Най-честата грешка при оценката на договор с обработител на данни е, че компаниите подписват документа без да проверят кой в тази връзка има каква роля. Договорът с обработител на данни уредява договореностите между отговорния за обработката, който определя защо и как се обработват данните, и обработител на данни, който го прави по поръчка. Ако тази разпределение на ролите не се проверява, понякога подписвате документ, който изобщо не се отнася до вашата ситуация, или пропускате именно договор, който е трябвало да има.
Освен това часто възникват проблеми в три други точки: подобработители, които не са посочени, мерки за сигурност, които са описани само в общи термини, и никакво споразумение какво се случва с данните, когато сътрудничеството спре. Това не са малки детайли, а същественото съдържание на договора с обработител на данни: установяване кой отговаря за какво, докато сътрудничеството продължава и след края му.
Непроверяване на разпределението на ролите
Договорът с обработител на данни исходи от фиксирано разпределение: едната страна определя целта и средствата на обработката, другата я осъществява по указание. На практика тези роли понякога се променят за всяка поръчка. Счетоводен кантор е обработител на данни за администрирането на заплатите на клиент, но отговорен за обработката на собствените си персонални данни. Когато някой подпише договор без да определи тази роля, не е сигурен дали подписания документ е правилен. Самата GDPR описва тази разпределение на ролите, а указанията на EDPB се занимават подробно с това.
Подобработители, които остават неупоменати
Много SaaS инструменти от своя страна привличат и други страни, например за хостинг или за обслужване на клиенти. Договорът с обработител на данни трябва да посочи дали това е допустимо, при какви условия и дали ще бъдете информирани предварително. Ако липсва това положение, просто не знаете кои страни на практика имат достъп до данните, които предоставяте. Това е точно вида информация, която можете да намерите в нашата онлайн библиотека по темата преди да подпишете.
Сигурност, която е описана само в общи термини
Изречение като "приемат се подходящи технически и организационни мерки" само по себе си казва малко. Договор, който е по-подробен, посочва конкретно какво означават тези мерки: криптиране, контрол на достъпа, резервни копия, процедури за уведомление при инцидент. Колкото по-конкретно е определено това, толкова по-ясно е какво действително прави един доставчик. За сравнение: на страницата, където описваме как ние самите обработваме данни и сигурност, можете да видите как такова обяснение може да изглежда на практика.
Никакво споразумение за края на сътрудничеството
Какво се случва с данните, когато договорът приключи? Те се връщат, унищожават или остават някъде? Това е един от пунктовете, който най-често липсва, докато е трудно да се направят договорености, след като сътрудничеството е завършило. Договор с обработител на данни, който не казва нищо по този въпрос, ви оставя с пропуск в администрацията точно когато не можете да го ползвате.
Как да избегнете това
Повечето от тези грешки възникват не защото нямат воля, а поради липса на време: договорът с обработител на данни се възприема като формалност, докато по същество е въпрос на четири или пет конкретни точки. Прегледайте тези точки преди да подпишете и попитайте доставчика, ако нещо липсва или е неясно формулирано. Ако се усъмните относно конкретно положение, консултирайте се с правник или, при въпроси относно тълкуването на самата GDPR, със съответния орган. Отговори на често задавани въпроси за този вид документи намирате също под често задавани въпроси относно договорите за обработка на данни.
Това обяснение е предназначено да ви помогне да разберете какво трябва да бъде включено в един договор за обработка на данни, а не да преценявам дали конкретен документ, който получихте, отговаря на изискванията. Как достигнахме до тази информация и кои са източниците, на които се основава, можете да прочетете на страницата за начина на работата.
Искате ли да видите бързо как стои вашия бизнес? Направете безплатната бърза проверка или разгледайте темите в базата знания, за да видите кой етап е подходящ за вашата ситуация.