Se aplică GDPR și pentru afacerea mea dacă nu am personal?
Regulamentul general privind protecția datelor nu face nicio distincție în funcție de mărimea afacerii. În legea nu există nicio limită minimă pentru numărul de angajați sau cifra de afaceri sub care regulile nu se aplică. Hotărâtor este o singură întrebare: prelucrați date cu caracter personal? De îndată ce notați un nume de client, o adresă de e-mail, o adresă pentru o factură sau date despre un candidat, sunteți implicat într-o prelucrare în sensul GDPR, chiar dacă sunteți singura persoană din compania dvs.
În practică, aceasta înseamnă că aproape orice companie, de la activitate pe cont propriu la o mare întreprindere, cade într-o oarecare măsură în sfera de aplicare a GDPR. Diferența nu constă în dacă legea se aplică, ci în volumul și natura a ceea ce prelucrați: un zzp'er care factureaza trei clienți pe an are o sarcină practică diferită decât un magazin online cu mii de profiluri de clienți. Obligațiile devin mai grele pe măsură ce prelucrarea este mai riscantă sau mai vastă, dar principiul de bază rămâne același pentru toți.
Ce determină cu adevărat cât de greu cântărește GDPR pentru dvs.
GDPR are o singură excepție concretă legată de mărimea afacerii: obligația de a ține un registru al activităților de prelucrare nu se aplică în principiu organizațiilor cu mai puțin de 250 de angajați, cu excepția cazului în care prelucrarea nu este ocazională, prezintă un risc pentru drepturile persoanelor vizate, sau privește categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi datele de sănătate. În practică, majoritatea întreprinderilor mici și mijlocii se incadrează totuși într-una din aceste excepții, pur și simplu pentru că datele clienților sunt procesate în mod structural și deci nu sunt ocazionale. Excepția este deci mai restrânsă decât pare la prima vedere.
Mai important decât acea singură excepție este natura a ceea ce prelucrați. Dacă prelucrați doar date de contact comerciale ale altor întreprinderi, riscul este de obicei limitat. Dacă prelucrați date ale consumatorilor, personalului, candidaților sau imagini de cameră, aceleași obligații se aplică ca și unei mari companii: o bază legală pentru prelucrare, claritate față de persoanele vizate, acorduri cu terțele care prelucrează date în numele dvs., și un plan pentru cazul în care ceva nu merge bine.
Situații în care GDPR se aplică în mod clar dvs.
Dacă aveți un magazin online, prelucrați date de clienți, date de comenzi și adesea date prin intermediul unui furnizor de plăți sau serviciu de livrare. Dacă aveți personal, prelucrați date de salarizare, date despre absență și uneori un număr de identificare al persoanei. Dacă lucrați cu candidați, prelucrați CV-uri și scrisori de motivație. Dacă folosiți monitorizare prin cameră la un imobil, prelucrați material video de vizitatori și angajați. În toate aceste cazuri, GDPR se aplică în mod incontestabil, indiferent dacă lucrați singur sau cu zece persoane.
Situații în care cântărește mai ușor, dar nu dispare
Un zzp'er care factureaza doar unor contractanți comerciali și nu are personal sau consumatori, prelucrează de obicei date mai puțin sensibile și în volume mai mici. Asta face sarcina practică mai ușor de gestionat, dar nu înseamnă că legea nu se aplică. Nici atunci trebuie să puteți explica de ce păstrați date, cât timp, și cu cine le partajați eventual, de exemplu printr-un pachet de contabilitate sau un serviciu cloud. Directivele EDPB și explicația Autorității pentru protecția datelor subliniază în mod constant că obligațiile se adaptează la risc, nu că dispar pentru părțile mici.
Cum să verificați aceasta pentru situația dvs.
Cea mai utilă întrebare nu este "sunt destul de mare ca să conțez", ci "ce date cu caracter personal prelucrrez, ale cui și de ce". Parcurgeți principalele procese ale afacerii dvs.: facturare, contact cu clienții, administrație de personal, marketing, securitate. La fiecare proces în care apare un nume, o adresă de e-mail sau alte date identificabile, GDPR intră în scenă. Cei care nu au încă o perspectivă clară asupra acestui lucru o găsesc în bază de cunoștințe cu explicații pentru fiecare situație un punct de plecare pentru a determina care sunt obligațiile care se aplică fiecărui tip de prelucrare.
Și cele mai frecvente întrebări ale altor antreprenori oferă o imagine bună despre locurile în care se concentrează de obicei îndoiala; acestea sunt colectate pe pagina cu răspunsuri la întrebări pe care antreprenorii din IMM le pun frecvent. Dacă doriți să aflați cum a fost creată informația de pe gdpria.eu și care este sursa pentru fiecare răspuns, puteți citi despre asta pe pagina care explică de unde provine informația utilizată.
Evaluarea finală a situației dvs. specifice vă aparține, eventual cu ajutorul unui jurist sau cu Autoritatea pentru Protecția Datelor ca o sursă de informare pentru clarificări generale. Ceea ce oferim pe aceste pagini este o structură pentru a putea face acea evaluare, nu sfatul în sine.
Dacă doriți să vedeți rapid și fără obligație care sunt obligațiile care se aplică tipului dvs. de afacere, puteți crea un cont de afaceri și construi o privire de ansamblu pentru situația dvs. specifică. Prima explorare, inclusiv locul în care se găsește fiecare răspuns, este și rămâne gratuită.