Dio onoga što naručitelj ili osiguratelj traži, možete sami pripremiti: pregled koje osobne podatke obrađujete, koje alate za to koristite i koje dogovore imate s dobavljačima. Što je teže učiniti samima jest održavati pregled kompletan i ažuran te dokazati da su poduzete mjere doista primjerene onom što obrađujete. Potonje zahtijeva strukturu koja raste s vremenom, a ne snimak u jednom trenutku.
Može li samovršenje biti dovoljno, uvelike ovisi o tomu što se točno traži. Osiguratelj koji pošalje upitnik o osnovnim mjerama sigurnosti razlikuje se od javne institucije koja traži potpuni register obrade podataka, procesne ugovore i DPIA (procjena učinka na zaštitu podataka). Što je zahtjev opsežniji, to je više rada da se to sami uredi i održava.
Što naručitelj ili osiguratelj zapravo traži
Zahtjev "dokažite da poštujete GDPR" u praksi se rijetko pojavljuje doslovno tako. Obično se traže konkretni dokumenti: register obrade podataka, dokaz o procesnim ugovorima s dobavljačima, opis tehničkih i organizacijskih mjera, te ponekad izjava kako se rukuje kršenjima podataka. Sam GDPR obvezuje organizacije da mogu odgovoriti za obrade podataka koje provode; što dodatno traži pojedini naručitelj ili osiguratelj, jest vlastiti, dodatni zahtjev koji se može razlikovati od stranke do stranke.
Važno je prvo jasno utvrditi što se točno traži, prije nego što odlučite koliko se rada radi ako to sami preuzmete. Kratka lista pitanja može se odgovoriti nakon popodneva istraživanja; potpuni audit zahtijeva sustavno vođenu dokumentaciju.
Što možete sami pripremiti
Prvu inventarizaciju mogu učiniti većina poduzetnika sami: koje SaaS-alate koristite, koji od njih obrađuju osobne podatke, i imate li od svakog dobavljača procesni ugovor. Također je globalan opis mjera sigurnosti — politika lozinki, tko ima pristup kojim sustavima, jesu li sigurnosne kopije — moguće sastaviti zdravim razumom bez vanjske pomoći. bazama znanja s objašnjima po temama daje po situaciji kratko odgovor i mjesto u službenom tekstu, tako da znate odakle dolazi zahtjev prije nego što se upustite u rad.
Tko sumnja je li prijavljeno kršenje podataka iz prošlosti trebalo biti prijavljeno, može to i sam provjeriti: u nekoliko pitanja vidjeti gdje ste približno pozicionirani daje prvu indikaciju, odvojeno od pitanja je li taj specifičan slučaj tadašnjim временом trebao ili nije trebao biti prijavljen.
Gdje je samovršenje teže
Složenost obično nije u jednom dokumentu, nego u razmatranju i ažurnosti. Register obrade podataka sastavljen prije godinu dana i od tada neažuriran, već je zastario kod novog SaaS-alata ili promijenjena dobavljača. Procesni ugovori koje ste ikada potpisali moraju se podudarati s onim što sada stvarno radite s tim dobavljačem. Osiguratelj ili javna institucija često ne traže samo postojanje dokumenata, nego konzistentnu priču: register, ugovore i mjere koje logički međusobno odgovaraju.
Upravo je to održavanje gdje sustavljeno vođenje za mnoga MKB-poduzeća troši vrijeme kojega nema. Sustav koji puni register iz knjižnice poznatih alata i koji provjerava jesu li procesni ugovori još važeći, preuzima to održavanje s vaših leđa bez da postanete sami pravnici.
Što ostaje, čak i ako to sami preuzmete
Nijedan alat ne preuzima vašu konačnu procjenu: sami odlučujete što ćete prosljeđivati naručitelju ili osiguravatelju i je li to dovoljno za postavljeni zahtjev. Struktura i pojašnjenja mogu rad značajno olakšati. Na stranici odakle informacija potječe objašnjeno je kako gdpria.eu sadržaj temelji na samoj Uredbi i na smjernicama EDPB-a i Ureda za zaštitu podataka, s navođenjem izvora, tako da se ne trebate oslanjati na naše riječi nego sami možete provjeriti izvor.
Granica u praksi
Kao pravilo: jednokratno, ograničeno pitanje često se može odgovoriti samoinicijativno s danom istraživanja. Čim je riječ o kontinuiranom registru, više dobavljača s promjenjivim ugovorima o obradi podataka ili ponavljajućim pitanjima više naručitelja, održavanje postaje usko grlo, ne početna izrada. U tom je slučaju outsourcing sustavu ili savjetniku često manje luksuz, a više način da se vrati vrijeme.
Trebate li znati što bi to promijenilo u vašoj situaciji? Obavite besplatnu brzu analizu ili pregledajte često postavljena pitanja o ovoj temi da vidite koji je korak za vas najprikladniji.