Primjenjuje li se GDPR na moj poslovni subjekt ako nemam zaposlene?
Opća uredba o zaštiti podataka ne pravi razliku prema veličini poduzeća. Nigdje u zakonu nema donje granice broja zaposlenih ili prihoda ispod koje se pravila ne primjenjuju. Ključno je jedno pitanje: obrađujete li osobne podatke? Čim zabilježite ime kupca, adresu e-pošte, adresu za fakturu ili podatke kandidata, bavite se obradom u smislu GDPR-a, čak i ako ste jedini zaposlenik vašeg poduzeća.
To u praksi znači da gotovo svaki poslovni subjekt, od jednočlane tvrtke do velikog poduzeća, pada u djelokrug GDPR-a. Razlika nije u tome primjenjuje li se zakon, već u opsegu i vrsti podataka koje obrađujete: samozaposlena osoba koja fakturira tri kupca godišnje ima drugačiji praktični zadatak od web-trgovine s tisućama profila kupaca. Obveze postaju teže kako obrada postaje rizičnija ili veća, ali polazna osnova ostaje ista za sve.
Što zapravo određuje koliko teško GDPR utječe na vas
GDPR ima jednu konkretnu iznimku koja se odnosi na veličinu poduzeća: obveza vodenja registra aktivnosti obrade u načelu ne vrijedi za organizacije s manje od 250 zaposlenih, osim ako obrada nije povremena, predstavlja rizik za prava ispitanika ili se tiče posebnih kategorija osobnih podataka kao što su zdravstveni podaci. U praksi većina malih i srednje velikih poduzeća ipak pada pod jednu od tih iznimki, jednostavno jer se podaci kupaca strukturalno obrađuju i nisu povremeni. Iznimka je dakle uža nego što se čini na prvi pogled.
Važnije od te jedne iznimke je vrsta podataka koje obrađujete. Ako obrađujete samo poslovne kontaktne podatke drugih poslovnih subjekata, rizik je obično ograničen. Ako obrađujete podatke o potrošačima, zaposlenicima, kandidatima ili video zapise, iste obveze vrijede kao za veliko poduzeće: pravna osnova za obradu, jasnoća prema ispitanicima, dogovori sa stranama koje obrađuju podatke u vašem ime, te plan za slučaj da nešto pođe po zlu.
Situacije u kojima se GDPR jasno primjenjuje na vas
Ako imate web-trgovinu, obrađujete podatke kupaca, podatke narudžbi i često podatke putem pružatelja plaćanja ili usluge dostave. Ako imate zaposlene, obrađujete podatke o plaćama, podacima o bolovanja i ponekad brojeve identifikacije. Ako radite sa kandidatima, obrađujete životopise i motivacijska pisma. Ako koristite video nadzor poslovnog prostora, obrađujete video zapis posjetitelja i zaposlenih. U svim tim slučajevima GDPR se nedvojbeno primjenjuje, bez obzira radite li sami ili s deset ljudi.
Situacije u kojima utječe manje, ali ne nestaje
Samozaposlena osoba koja fakturira isključivo poslovnim naručiteljima i nema zaposlenih ili potrošača, obično obrađuje manje osjetljive podatke i u manjim količinama. To čini praktični zadatak jasnijim, ali ne znači da zakon ne vrijedi. Čak i tada morate biti u mogućnosti objasniti zašto čuvate podatke, koliko dugo, i s kime ih eventualno dijelite, primjerice putem računovodstvenog paketa ili oblaka. Smjernice EDPB-a i objašnjenja Ureda za zaštitu podataka naglašavaju da se obveze prilagođavaju riziku, ne da nestaju za male subjekte.
Kako to provjeriti za vašu situaciju
Najkorisnije pitanje nije "jesam li dovoljno veliki da brojim", već "koje osobne podatke obrađujem, čije, i zašto". Pregledajte svoje glavne poslovne procese: naplatu, kontakt s kupcima, administraciju zaposlenih, marketing, sigurnost. U svakom procesu gdje se pojavljuje ime, adresa e-pošte ili drugi identificirajući podatak, GDPR je prisutan. Tko još nema jasan pregled toga, nalazi se u banka znanja s objašnjenjima po situaciji početna točka za određivanje koje obveze spadaju uz koju vrstu obrade.
Česta pitanja drugih poduzetnika također pružaju dobar uvid u gdje se sumnje obično nalaze; ona su prikupljena na stranici s odgovori na pitanja koja MKB-poduzetnici često postavljajuŽelite li znati kako je nastala informacija na gdpria.eu i koja je izvora uz koji odgovor, pročitajte to na stranici koja objašnjava odakle dolaze korištene informacije.
Konačna procjena vaše vlastite situacije je na vama, eventualno s pravnikom ili s Autoritetom za zaštitu podataka kao izvorom za opću interpretaciju. Ono što nudimo na ovim stranicama je struktura za tu procjenu, ne sam savjet.
Želite li brzo i bez obveza vidjeti koje obveze spadaju uz vašu vrstu poslovanja, možete stvoriti poslovni račun i razviti pregled za vašu vlastitu situaciju. Prvo istraživanje, uključujući mjesto pronalaženja svakog odgovora, jest i ostaje besplatno.