Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά την αξιολόγηση μιας σύμβασης επεξεργασίας είναι ότι τα επιχειρήματα υπογράφουν το έγγραφο χωρίς να ελέγχουν ποιος σε αυτή τη σχέση έχει ποιο ρόλο. Μια σύμβαση επεξεργασίας ρυθμίζει τις συμφωνίες μεταξύ ενός υπευθύνου επεξεργασίας, ο οποίος καθορίζει το σκοπό και τον τρόπο της επεξεργασίας των δεδομένων, και ενός επεξεργαστή, ο οποίος το κάνει κατά εντολή. Εάν δεν ελεγχθεί αυτή η κατανομή ρόλων, τότε μπορεί να υπογράψετε ένα έγγραφο που δεν ισχύει καθόλου στην κατάstaσή σας, ή μπορεί να χάσετε μια σύμβαση που θα έπρεπε να υπάρχει.
Επιπλέον, τα προβλήματα συχνά προκύπτουν σε τρία άλλα σημεία: υποεπεξεργαστές που δεν αναφέρονται, μέτρα ασφάλειας που περιγράφονται μόνο σε γενικούς όρους, και καμία συμφωνία σχετικά με το τι συμβαίνει στα δεδομένα μόλις η συνεργασία σταματήσει. Αυτά δεν είναι μικρές λεπτομέρειες αλλά η ουσία του σκοπού μιας σύμβασης επεξεργασίας: να καθορίσουν ποιος είναι υπεύθυνος για τι, όσο διαρκεί η συνεργασία και μετά.
Δεν ελέγχεται η κατανομή ρόλων
Μια σύμβαση επεξεργασίας ξεκινά από μια σταθερή κατανομή: το ένα μέρος καθορίζει το σκοπό και τα μέσα της επεξεργασίας, το άλλο εκτελεί την επεξεργασία σύμφωνα με τις οδηγίες. Στην πράξη, αυτοί οι ρόλοι μερικές φορές εναλλάσσονται ανά εργασία. Ένα λογιστικό γραφείο είναι επεξεργαστής για τη διαχείριση μισθών ενός πελάτη, αλλά υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δικά του προσωπικά δεδομένα του προσωπικού. Όποιος υπογράφει μια σύμβαση χωρίς να καθορίσει αυτό το ρόλο, δεν είναι σίγουρος εάν υπογράφεται το σωστό έγγραφο. Η ίδια η GDPR περιγράφει αυτή την κατανομή ρόλων, και οι κατευθυντήριες γραμμές του EDPB το αναλύουν λεπτομερώς.
Υποεπεξεργαστές που παραμένουν αναφερόμενοι
Πολλά εργαλεία SaaS με τη σειρά τους συνδέονται με άλλες κατοχές, για παράδειγμα για φιλοξενία ή εξυπηρέτηση πελατών. Μια σύμβαση επεξεργασίας θα πρέπει να αναφέρει εάν αυτό επιτρέπεται, υπό ποιους όρους και εάν ενημερώνεστε εκ των προτέρων. Εάν αυτή η διάταξη λείπει, τότε απλώς δεν γνωρίζετε ποια μέρη έχουν στην πράξη πρόσβαση στα δεδομένα που παρέχετε. Αυτό είναι ακριβώς το είδος των πληροφοριών που μπορείτε να διαβάσετε στη βάση γνώσης ανά θέμα πριν θέσετε την υπογραφή σας.
Ασφάλεια που αναφέρεται μόνο σε γενικούς όρους
Μια φράση όπως "λαμβάνονται κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα" δεν λέει πολλά καθ' αυτή. Μια σύμβαση που πηγαίνει παραπέρα ονοματίζει συγκεκριμένα τι σημαίνουν αυτά τα μέτρα: κρυπτογράφηση, έλεγχος πρόσβασης, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, διαδικασίες ειδοποίησης κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος. Όσο πιο λεπτομερώς καθορίζεται αυτό, τόσο πιο σαφές είναι τι κάνει στην πράξη ένας προμηθευτής. Προς σύγκριση: στη σελίδα σχετικά με το πώς εμείς οι ίδιοι χειριζόμαστε τα δεδομένα και την ασφάλεια μπορείτε να δείτε πώς μια τέτοια εξήγηση μπορεί να φαίνεται στην πράξη.
Καμία συμφωνία για το τέλος της συνεργασίας
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα μόλις το συμβόλαιο σταματήσει; Επιστρέφονται, καταστρέφονται ή παραμένουν κάπου; Αυτό είναι ένα από τα σημεία που συχνά λείπουν, ενώ είναι ακριβώς μετά το τέλος μιας συνεργασίας που είναι δύσκολο να συμφωνήσουμε εκ νέου. Μια σύμβαση επεξεργασίας που δεν λέει κανένα σχόλιο σχετικά με αυτό, σας αφήνει με ένα κενό στη διαχείρισή σας ακριβώς τη στιγμή που χρειάζεστε το λιγότερο.
Πώς το αποφεύγετε αυτό
Τα περισσότερα από αυτά τα λάθη δεν προκύπτουν από έλλειψη θέλησης αλλά από έλλειψη χρόνου: μια σύμβαση επεξεργασίας θεωρείται ως απαραίτητη ενώ περιεχοματικά αφορά τέσσερα ή πέντε συγκεκριμένα σημεία. Ελέγξτε αυτά τα σημεία προτού υπογράψετε και κάντε περισσότερες ερωτήσεις στον προμηθευτή εάν κάτι λείπει ή διατυπώνεται ασαφώς. Εάν αμφιβάλλετε σχετικά με μια συγκεκριμένη διάταξη, συμβουλευθείτε έναν δικηγόρο ή, για ερωτήσεις σχετικά με την ερμηνεία της ίδιας της GDPR, την αρχή προστασίας δεδομένων. Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις σχετικά με τέτοια έγγραφα θα βρείτε επίσης σε οι συχνές ερωτήσεις σχετικά με τις συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων.
Αυτή η εξήγηση προορίζεται να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τι θα πρέπει να περιλαμβάνεται σε μια συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, όχι για να αξιολογήσετε εάν ένα συγκεκριμένο έγγραφο που λάβατε συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις. Πώς φτάσαμε σε αυτές τις πληροφορίες και ποιες πηγές βρίσκονται στη βάση τους, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα σχετικά με το πώς λειτουργεί η σελίδα σχετικά με το πώς λειτουργεί.
Θέλετε να δείτε γρήγορα πού βρίσκεται η επιχείρησή σας; Κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα της βάσης γνώσεων για να δείτε ποιο βήμα είναι σχετικό για την κατάστασή σας.