F'każ ta' ksur tad-dati, għandek bżonn bejn wieħed u ieħor tliet tipi ta' dokumenti: reġistrazzjoni interna ta' x'seħħ, valutazzjoni jekk ir-rapporting lill-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dati hu meħtieġ, u — jekk iva — ir-rapporting nnifsu bl-evidenza ta' dak. Jekk ir-rapporting lill-persuni ffetati ġej miegħu, dik il-komunikazzjoni tissetgħa wkoll bħala qatgħa li trid tiġi dokumentata.
Id-dettalju li f'dan is-suġġett l-aktar tinsa, hija r-reġistrazzjoni interna. Anke jekk wara valutazzjoni tiddeċidi li ksur tad-dati ma għandu x'jiġi rapportati lill-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dati, ir-Regolament għadu jistaqsi biex l-inċident nnifsu jiġi dokumentat: x'seħħ, liema dati ingħal-qamħa, x'konsegwenzi setgħu jkunu possibbli u għaliex wasalt għall-konklużjoni tiegħek. Ħafna intraprendituri jixtrqu li hemm bżonn xi ħaġa fuq karti biss meta jkun hemm rapporting. Dan mhux dak li r-Regolament jiddeskrivi.
Ir-reġistrazzjoni interna tal-inċident
Din hija l-qatgħa li għandha teżisti f'kull ksur tad-dati, irrispettivament mir-riżultat tal-valutazzjoni tiegħek. Tiddeskrivi meta skoprejt l-inċident, x'eżattament seħħ, liema kategoriji ta' dati u liema persuni ffetaw jintgħalqu, u liema miżuri ħadt biex tillimt il-konsegwenzi. Awtoritajiet ta' sorveljanza, matul inspezzjoni, jħarsu mhux biss lejn ir-rapporti li ġew magħmula, imma wkoll jekk organizzazzjoni tista' turi kif inċidenti preċedenti ġew valutati. Mingħajr din il-qatgħa, din l-evidenza m'hux hemm.
Il-valutazzjoni jekk rapporting hu meħtieġ
Ħdal ir-reġistrazzjoni fattwali, hemm dokumentu t-tieni meħtieġ: il-valutazzjoni nnifsa. Liema riskji rajt għall-persuni ffetaw, u fuq liema bażi konklużjonajt li rapporting kien jew ma kinx meħtieġ? Ir-Regolament jiddistingwi hawnhekk ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni ffetaw bħala l-kriterju. Dokumentar din il-valutazzjoni mhux biss pjaċevoli għalik wara, hu wkoll il-qatgħa li tista' turika li sar għażla kkonċerna, u mhux accidenti. Min jahseb jekk inċident konkretu hu soġġett għal rapporting, isib is-siġra tal-ħsibien li b'ftit mistoqsijiet tagħti indikazzjoni inizjali punt ta' bidu, mingħajr li dan l-valutazzjoni personali tiegħek ibiddel.
Ir-rapporting lill-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Dati
Jekk il-konklużjoni hija li rapporting hu meħtieġ, allura r-rapporting nnifsu ġej bħala dokumentu: x'rapportajt, meta, u b'liema dati. Ir-Regolament tispeċifika għal dan terminu ta' 72 siegħa minn meta sirt xierja tal-ksur tad-dati. Ħażen mhux biss il-konferma tar-rapporting, imma wkoll il-verżjoni tal-fatti kif kienu magħrufa fil-mument ta' r-rapporting — din tista' għad tiġi ssupplimentata wara jekk jibdew jidħlu aktar dettalji dwar l-għamla.
Il-komunikazzjoni lejn il-persuni ffetaw
F'parti mill-każi, hemm bżonn anche messaġġ lill-persuni ffetaw nnifshom, pereżempju meta r-riskju għalihom jitqies bħala sinifikanti. Dak il-messaġġ ukoll — x'eżattament ġie kkomunikat u lil min — huwa parti mid-dossier. Mhux template fiss li jkun l-istess għal kull ksur tad-dati; il-kontenut jiddependi fuq x'seħħ u liema dati ingħal-qamħa.
Ittifaqat mal-fornituri u l-entitajiet li jipproċessaw tad-dati
Jekk il-ksur tad-dati jseħħ ta' parti li tipproċessa dati għalik, bħal pakkett li jkun kontabilità jew hosting, allura l-ittifaqa li ġiet stabbilja dwar dan fix-xond tal-protezzjoni tad-dati u l-ftehim ta' proċessar tiegħek hu wkoll hemm: dik il-parti tir-rapporta l-inċidenti ħalak, u f'liema terminu? Min dan għad ma għamlu ċari, isib il-qalba ta' għarfien fejn din it-taħlita hi maħduma għal kull sitwazzjoni punt ta' bidu biex tirrevedi l-ittifaqat tal-protezzjoni tad-dati fuq dan il-punt.
Għaliex dan id-dossier hu separatament mill-protezzjoni tiegħek
Id-dokumentazzjoni dwar ikkejjel tad-dejta hija differenti mill-miżuri li ħadhret minn qabel biex tipprevjeni ikkejjel tad-dejta, iżda t-tnejn huma relatati: awtorità ta' sorveljanza tista' titlob kif kien l-ħamrija tiegħek fil-mument tal-inċident. Kif il-ħamrija tad-dejta tiġi mressqa fil-prattika, tista' tilha permezz ta' l-ispjegazzjoni tal-miżuri ta' ħamrija xierqa.
Aħjar li tkun ordnata issa
Il-bank tal-għarfien u l-erja tad-deċiżjoni huma liberi biex jintlaħqu, mingħajr kont. Jekk trid li r-reġistrazzjoni tal-inċidenti, il-limiti temporali u t-templates għalhom ikunu strutturati f'maqam wieħed minflok li tfittex minn ġdid kull darba, allura dik hija għaliex l-abbonament fuq gdpria.eu ġie mnaqqas. Kont kummerċjali tunsaħ fuq l-ismni tan-numru KvK u tan-numru tat-tVA tiegħek, imqabbel mal-organizzazzjoni u mhux ma' indirizz ta' posta elettronika wieħed.
Jekk għandek ikkejjel ta' dejta li tista' titkejjel biex tivvaluta issa, imbagħad agħlaq l-iskennjar minn ħamrija xierqa jew aħra tal-argomenti fil-bank tal-għarfien. Għall-ispjegazzjoni ta' dak li bih-ħsieb dak tiegħek eżattament, legali jew l-Awtorità Persoonsgegevens miskina l-ħsieb taċċessibbli.