Osa sellest, mida tellijapoolne või kindlustusandja küsib, saate ise ette valmistada: ülevaate, milliseid isikuandmeid te töötlete, milliseid tööriistu nende jaoks kasutate ja milliseid kokkuleppeid teil tarnijatega on. Mida raskem on ise teha, on ülevaate täielikult ja ajakohaselt hoida ning tõendada, et tehtud meetmed on tegelikult ka sobivad sellega, mida te töötlete. Viimane nõuab struktuuri, mis kasvab ajaga kaasa, mitte hetktõmmist.
Kas ise tegemine piisab, sõltub väga sellest, mida täpselt küsitakse. Kindlustusfirma, kes saadab küsimustikku põhiliste turvameetmete kohta, on midagi muud kui hankedienistus, kes soovib näha täielikku andmetöötluse registrit, andmetöötluslepinguid ja DPIA-d (andmekaitse mõju hindamine). Mida ulatuslikum küsimus, seda rohkem tööd kulub selle ise korraldamiseks ja hooldamiseks.
Mida tellijapoolne või kindlustusandja tegelikult küsib
Küsimus "tõendage, et järgite GDPR-i" on praktikas harva sõna-sõnalt olemas. Enamasti küsitakse konkreetsete dokumentide järgi: andmetöötluse register, tõendid andmetöötluslepingutest tarnijatega, kirjeldus tehnilistes ja organisatoorsetes meetmetest ning mõnikord avaldus andmelekete käsitlemise kohta. GDPR ise kohustab organisatsioone tegema aru andmete töötlemisest, mida nad läbi viivad; mida üksikisik tellijapoolne või kindlustusandja sellele lisaks küsib, on oma, täiendav nõue, mis võib erineda poole kaupa.
Seega on oluline enne tööd ette võtta kõigepealt selgeks teha, mida täpselt küsitakse. Lühikese küsimustiku saab vastata paari tunni uurimistööga; täielik audit nõuab struktuuriliselt dokumenteeritud dokumentatsiooni.
Mida saate ise ette valmistada
Esmane loend on enamiku ettevõtjate jaoks ise tehtav: milliseid SaaS-tööriistu te kasutate, millistest neist töödeldakse isikuandmeid ja kas teil on igast tarnijast andmetöötluslepe. Turvameetmete jäme kirjeldus — parooli poliitika, kellel on juurdepääs millisele süsteemile, kas on varukoopiad — on terve mõistusega tehtav ilma välise abita. teemakaupa selgitavast teadmusbaasist annab igal juhul lühikese vastuse ja viite ametlikule tekstile, et teaksite, kust nõue pärineb, enne kui sellega tegelema asute.
Kes kahtlevad, kas teadaolev andmelekk oleks minevikus peale pidanud juhitama, saavad seda ise kontrollida: näeb paar küsimusega, kus te umbes asite. annab esmase näite, sõltumata sellest, kas see konkreetne juhtum siis oli juhitatud või mitte.
Kus ise tegemine muutub raskemaks
Keerukus pole tavaliselt ühes dokumendis, vaid seoste ja ajakohasuse järsu. Aasta tagasi koostatud andmetöötluse register, mida seejärel ei ole värskendatud, on uue SaaS-tööriista või muutunud tarnija puhul juba aegunud. Andmetöötluslepingud, mille olete kunagi alla kirjutanud, peaksid vastama sellele, mida te nüüd selle tarnijaga tegelikult teete. Ja kindlustusfirma või hankedienistus küsib sageli mitte ainult dokumentide olemasolu, vaid järjekindlat juttu: register, lepingud ja meetmed, mis loogiliselt üksteisega seostuvad.
Just see hooldus on koht, kus ise jälgimine paljudele väikeettevõtetele võtab aega, mis ei ole olemas. Süsteem, mis täidab registrit teadaolevate tööriistade teegist ja jälgib, kas andmetöötluslepingud on veel ühes kohas, võtab selle hoolduse üle, ilma et te ise juristid saaksite.
Mis jääb, isegi kui te selle ise üles võtate
Ükski tööriist ei võta teie lõplikku hindamist üle: te ise otsustate, mida te tellijale või kindlustusandjale edastate ja kas see vastab esitatud nõudele. Struktuur ja selgitus võivad töö märkimisväärselt kergemaks teha. Lehel kus teave pärineb on selgitatud, kuidas gdpria.eu baseerib sisu AVG-le endale ja EDPB-i ja Andmekaitse Inspektsiooni suunistele, koos viitamiste kohaga, et te ei pea meil kindel olema, vaid saate allikaid ise lugeda.
Piir praktikas
Rusikareeglinana kehtib: üksik, piiratud küsimus on sageli ise vastata päringule ühe päeva uurimistööga. Niipea kui käib jooksva registri, mitme müüjaga koos vahetuvate lepingute või korduva päringu kohta mitmetelt tellijatelt, muutub hooldus kriitiliseks kohtaks, mitte esimene kord koostamine. Sel hetkel on väljastamine süsteemile või nõustajale sageli pigem mahajäämuse viis kui aeg tagasi saada.
Kas olete uudishimulik, mis see teie olukorras muudaks? Tehke tasuta kiirskanni või sirvige korduma kippuvaid küsimusi sellel teemal et näha, milline samm teie jaoks kõige sobivam on.