Ένα αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων είναι οποιοδήποτε αίτημα από κάποιον του οποίου τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε, με το οποίο εκείνο το άτομο ασκεί ένα από τα δικαιώματα που του παρέχει ο GDPR. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από τις δύο πιο γνωστές μορφές, πρόσβαση και διαγραφή. Ο κανονισμός αναγνωρίζει επίσης το δικαίωμα διόρθωσης, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, το δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων και το δικαίωμα ένστασης κατά μιας ορισμένης επεξεργασίας. Όλα αυτά τα αιτήματα εμπίπτουν στην ίδια κατηγορία και εγείρουν την ίδια υποχρέωση: πρέπει να ανταποκριθείτε.
Η λεπτομέρεια που συχνά παραβλέπεται σε αυτό το θέμα είναι ότι ένα αίτημα δεν χρειάζεται μια συγκεκριμένη μορφή. Ένας πελάτης που γράφει σε ένα απλό email "θέλω να μάθω τι έχετε γι' εμένα" ή ένας πρώην υπάλληλος που λέει στο δέσμιο "μπορώ να αφαιρεθώ από το σύστημά σας" υποβάλλει ήδη ένα αίτημα, ακόμη και χωρίς φόρμα, χωρίς να χρησιμοποιήσει τη λέξη GDPR και χωρίς να έρχεται μέσω μιας ορισμένης επαφής. Ακριβώς αυτή η άτυπη παραλαβή είναι που συχνά δημιουργεί προβλήματα: όχι κατά την εκτέλεση του αιτήματος, αλλά κατά την αναγνώρισή του.
Ποια δικαιώματα εμπίπτουν σε ένα αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων
Ο GDPR παρέχει σε κάποιον του οποίου τα δεδομένα επεξεργάζεστε έναν αριθμό αλληλοσχετιζόμενων δικαιωμάτων. Η πρόσβαση σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να γνωρίζει ποια δεδομένα έχετε για αυτόν και για ποιο λόγο. Η διόρθωση σημαίνει ότι τα ανακριβή δεδομένα πρέπει να μπορούν να διορθωθούν. Η διαγραφή, επίσης γνωστή ως το δικαίωμα να ξεχαστείτε, σημαίνει ότι τα δεδομένα πρέπει να διαγραφούν σε ορισμένες περιπτώσεις. Ο περιορισμός σημαίνει ότι τα δεδομένα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν προσωρινά, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια μιας συζήτησης σχετικά με την ακρίβειά τους. Η φορητότητα δίνει σε κάποιον το δικαίωμα να λάβει δεδομένα που έχει παράσχει ο ίδιος σε ένα κοινό μορφότυπο. Και η ένσταση δίνει σε κάποιον τη δυνατότητα να αντιταχθεί σε μια ορισμένη επεξεργασία, για παράδειγμα κατά της χρήσης των δεδομένων του για marketing.
Κανένα από αυτά τα δικαιώματα δεν είναι άνευ όρων. Ο GDPR συνδέει τις δικές του προϋποθέσεις και εξαιρέσεις σε κάθε δικαίωμα, και το αν ένα αίτημα πραγματικά πρέπει να ικανοποιηθεί εξαρτάται από την κατάσταση. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο γενική εξήγηση εδώ δεν μπορεί ποτέ να αντικαταστήσει μια απόφαση σχετικά με ένα συγκεκριμένο περιστατικό.
Γιατί η αναγνώριση είναι δυσκολότερη από την επεξεργασία
Πολλές εταιρείες εστιάζουν την προσοχή τους στη διαδικασία μετά από ένα αίτημα: ποιος ανταποκρίνεται, σε ποια χρονική περίοδο, με ποιο έγγραφο. Αυτό είναι σωστό, αλλά δεν είναι το πρώτο εμπόδιο. Το πρώτο εμπόδιο είναι ότι ένα αίτημα σπάνια φθάνει μέσω του καναλιού που έχετε δημιουργήσει. Φθάνει στον υπάλληλο που απαντά το τηλέφωνο, στον συνάδελφο που διαχειρίζεται το κουτί αλληλογραφίας εξυπηρέτησης πελατών, ή στον διευθυντή γραφείου που τυχαίνει να βρίσκεται στο δωμάτιο υποδοχής. Αν κανείς στην οργάνωση δεν γνωρίζει ότι μια τέτοια φράση είναι ήδη ένα αίτημα, το χρονόμετρο ξεκινά για σας χωρίς να το ξέρετε.
Αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο οι εποπτικές αρχές στις κατευθυντήριες γραμμές τους τονίζουν ότι ένα αίτημα δεν περιορίζεται σε ένα συγκεκριμένο κανάλι ή μια συγκεκριμένη διατύπωση. Η υπεύθυνη οργάνωση, όχι το υποκείμενο των δεδομένων, φέρει το βάρος της αναγνώρισης ενός αιτήματος όταν γίνεται. η τράπεζα γνώσης με εξήγηση ανά δικαίωμα του υποκειμένου των δεδομένων εξετάζει λεπτομερέστερα τι για καθένα από αυτά τα δικαιώματα υπολογίζεται ως έγκυρο αίτημα και τι όχι.
Τι αυτό σημαίνει για την οργάνωσή σας
Στην πράξη, λειτουργεί καλύτερα αν όλοι οι ειδικευόμενοι στην επικοινωνία με πελάτες γνωρίζουν ότι φράσεις όπως «αφαιρέστε με από την κατάστασή σας» ή «στείλτε μου όλα όσα έχετε γι' εμένα» είναι ένα σήμα για να τα περάσουν σε αυτόν που χειρίζεται τα αιτήματα. Δεν είναι νομική κατάρτιση, είναι αναγνώριση ενός μοτίβου. Μόνο όταν το αίτημα έχει αναγνωριστεί και περαστεί, τίθεται το ερώτημα πώς το αναγνωρίζετε, τι ακριβώς πρέπει να παράσχετε και σε ποια προθεσμία.
Η ίδια η GDPR ορίζει για την απάντηση σε ένα αίτημα μια προθεσμία ενός μήνα, με τη δυνατότητα να την παρατείνετε σε πιο περίπλοκες περιπτώσεις. Η προθεσμία αυτή αρχίζει να υπολογίζεται από τη στιγμή που το αίτημα έγινε, όχι από τη στιγμή που φτάνει στο σωστό άτομο. Αν θέλετε να παρακολουθήσετε αυτή τη στιγμή χωρίς να την θυμάστε χειροκίνητα, μπορείτε να τη ρυθμίσετε μέσω ενός συστήματος που ξεκινά το ρολόι αυτόματα. πώς το gdpria.eu παρακολουθεί αυτή τη προθεσμία δείχνει τη βάση στην οποία στηρίζεται αυτή η αυτοματοποίηση.
Τι μπορείτε να κάνετε αν έχετε αμφιβολίες
Όχι κάθε μήνυμα που μοιάζει με αίτημα είναι όντως αίτημα, και όχι κάθε αίτημα πρέπει να εκπληρωθεί πλήρως. Η αμφιβολία σχετικά με αυτό αποτελεί μέρος της εκτέλεσης, όχι της αναγνώρισης: μόλις κάποιος δηλώσει ότι θέλει να ασκήσει ένα από τα δικαιώματά του, είναι δική σας ευθύνη να το αντιμετωπίσετε σοβαρά και να το αξιολογήσετε, ενδεχομένως με τη βοήθεια ενός δικηγόρου ή της Αρχής Προστασίας Δεδομένων, τι ακριβώς πρέπει να γίνει. απαντήσεις σε ερωτήσεις που οι επιχειρήσεις θέτουν συχνά γι' αυτό αντιμετωπίζει έναν αριθμό αυτών των οριακών περιπτώσεων.
Θέλετε να μάθετε πού βρίσκεται η οργάνωσή σας πριν λάβετε πραγματικά ένα αίτημα; Η δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση στο παραβίαση δεδομένων και αιτήματα σε μερικές ερωτήσεις κατανοητά δίνει μια πρώτη ένδειξη, και η βάση γνώσης εξηγεί ανά δικαίωμα τι λέει για αυτό η GDPR, με τη βιβλιογραφική αναφορά.