Приложимо ли е GDPR-то към моята компания, ако нямам персонал?
Общият регламент относно защитата на данните не прави разлика по размер на бизнеса. В закона няма долна граница за брой служители или приходи, под която правилата не се прилагат. Определящо е един въпрос: обработвате ли лични данни? От момента, в който записвате име на клиент, имейл адрес, адрес за фактура или данни на кандидат, вие извършвате обработка в смисъла на Регламента на ЕС относно защитата на данните, дори ако сте единственият служител на вашия бизнес.
На практика това означава, че почти всеки бизнес, от еднолично дружество до голямо предприятие, попада някъде в обхвата на Регламента на ЕС относно защитата на данните. Разликата е не в това дали законът се прилага, а в обхвата и естеството на онова, което обработвате: самостоятелен предприемач, който издава фактури на три клиента годишно, има различна практична задача от онлайн магазин с хиляди профили на клиенти. Задълженията нарастват, когато обработката е по-рискована или по-обширна, но отправната точка остава една и съща за всички.
Какво наистина определя колко тежък е Регламентът на ЕС относно защитата на данните за вас
Регламентът на ЕС относно защитата на данните има едно конкретно изключение, свързано с размера на бизнеса: задължението да се води регистър на дейностите по обработка на принцип не се прилага за организации с по-малко от 250 служители, освен ако обработката не е случайна, представлява риск за правата на засегнатите лица или се отнася до специални категории лични данни като данни за здравето. На практика повечето малки и средни предприятия попадат в едно от тези изключения все пак, просто защото клиентските данни се обработват структурирано и следователно не са случайни. Изключението е по-тясно, отколкото изглежда на първо място.
По-важно от това единствено изключение е естеството на онова, което обработвате. Ако обработвате само служебни контактни данни на други предприятия, рискът обикновено е ограничен. Ако обработвате данни на потребители, персонал, кандидати или видеозаписи, важат същите задължения, както за голямо предприятие: правна основа за обработката, яснота спрямо засегнатите лица, договори с страни, които обработват данни от ваше име, и план за случаи, когато нещо се обърка.
Ситуации, в които Регламентът на ЕС относно защитата на данните ясно се отнася за вас
Ако имате онлайн магазин, обработвате клиентски данни, данни за поръчки и често данни чрез доставчик на плащания или служба за доставка. Ако имате персонал, обработвате данни за оклади, отсъствия и понякога идентификационни номера. Ако работите със кандидати, обработвате резюта и мотивационни писма. Ако използвате видеонаблюдение в място, обработвате видеоматериал на посетители и служители. Във всички тези случаи Регламентът на ЕС относно защитата на данните безспорно се прилага, независимо дали работите сами или с десет човека.
Ситуации, в които той е по-лек, но не изчезва
Самостоятелен предприемач, който издава фактури единствено на служебни клиенти и няма персонал или потребители, обикновено обработва по-малко чувствителни данни и в по-малки обеми. Това делает практичната задача по-преглеждаема, но не означава, че законът не се прилага. Дори и в този случай трябва да можете да обясните защо пазите данни, за колко време, и с кого ги делите, например чрез счетоводен софтуер или облачна услуга. Указанията на Европейския съвет за защита на данните и обяснението на Нидерландския орган за защита на данните неизменно подчертават, че задълженията се адаптират според риска, не че изчезват при малки участници.
Как да проверите това за вашата собствена ситуация
Най-полезният въпрос е не "достатъчно ли съм голям, за да съм значим", а "какви лични данни обработвам, на кого принадлежат и защо". Преминете през вашите основни бизнес процеси: издаване на фактури, контакт с клиенти, администрация на персонал, маркетинг, сигурност. За всеки процес, при който се появява име, имейл адрес или друго идентифициращо данни, Регламентът на ЕС относно защитата на данните е в поле. Този, който още нямаше ясна картина, находи в банка от знания с обяснение за всяка ситуация начална точка за определяне кои задължения се прилагат при кой тип обработка.
Най-честите въпроси от други предприемачи също дават добра представа какво обикновено причинява колебание; те са събрани на страницата с отговори на въпроси, които често задават МСП предприемачи. Ако желаете да знаете как се съставя информацията на gdpria.eu и кой източник съответства на кой отговор, прочетете го на страницата, която обяснява откъде идва използваната информация.
Окончателното оценяване на вашата собствена ситуация е ваше, евентуално с юрист или с Органа за защита на данните като справочна служба за общо обяснение. Това, което предлагаме на тези страници, е структура за да можете да направите това оценяване, не самия съвет.
Ако желаете бързо и без задължение да видите кои задължения се прилагат при вашия тип бизнес, можете да създадете работен акаунт и да изградите преглед за вашата собствена ситуация. Първоначалното проучване, включително указанието на всеки отговор, е и остава безплатно.