Rekisteröidyn pyyntö on kenen tahansa pyynnön, jonka osoitteesta sinulla on henkilötietoja käsiteltävinä, tekee henkilö käyttääkseen yhtä niistä oikeuksista, joita GDPR hänelle myöntää. Se menee pidemmälle kuin kaksi tunnetuinta muotoa, tarkastelu ja poistaminen. Asetuksessa on myös oikeus oikaistukseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen, oikeus tiedon siirrettävyyteen ja oikeus vastustaa tiettyä käsittelyä. Kaikki nämä pyynnöt kuuluvat samaan kategoriaan ja herättävät saman velvoitteen: sinun on vastattava niihin.
Yksityiskohta, joka yleisimmin huomioidaan väärin tässä aiheessa, on se, että pyyntö ei vaadi kiinteää muotoa. Asiakas, joka tavallisessa sähköpostissa kirjoittaa "haluan tietää, mitä minulla on" tai entinen työntekijä, joka tiskillä sanoo "voiko nimeni poistaa järjestelmästäsi", tekee näin jo pyynnön, ilman lomaketta, käyttämättä sanan GDPR ja ilman, että se tulee kiinteän yhteyshenkilön kautta. Juuri tämä epämuodollinen saapuminen on usein siellä, missä menee pieleen: ei pyynnön täytäntöönpanossa, vaan sen tunnistamisessa.
Mitkä oikeudet kuuluvat rekisteröidyn pyyntöön
GDPR antaa henkilölle, jonka tietoja sinulla on käsiteltävinä, joukon toisiinsa liittyviä oikeuksia. Tarkastelu tarkoittaa, että henkilö saa tietää, mitä tietoja hänellä on ja mihin tarkoituksiin. Oikaisu tarkoittaa, että virheelliset tiedot on voitava korjata. Poistaminen, jota kutsutaan myös oikeudeksi tulla unohdetuksi, tarkoittaa, että tiedot on poistettava tietyissä tilanteissa. Rajoittaminen tarkoittaa, että tietoja ei saa käyttää väliaikaisesti, esimerkiksi keskustelun aikana niiden oikeellisuudesta. Siirrettävyys antaa henkilölle oikeuden saada hänellä itse antamansa tiedot tavallisessa muodossa. Ja vastalause antaa henkilölle mahdollisuuden vastustaa tiettyä käsittelyä, esimerkiksi hänen tietojensa käyttöä markkinointiin.
Mikään näistä oikeuksista ei ole ehdoton. GDPR asettaa kullekin oikeudelle omat ehdot ja poikkeukset, ja se, onko pyyntö todella täytettävä, riippuu tilanteesta. Juuri siksi yleinen selitys täällä ei voi koskaan korvata arviota yksittäisestä tapauksesta.
Miksi tunnistaminen on hankalampaa kuin käsittely
Monet yritykset keskittävät huomionsa prosessiin pyynnön jälkeen: kuka vastaa, millä aikavälillä, millä asiakirjalla. Se on oikein, mutta se ei ole ensimmäinen pullonkaula. Ensimmäinen pullonkaula on se, että pyyntö harvoin saapuu kanavalla, jonka olet sille luonut. Se tulee henkilölle, joka vastaa puhelimeen, kollegalle, joka hallinnoi asiakaspalvelun postilaatikkoa, tai toimiston johtajalle, joka sattuu olemaan aulavalla. Jos kukaan organisaatiossasi ei tiedä, että tällainen lause on jo pyyntö, kello alkaa juoksee sinulle ilman, että tietäisit sen.
Tämä on myös syy siihen, miksi valvontaviranomaiset ohjeistuksissaan korostavat, että pyyntö ei ole sidottu tiettyyn kanavaan tai erityiseen muotoiluun. Vastuullinen organisaatio, ei rekisteröity henkilö, kantaa vastuun pyynnön tunnistamisesta heti, kun se tehdään. tietovaranto, jossa on selitys jokaisen rekisteröidyn oikeuden osalta käsittelee syvemmin sitä, mikä jokaiselle näistä oikeuksista lasketaan kelvolliseksi pyynnöksi ja mikä ei.
Mitä tämä tarkoittaa organisaatiollesi
Käytännössä paras tulos saavutetaan, kun jokainen, jolla on asiakaskontakteja, tietää, että lauseet kuten "poistakaa minut tietokannastanne" tai "lähetä kaikki, mitä teillä on minusta" ovat signaali välittää pyyntö sille henkilölle, joka käsittelee pyyntöjä. Tämä ei ole juridista koulutusta, vaan kuvion tunnistamista. Vasta kun pyyntö on tunnistettu ja välitetty, nousee esiin kysymys siitä, miten sen todentaa, mitä täsmälleen on toimitettava ja missä ajassa.
Asetuksessa (EU) 2016/679 itsessään määritellään pyynnön käsittelylle yhden kuukauden pituinen määräaika, ja sitä voidaan pidentää monimutkaisemmissa tapauksissa. Määräaika alkaa kulua siitä hetkestä, kun pyyntö on tehty, ei siitä, kun se saapuu oikealle henkilölle. Jos haluaa valvoa tätä ajankohtaa ilman, että joutuu muistamaan sitä manuaalisesti, voi antaa järjestelmän käynnistää kellon automaattisesti. kuinka gdpria.eu valvoo tätä määräaikaa näyttää, mille automatisoinnille se perustuu.
Mitä voit tehdä, jos olet epävarma
Kaikki viestit, jotka näyttävät pyynnöltä, eivät ole sitä, eikä jokaista pyyntöä tarvitse täysin hyväksyä. Epävarmuus tästä kuuluu toteutukseen, ei tunnistamiseen: kun joku ilmaisee haluavansa käyttää yhtä oikeuksistaan, sinun velvollisuutesi on käsitellä se vakavasti ja arvioida, mitä täsmälleen on tehtävä, tarvittaessa juristin tai Tietosuojavaltuutetun avulla. vastauksia kysymyksiin, joita yritykset usein esittävät tästä käsittelee useita näistä raja-alueista.
Haluatko tietää, missä organisaatiosi on ennen varsinaisen pyynnön saapumista? Ilmainen pika-arvio osoitteessa tietoturvaloukkaukset ja pyynnöt muutamalla kysymyksellä ymmärrettäviksi antaa alustavaa osoitusta, ja tietopankki selittää jokaisen oikeuden osalta, mitä asetus siitä sanoo, lähdeviite mukaan.