Andmelekke korral on teil sisuliselt vaja kolme liiki dokumente: sisene registr sellest, mis juhtus, hinnang, kas teatamine Andmekaitse Inspektsioonile on kohustuslik, ja — kui see nii on — teatamine ise koos selle põhjendusega. Kui lisaks tuleb veel sõnum isikute poole, siis arvestatakse ka see suhtlus dokumentidena.
Detail, mis selle teema puhul kõige sagedamini märkamata jäetakse, on sisene registreerimine. Isegi kui te pärast hindamist otsustuste, et andmelekke ei pea teatama Andmekaitse Inspektsioonile, nõuab määrus ikkagi juhtumi enda registreerimist: mis juhtus, millised andmed olid kaasatud, mis võisid olla tagajärjed ja miks te sellise järelduseni jõusite. Paljud ettevõtjad arvavad, et paberil tuleb midagi seista alles siis, kui teatamine toimub. See ei ole see, mida määrus kirjeldab.
Juhtumi sisene registreerimine
See on dokument, mis peab igal andmelekkel olemas olema, sõltumata teie hinnangu tulemusest. See kirjeldab, millal te juhtumist teada saite, mis täpselt juhtus, millised andmete kategooriad ja millised isikud olid kaasatud, ja milliseid abinõusid te tagajärgede piiramiseks võtsite. Järelevalvajad ei vaata inspektsiooni ajal mitte ainult esitatud teatisi, vaid ka seda, kas organisatsioon saab näidata, kuidas varem juhtunud juhtumeid hinnati. Ilma selle dokumentita seda põhjendust ei ole.
Hinnangu andmine, kas teatamine on vajalik
Faktiliste andmete kõrval on vaja teist dokumenti: hinnangu enda. Millised riskid nägite te isikute jaoks ja millel põhines teie järeldus, et teatamine oli vajalik või mitte? Määrus eristab siin isikute õiguste ja vabaduste riskiga seotud seisukoha. Selle hinnangu registreerimine on mitte ainult teile hiljem mugav, vaid ka dokument, millega saate näidata, et tehtud on teadlik valik, mitte juhus. Kes kahtleb, kas konkreetne juhtum on teatamiskohustuslikkusega seotud, leiab otsustuspuust, mis mõne küsimusega algse ülevaate annab lähtepunkti, ilma et see asendaks teie enda hindamist.
Teatamine Andmekaitse Inspektsioonile
Kui järeldus on, et teatamine on vajalik, siis lisatakse dokumentina teatamine ise: mida te teatamistest esitasite, millal ja milliste andmetega. Määrus nimetab selleks 72-tunnist tähtaega, alates hetkest, mil te andmelekest teadasaite. Ärge säilitake mitte ainult teatamise kinnitust, vaid ka faktide versiooni nii, nagu need teatamise ajal teada olid — seda saab hiljem täiendada, kui andmete maht selgemaks muutub.
Suhtlus isikutega
Osade juhtumite puhul tuleb ka sõnum isikute endile, näiteks juhul kui risk nende jaoks peetakse oluliseks. Seegi sõnum — mida täpselt teatati ja kellele — on faili osa. See ei ole ühtne mall, mis iga andmelekke puhul sama on; sisu sõltub sellest, mis juhtus ja millised andmed olid kaasatud.
Lepingud tarnijate ja andmetöötlejatega
Kui andmelekke juhtub osapoolel, kes teie jaoks andmeid töötleb, nagu bookkeeping-tarkvara või hosting-teenus, siis peab selle kohta tehtud leping andmetöötleja lepinguna samuti kaasas olema: kas see osapool teatab teile juhtumite kohta ja millise tähtajaga? Kellel selles osas selgust pole, leiab teadmistepangast, kus seda iga olukorra kohta lahti seletatud on lähtepunkti andmetöötleja lepingute läbivaatamiseks.
Miks see fail on teie turva käest eraldi
Andmekaitseringluse dokumentatsioon erineb meetmetest, mida te eelnevalt tegite andmekaitseringluse ennetamiseks, kuid need kaks puutuvad kokku: järelevalveasutus võib küsida, kuidas teie turvalisus välja nägi intsidendi ajal. Kuidas andmekaitse praktikas registreeritakse, saate lugeda läbi asjaomaste andmekaitsemeetmete selgituse kaudu.
selle juba nüüd korras saada
Teadusbaas ja otsustuspuu on tasuta konsulteeritavad ilma kontota. Kui soovite intsidentide registreerimist, tähtaegu ja nende mallide struktureeritud haldamist ühel kohal, mitte iga kord uuesti otsida, siis see on see, milleks gdpria.eu abonement on loodud. Äritehing konto loote oma KvK- ja käibemaksunumbri alusel, mis on seotud organisatsiooniga, mitte ühe e-posti aadressiga.
Kui teil on praegu võimalik andmekaitseringlus hindamiseks, siis läbige esmalt tasuta kiirskaneerimine või lugege teadusbaasi teemasid. Teie olukorraga seotud täpse selgituse saamiseks on jurist või Andmekaitse Inspektor õigeks kontaktiks.