Răspunsul scurt
Regulamentul privind protecția datelor se aplică la aproape orice organizație care prelucrează date cu caracter personal, indiferent de dimensiune. Aceasta înseamnă că o întreprindere de instalații cu patru angajați, o persoană fizică autorizată cu clienți, sau o fundație cu voluntari cad în principiu sub incidența regulamentului imediat ce sunt înregistrate nume, adrese de e-mail, date salariale sau alte date cu caracter personal. Pentru ținerea unui registru al activităților de prelucrare, regulamentul prevede o excepție pentru organizațiile cu mai puțin de 250 de angajați, dar această excepție se aplică numai dacă sunt îndeplinite simultan mai multe condiții.
În practică, puține întreprinderi mici și mijlocii îndeplinesc toate acele condiții, pur și simplu pentru că o administrație a personalului, o bază de date a clienților sau o înregistrare video sunt adesea considerate prelucrări structurale. Dacă excepția se aplică exact organizației dumneavoastră este ceva pe care îl puteți verifica cel mai bine pornind de la textul legii în sine sau cu ajutorul unui jurist; acest articol descrie când întrebarea devine relevantă și la ce puteți fi atenți.
Ce înseamnă exact excepția
Regulamentul prevede în articolul 30, alineatul 5, că obligația de a ține un registru al activităților de prelucrare nu se aplică organizațiilor cu mai puțin de 250 de angajați, cu excepția cazului în care prelucrarea pe care o efectuează implică un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, nu este ocazională, sau privește categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi datele de sănătate. Toate aceste excepții de la excepție sunt prevăzute cu un motiv: legiuitorului nu-i era intenție să eximeze organizațiile mici de obligația de a ține o evidență, ci numai de obligația formală de înregistrare în cazuri specifice și limitate.
Cuvântul "ocazional" este cel mai determinant în acest context. O administrație a salariilor care funcționează în fiecare lună, o bază de date a clienților pe care o actualizați zilnic, sau camere care înregistrează în permanență imagini, nu sunt prelucrări ocazionale. Imediat ce o prelucrare face parte structural din funcționarea întreprinderii, excepția este dificil de aplicat.
Când întrebarea vă privește pe dumneavoastră
Întrebarea "se aplică asta la mine" este deosebit de relevantă pentru persoanele fizice autorizate fără personal și fără o administrație fixă a clienților, care trimit o factură din când în când și nu înregistrează altfel prea multe date cu caracter personal. Pentru ei, excepția se poate aplica în teorie. Imediat ce angajații sunt adăugați, se utilizează un sistem CRM, solicitările de angajare sunt păstrate, sau un site colectează date ale vizitatorilor prin cookies sau un formular de contact, aproape întotdeauna este vorba de prelucrare structurală și excepția nu mai este aplicabilă.
O întreprindere de instalații cu o administrație a personalului, un sistem de planificare cu date ale clienților și eventual o cameră la atelierul de lucru cade în afara excepției. Un manager de resurse umane care gestionează date din solicitări de angajare, dosare de absență și date salariale prelucrează cu siguranță în mod structural. Pentru aceste întreprinderi, un registru al activităților de prelucrare nu este numai o chestiune juridică, ci și practic util: oferă dintr-o privire o viziune de ansamblu asupra sistemelor care conțin ce date, cine poate avea acces, și cât timp rămân păstrate datele.
De ce registrul este util chiar și fără obligație
Indiferent dacă excepția se aplică exact, clienții, asiguratorii și entitățile care fac achiziții publice cer din ce în ce mai des să demonstreze că o organizație controlează datele sale cu caracter personal. Un registru al activităților de prelucrare este documentul pe care oamenii îl cer în primul rând. Cine trebuie să explice ce instrumente SaaS sunt utilizate, ce acte de prelucrare sunt asociate acestora și cine este responsabil pentru ce, beneficiază de un registru care este deja ținut, în loc să fie obligat să-l elaboreze în ultimul moment.
Acea viziune de ansamblu nu trebuie să fie complicată. Vorba este de a înregistra pentru fiecare prelucrare ce date sunt implicate, cu ce scop sunt prelucrate, cine are acces la ele, dacă o terță parte este implicată, și cât timp sunt păstrate datele. În baza de cunoștințe cu teme AVG pe situație precizează ce este inclus în mod concret pentru fiecare tip de prelucrare, cu indicarea locului în textul oficial.
Cum evaluați acest lucru pentru propria situație
Dacă afacerea dvs. se încadrează în excepție depinde de natura exactă și frecvența prelucrărilor pe care le efectuați, iar această evaluare diferă de la o organizație la alta. Autoritatea pentru Protecția Datelor publică orientări cu privire la domeniul de aplicare al obligației de ținere a unui registru, și pentru a obține o evaluare a situației dvs. specifice, se recomandă consultarea acestora sau implicarea unui jurist. Ceea ce facem pe gdpria.eu este să aducem structură: să explicăm ce înseamnă regula, cu sursa, astfel încât să puteți evalua singuri unde vă poziționați. Pe pagina despre de unde provin informațiile noastre puteți citi cum funcționează exact această legătură cu textul legii și orientările.
Cazuri frecvente de îndoială, cum ar fi o persoană independentă cu un singur client fix sau o fundație doar cu voluntari, apar în întrebări frecvente despre GDPR în practică. Adesea se dovedește că discuția privind excepția este mai puțin importantă decât se crede, pentru că un registru clar ajută oricum la răspunderea la întrebările clienților sau la gestionarea unei cereri de la un titular de date.
Pe scurt
GDPR se aplică pentru aproape fiecare organizație care prelucrează date cu caracter personal. Excepția de la obligația de ținere a registrului este limitată și se aplică doar dacă prelucrarea este ocazională, nu comportă riscuri și nu privește categorii speciale de date. Pentru majoritatea IMM-urilor cu personal, clienți sau un website, acea excepție este departe de a fi accesibilă, iar o trecere în revistă a propriilor prelucrări este în primul rând de o utilitate practică.
Doriți să vedeți rapid unde se situează propria situație? Faceți evaluarea rapidă gratuită sau răsfoiți subiecte pe creați un cont de afaceri și începeți singuri.