Az alanyi jog iránti kérelem az alábbi személytől indulhat: olyan személy, akinek a személyes adatait feldolgozza, és aki ezen keresztül a GDPR által adott jogok egyikét gyakorolja. Ez túlmegy az ismertebb két formán, a hozzáférésen és a törlésén. A rendelet biztosít továbbá a helyesbítéshez való jogot, a feldolgozás korlátozásához való jogot, az adathordozhatósághoz való jogot és az ellentmondás jogát egy adott feldolgozás tekintetében. Mindezek a kérelmek ugyanazt a kategóriát képezik és ugyanazt a kötelezettséget idézik elő: válaszolnia kell rájuk.
Ennek a témának az egyik leggyakrabban figyelmen kívül hagyott részlete az, hogy a kérelmeknek nincs rögzített formájuk. Az ügyfél, aki egy közönséges e-mailben azt írja, hogy "tudni szeretném, mit tárolnak rólam", vagy egy volt munkavállaló, aki a pulthoz lépve azt mondja, hogy "töröljék ki a nevemet a rendszerből", ezzel már benyújtott egy kérelmet, még formulár nélkül, a GDPR szó használata nélkül, és még akkor is, ha nem egy kijelölt kapcsolattartón keresztül érkezik. Éppen ez az informális benyújtás az, ahol gyakran hibáznak: nem a kérelem teljesítésénél, hanem annak felismerésénél.
Mely jogok tartoznak az alanyi jog iránti kérelem alá
A GDPR számos, egymással összefüggő jogot biztosít annak, akinek az adatait feldolgozza. A hozzáférés azt jelenti, hogy az illető megtudhatja, milyen adatait tartja és mire használja. A helyesbítés azt jelenti, hogy a helytelen adatokat korrigálni kell. A törlés, amelyet a felejtéshez való jognak is szokás nevezni, azt jelenti, hogy bizonyos helyzetekben az adatokat törölni kell. A korlátozás azt jelenti, hogy az adatokat ideiglenesen nem szabad felhasználni, például a helyessége kapcsán vita alatt. Az adathordozhatóság arra ad lehetőséget, hogy az illető a maga által szolgáltatott adatokat szokásos formátumban megkapja. Az ellentmondás joga pedig lehetővé teszi az illető számára, hogy egy adott feldolgozással szemben tiltakozzon, például a saját adatainak marketingcélú felhasználása ellen.
Ezen jogok közül egyik sem feltétel nélküli. A GDPR mindegyik joghoz saját feltételeket és kivételeket fűz, és hogy egy kérelmet valóban teljesíteni kell-e, a konkrét helyzetektől függ. Ez pedig pontosan az az oka, hogy az általános magyarázat itt soha nem helyettesítheti az egyes esetre vonatkozó határozathozatalt.
Miért nehezebb az elismerés, mint a kezelés
Számos vállalat a kérés utáni folyamatra összpontosít: ki válaszol, milyen határidőn belül, milyen dokumentummal. Ez jogos, de ez nem az első szűk keresztmetszet. Az első szűk keresztmetszet az, hogy a kérés ritkán érkezik be azon a csatornán, amelyet erre beállított volna. A telefonnal felválaszoló munkatárshoz érkezik, az ügyfélszolgálati postaláda kezeléséről gondoskodó kollégához, vagy ahhoz a szervezeti vezetőhöz, aki éppen a recepción áll. Ha a szervezet senki nem tudja, hogy egy ilyen mondat már maga is egy kérés, az óra akkor kezd Ön számára futni, anélkül hogy ezt tudomása volna.
Ez az oka annak is, hogy a felügyeleti hatóságok iránymutatásaikban hangsúlyozzák, hogy a kérés nem kötött egy meghatározott csatornára vagy egy adott megfogalmazásra. A felelős szervezet, nem a kérelmező, viseli a terhet a kérés felismeréséről, amint azt benyújtják. a tájékoztató, amely magyarázatot nyújt az érintett jogaihoz részletesebben kitér arra, hogy az egyes jogokhoz képest mi számít érvényes kérésnek és mi nem.
Mit jelent ez a szervezete számára
A gyakorlatban a legjobb megoldás, ha mindenki, aki ügyfélkapcsolattal rendelkezik, tudja, hogy olyan kifejezések, mint "távolítson el engem az adatbázisotokból" vagy "küldjön el mindent, amit rólam tudnak", egy jel arra, hogy ezt át kell adni annak, aki a kéréseket kezel. Ez nem jogi képzés, hanem egy minta felismerése. Csak azután, hogy a kérés felismerésre kerül és továbbítódik, merül fel a kérdés, hogy hogyan azonosítja azt, pontosan mit kell szolgáltatnia, és milyen időtartamon belül.
Az AVG maga egy hónapos időtartamot nevez meg a kérésre adott válaszhoz, lehetőséggel ennek meghosszabbítására bonyolultabb esetekben. Ez az időtartam azon pillanattól kezdődik számítani, amikor a kérés beérkezik, nem pedig attól, hogy a megfelelő személynél megérkezik. Aki ezt az időpontot szeretné figyelemmel kísérni anélkül, hogy manuálisan kellene nyomon követnie, ezt automatikusan indító rendszeren keresztül teheti. hogyan követi nyomon a gdpria.eu ezt az időtartamot megmutatja, milyen alapokon nyugszik az automatizálás.
Mit tehet, ha kétségei vannak
Nem minden olyan üzenet, amely kérésnek tűnik, az valójában az, és nem minden kérést kell teljes mértékben teljesíteni. A kétség ebben az esetben a végrehajtáshoz tartozik, nem az alapvető felismeréshez: amint valaki azt jelzi, hogy jogait szeretné gyakorolni, az Önre hárul, hogy ezt komolyan kezelje és értékelje, szükség esetén egy jogásszal vagy az Adatvédelmi Hatósággal konzultálva, hogy pontosan mit kell tenni. válaszok azokra a kérdésekre, amelyeket a vállalatok gyakran felesznek ezzel kapcsolatban néhány ilyen határesettel foglalkozik.
Szeretné tudni, hogy szervezete hol áll, mielőtt ténylegesen beérkezne egy kérés? A ingyenes gyorsértékelés a adatvédelmi incidens és kérések néhány kérdésben világosan láthatók nyújt egy első jelzést, és a tudásbázis mindegyik jogot elmagyaráz az AVG alapján, a forrásleírással együtt.