Yleisin virhe tietojenjalostajan sopimusta arvioitaessa on, että yritykset allekirjoittavat asiakirjan tarkistamatta, kuka tässä suhteessa on millä roolilla. Tietojenjalostajan sopimus määrittää sopimusehdot rekisterinpitäjän välillä, joka määrittää, miksi ja miten tietoja käsitellään, ja tietojenjalostajan välillä, joka tekee sen toimeksiannosta. Jos tätä roolijakoa ei tarkisteta, allekirjoitat joskus asiakirjan, joka ei koske lainkaan omaa tilannettasi, tai sinulla puuttuu sopimus, jonka olisi pitänyt olla olemassa.
Lisäksi virheet esiintyvät usein kolmessa muussa tapauksessa: alihankkijat, joita ei ole mainittu, turvatoimet, jotka on kuvattu vain yleisesti, ja minkäänlaisia sopimuksia siitä, mitä tiedoille tapahtuu, kun yhteistyö päättyy. Nämä eivät ole pieniä yksityiskohtia vaan se, mihin tietojenjalostajan sopimus on tarkoitettu: määrittää, kuka on vastuussa mistäkin niin kauan kuin yhteistyö kestää, ja myös sen jälkeen.
Roolijaon tarkistamatta jättäminen
Tietojenjalostajan sopimus perustuu kiinteään jakoon: toinen osapuoli määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keinot, toinen suorittaa käsittelyn ohjeiden mukaisesti. Käytännössä nämä roolit vaihtuvat joskus tehtävittäin. Kirjanpitopalvelu on tietojenjalostaja asiakkaan palkanlaskennassa, mutta rekisterinpitäjä omien henkilöstötietojensa osalta. Sopimuksen allekirjoittava osapuoli, joka ei määritä tätä roolia, ei ole varma, että oikea asiakirja allekirjoitetaan. Itse GDPR kuvaa tätä roolitusta, ja EDPB:n ohjeet käsittelevät sitä kattavasti.
Alihankkijat, joita ei ole nimetty
Monet SaaS-työkalut puolestaan palkkaaavat muita osapuolia, esimerkiksi isäntäpalvelua tai asiakaspalvelua varten. Tietojenjalostajan sopimuksessa on oltava maininta siitä, onko se sallittua, millä ehdoilla ja saatko siitä ennakkotiedon. Jos tämä määräys puuttuu, et yksinkertaisesti tiedä, millä osapuolilla on käytännössä pääsy toimittamiisi tietoihin. Tämä on juuri sitä tietoa, jonka voit löytää tietokannastamme aiheittain ennen kuin allekirjoitat.
Turvallisuus, joka on kuvattu vain yleisesti
Lause kuten "asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet toteutetaan" ei sinänsä kerro paljoakaan. Sopimus, joka menee pidemmälle, määrittelee konkreettisesti, mitä nämä turvatoimet sisältävät: salaus, pääsynvalvonta, varmuuskopiot, varoitusmenettelyt poikkeaman yhteydessä. Mitä tarkemmin se on määritelty, sitä selkeämmin näkyy, mitä toimittaja todellisuudessa tekee. Vertailun vuoksi: sivulla jossa kuvaamme, miten käsittelemme itse tietoja ja turvallisuutta näet, miltä tällainen selitys käytännössä voi näyttää.
Ei sopimusta yhteistyön lopusta
Mitä tiedoille tapahtuu sopimuksen päättyessä? Palautetaanko ne, hävitetäänkö ne vai jäävätkö ne jonnekin? Tämä on yksi useimmiten puuttuvista kohdista, vaikka juuri yhteistyön päätyttyä on vaikeaa sopia ehdoista jälkikäteen. Tietojenjalostajan sopimus, joka ei puhu tästä, jättää sinut hallinnonpuutteen kanssa juuri silloin, kun sitä vähiten tarvitset.
Kuinka voit välttää tämän
Suurin osa näistä virheistä ei johdu haluttomuudesta vaan aikapulasta: tietojenjalostajan sopimusta käsitellään yksinkertaisena paperisopimuksena, kun se sisältyy neljään tai viiden konkreettisen pisteen osalta. Tarkista nämä pisteet ennen kuin allekirjoitat, ja kysy lisää toimittajalta, jos jokin puuttuu tai on epäselvä. Jos olet epävarma tietystä määräyksestä, ota yhteyttä lakimieheen tai, GDPR:n itsensä tulkintaa koskevissa kysymyksissä, Tietosuojaviranomaiseen. Vastauksia näiden asiakirjojen kaltaisiin usein esitettyihin kysymyksiin löydät myös usein kysytyt kysymykset tietojen käsittelyä koskevia sopimuksia koskevat.
Tämä selitys on tarkoitettu auttamaan teitä ymmärtämään, mitä tietojen käsittelyä koskevassa sopimuksessa tulee olla, ei arvioimaan, vastaako tietty vastaanottamanne asiakirja vaatimuksia. Kuinka olemme päätyneet tähän tietoon ja mitkä lähteet siihen perustuvat, voit lukea osoitteesta sivulla siitä, kuinka se toimii.
Haluatteko nähdä nopeasti, missä yrityksenne on? Suorita ilmainen pika-tarkistus tai selaile tietopankissa olevia aiheita nähdäksenne, mikä vaihe on relevantti tilanteessanne.