trebam li kao samozaposlen čuvati register obrade podataka

Obično da, čak i bez osoblja

Jednoosobni obrt ili samozaposlena osoba potpadaju pod GDPR čim obrađuju osobne podatke, a to je slučaj u gotovo svakom poslovanju — baza klijenata, lista za slanje poruka, fakture s nazivima i adresama, sve se to računa. GDPR ne čini iznimku za mala poduzeća ili jednoosobne obrtne radnje kao takve; obaveza vođenja registra ne ovisi o pravnom obliku, već o tome što se obrađuje i kako često.

Praksa pokazuje da se iznimka od registra primjenjuje samo na organizacije s manje od 250 zaposlenih, i to samo ako je obrada slučajna, ne predstavlja rizik za osobe čiji su podaci u pitanju, i ne uključuje posebne kategorije podataka poput zdravlja ili informacija o kaznenom djelu. Samozaposlena osoba koja redovito bilježi podatke klijenata, šalje newsletter ili koristi računovodstveni paket, u pravilu ne obrađuje slučajno — time gubi primjenjivost iznimke i ostaje glavno pravilo: vođenje registra. Što točno mora biti u njemu, opisano je na stranici o što mora biti u registru obrade.

Na čemu to počiva: članak 2 i članak 30 GDPR-a

Članak 2 GDPR-a određuje materijalnu primjenu: verordžba se primjenjuje na obradu osobnih podataka, bez obzira na veličinu ili oblik organizacije koja obrađuje. Članak 30 GDPR-a propisuje obavezu vođenja registra za upravitelja obrade kao i za obrađivača, a u istom članku sadrži iznimku za male organizacije s slučajnom obradom niskog rizika. Ova dva članka rade zajedno: jedan određuje primjenjuje li se GDPR, drugi određuje vrijedi li obaveza vođenja registra unutar tog okvira. Za one koji sumnjaju je li njihova uloga ona obrađivača ili upravitelja obrade — relevantno jer to dijelom određuje što se mora registrirati — stranica o obrađivač ili upravitelj obrade pruža više smjernica. Nadzor nad poštovanjem članka 30 u nadležnosti je nadzornog tijela države članice gdje je poduzeće registrirano — u Nizozemskoj je to Autoriteit Persoonsgegevens; u drugim zemljama EU-a to je nadzorno tijelo te zemlje. Sama obaveza, kao i iznimka od nje, nalaze se u verordžbi i primjenjuju se na isti način u cijeloj EU-u.