Dalį to, ką reikalaus užsakovas arba draudimo bendrovė, galite pasiruošti patys: apžvalgą, kuriuos asmens duomenis apdorojate, kokius įrankius tam naudojate ir kokias sutartis turite su tiekėjais. Sunkiau pasiruošti patiems tai, ką patys tvarkyti yra: išsamią apžvalgą palaikyti aktualią, ir pagrįsti, kad priimtos priemonės tikrai yra tinkamos apdoroje duomenims. Pastaroji dalis reikalauja struktūros, kuri auga kartu su laiku, o ne vieno momento nuotrauka.
Ar savęs paruošimas yra pakankamas, labai priklauso nuo to, kas tiksliai klausiama. Draudimo bendrovė, kuri siunčia klausimyną apie pagrindinės saugumo priemones, yra kažkas kito nei viešojo pirkimo institucija, kuri nori matyti visą duomenų apdorojimo apskaitos registrą, duomenų tvarkymo sutartis ir DPIA (duomenų apsaugos poveikio įvertinimą). Kuo išsamesnė užklausa, tuo daugiau darbo reikia, norint tą patys sutvarkyti ir palaikyti atnaujintą.
Ką iš tikrųjų reikalaus užsakovas arba draudimo bendrovė
Klausimas "įrodykite, kad laikatės GDPR" praktikoje retai iškyla tiesiogiai. Dažniausiai prašoma konkretaus dokumento: duomenų tvarkymo registru, įrodymo, kad su tiekėjais sudaryti duomenų tvarkymo susitarimai, techninio ir organizacinio saugumo priemonių aprašymo ir kartais aiškinio, kaip tvarkomi duomenų numatymai. Pats GDPR privalo organizacijoms atskaitingai dėl atliekamo duomenų tvarkymo; ką papildomai reikalauja atskiras užsakovas arba draudimo bendrovė, yra individualus, papildomas reikalavimas, kuris gali skirtis atsižvelgiant į šalį.
Todėl pirmiausia reikia aiškiai išsiaiškinti, kas tiksliai prašoma, prieš nusprendžiant, kiek darbo prireiks imtis savarankiškai. Trumpą klausimyną su popieriaus nusvarstymu galima atsakyti per popietę; visą auditą reikalauja sistemingai tvertos dokumentacijos.
Ką galite paruošti patys
Pirmasis inventorinis daugiau nei daugumui verslininkų yra atliekamas savarankiškai: kokias SaaS priemones naudojate, kurios iš jų tvarko asmens duomenis ir ar turite kiekvieno tiekėjo duomenų tvarkymo susitarimą. Taip pat globalus saugumo priemonių aprašymas – slaptažodžių politika, kas turi prieigą prie kokių sistemų, ar yra atsarginės kopijos – yra atliekamas naudojant sveiką protą be išorinės pagalbos. žinybos su paaiškinimu pagal temą pateikia trumpą atsakymą ir nuorodą į oficialų tekstą kiekviename atveju, kad žinotumėte, iš kur kyla reikalavimas, prieš pradėdami jį įgyvendinti.
Jei abejojate, ar praeityje praneštas duomenų nutekėjimas turėjo būti praneštas, galite tai patikrinti patys: keliais klausimais pamatysite, kur maždaug esate pateikia pirmą indikaciją, neatsižvelgiant į tai, ar tas konkretus atvejis tuo metu turėjo būti praneštas.
Kur savęs vadyba darosi sunkesnė
Sudėtingumas dažniausiai yra ne viename dokumente, o jų sąsajoje ir aktualume. Apdorojamų veiklų registro, sudaryto prieš metus ir nuo to laiko neatnaujinto, jau nebeaktualu, kai atsiranda nauja SaaS priemonė arba pasikeičia tiekėjas. Verslininko ir duomenų tvarkymo sutartys, kurias kartą pasirašėte, turi atitikti tai, ką dabar iš tikrųjų darote su tuo tiekėju. Draudiklis ar pirkiantis subjektas dažnai prašo ne tik dokumentų buvimo, bet ir nuoseklios istorijos: registro, sutarčių ir priemonių, kurios logiškai viena kitą dополняют.
Tiesą sakant, šio priežiūra yra ta vieta, kur savęs vedimas dažnai pareikalauja laiko, kurio dauguma MVĮ neturi. Sistema, kuri užpildo registrą iš žinomų priemonių bibliotekos ir stebėsena, ar verslininko ir duomenų tvarkymo sutartys vis dar aktuali, pašalina šią priežiūrą be to, kad patys taptumėte juriste.
Kas lieka, net jei jūs tai sami užsitarnaujate
Joks įrankis nepavadavimas jūsų galutinio vertinimo: jūs patys sprendžiate, ką perduodate užsakovui ar draudimo bendrovei ir ar tai atitinka nustatytus reikalavimus. Struktūra ir paaiškinimas gali iš tiesų labai palengvinti darbą. Spuslapyje, iš kurio kilusi informacija puslapyje, kuriame randama informacija paaiškinta, kaip gdpria.eu grindžia turinį pačia GDPR ir EDPB bei Asmenų duomenų apsaugos inspekcijos gairėmis, su nuorodų šaltiniais, todėl jums nereikia pasikliauti mūsų žodžiu, bet galite patys peržiūrėti šaltinį.
Praktikoje nustatyta riba
Taisyklės ypatybė tokia: vienkartinis, apribotas klausimas dažnai gali būti atsakytas pačiam per dieną gilus tyrinėjimas. Kai tik reikalingas nuolatinis registras, keli tiekėjai su skirtingomis duomenų tvarkymo susitarimais arba pasikartojantys klausymai iš kelių užsakovų, priežiūra tampa spragtele, o ne pirmasis uždavinys. Tokiu atveju pavestis sistemos ar patarėjo dažnai yra ne prabanga, bet būdas laiko susigrąžinti.
Įdomu, kiek tai padarytų jūsų situacijoje? Atlikite nemokamą greitą vertinimą arba peržiūrėkite dažniausiai užduodamus klausimus šiuo klausimu kad pamatytumėte, kuris žingsnis jums yra tinkamiausias.