kaip tik ta informacija, kurią galite žinyno skyriui pasitikrinti prieš pradėdami pasirašinėti.
Saugumas, kuris išdėstytas tik bendriniais terminais
Sakinys, pvz., "imamos tinkamos techninės ir organizacinės priemonės" savaime sako mažai. Susitarimas, kuris eina toliau, konkrečiai nurodo, ką tos priemonės reiškia: šifravimas, prieigos kontrolė, atsarginės kopijos, pranešimo procedūros incidento metu. Kuo konkretiau tai nurodyta, tuo aiškiau matyti, ką tiekėjas iš tikrųjų daro. Palyginimui: apie puslapyje, kuriame paaiškiname, kaip patys tvarkome duomenis ir saugumą galite pamatyti, kaip tokia paaiškinančioji informacija praktiškai gali atrodyti.
Nėra susitarimo dėl bendradarbiavimo pabaigos
Kas atsitinka su duomenimis, kai kontraktas baigiasi? Ar jie grąžinami, sunaikinami, ar jie kur nors lieka? Tai vienas iš dažniausiai trūkstamų punktų, o kai bendradarbiavimas baigiasi, iš tiesų sunku vėliau susitarti. Duomenų tvarkymo sutartis, kurioje nieko apie tai neparašyta, jus palieka su spragimu administravimo dokumentuose būtent tada, kai jums jų mažiausiai reikia.
Kaip to išvengti
Dauguma šių klaidų atsiranda ne dėl nenorumo, o dėl laiko trūkumo: duomenų tvarkymo sutartis laikoma formaliniu dokumentu, o iš esmės yra keturi ar penki konkretūs punktai. Prieš pasirašydami, patikrinkite šiuos punktus ir paprašykite tiekėjo paaiškinti, jei ko nors trūksta arba formuluojama neaiškiai. Jei abejojate dėl konkrečios nuostatos, pasitarkite su teisininku arba, jei kyla klausimų dėl pačios BDAR aiškinimo, kreipkitės į Duomenų apsaugos priežiūros institucija. Atsakymus į dažnai užduodamus klausimus apie tokius dokumentus taip pat rasite čia dažnai užduodami klausimai apie duomenų tvarkymo sutartis.
Šis paaiškinimas skirtas padėti jums suprasti, kas turėtų būti duomenų tvarkymo sutartyje, o ne vertinti, ar konkretus dokument, kurį gavote, atitinka reikalavimus. Kaip mes priėjome prie šios informacijos ir kokie šaltiniai yra jos pagrindas, skaitykite puslapis apie tai, kaip tai veikia.
Ar norite greitai pamatyti, kur stovi jūsų įmonė? Atlikite nemokamą greitą patikrą arba peržiūrėkite žinių banko temas, kad pamatytumėte, kuris žingsnis jūsų situacijai yra aktualus.