Väikeettevõtte puhul, kus on piiratud arv töötlemisi — personalihaldus, raamatupidamine, kliendibaas, paar SaaS-rakendust — on esimene ligikaudne ülevaade sageli saavutatav paari tunniga. Kuni täielikult täidetud ja kasutatava registrini jõudmise tegelik ajavahemik on praktikas pikem: looge ette mõne päeva tööd, mis jaotub kahele kuni neljale nädalale. See jaotus ei ole tingitud sellest, et täitmine ise võtab kaua aega, vaid sellest, et te peate vahepeal ootama teiste vastuseid.
Õigusaktid ei määratle registri koostamisele tähtaega. AVG küsib aga kontrolleril (data controller) hoida üleval loetelu töötlustest, mis toimuvad tema vastutuse all, sealhulgas eelkõige töötluse eesmärgi, andmekategooriate ja adressaatide ning säilitamistähtaegade kohta. Kui kaua selle saavutamine võtab, ei sõltu seega õiguslikus tähtajast, vaid sellest, kui hästi teie organisatsioon teab, mis andmetega üldse aset leiab.
Esimesed päevad kulutatakse sellele
Esimene etapp käsitleb inventeerimist: milliseid süsteeme kasutate, kellel on juurdepääs ja millised andmed neis on. Füüsilisest isikust ettevõtja või veikese meeskonnaga ettevõtte puhul on see sageli ühes hommikus tuvastatav. Mitme osakonnaga organisatsioonis aga see kiiresti kasvab, lihtsalt seetõttu, et keegi ei oma täielikku pilti: personaliosakond teab, milliseid tööriistu kasutatakse palkamise ja haiguslehekaartide jaoks, administratsioon teab, milline raamatupidamistarkvarapakett käib ja juhtkond ei tea sageli, et turundusosakond on võtnud eraldi CRM-abonnemendi. See killustatuse on esimene ja suurim viivituse allikas, mitte kandes täitmine ise.
Praktiline lähenemisviis on alustada arvetest: iga igakuine maksetasuv abonnemendi on hea näide töötlusest, mis registrisse kuulub. Tuntud SaaS-tööriistade teek võib seda osa kiirendada, sest palju levinud tarkvara on juba varustatud tavaliste eesmärkide ja säilitamistähtaegadega, nii et te ei pea neid ise välja selgitama. Lehel gdpria.eu leiate iga teema kohta lühivastuse koos asukohaga ametlikus tekstis, mis aitab määrata, mis kuulub registrisse ja mis mitte.
Kus jookseb takerduma: andmetöötlejate lepingud
Teine viivitus tekib andmetöötlejate lepingute seostamisel töötlustes registriga. Iga SaaS-teenusepakkuja puhul, kes teie nimel isikuandmeid töötleb, peab leping olema olemas. Praktikas selgub, et see sageli puudub või keegi ei ole kindel viimase versiooniga. See tähendab, et peate teenusepakkujaid kontakteerima, mis võib võtta päevad või nädalad — mitte seetõttu, et lepingu koostamine võtab kaua, vaid seetõttu, et te sõltute teise ettevõtte reageerimiskiirusest.
Seetõttu on mõistlik mitte käsitleda registrit ja andmetöötlejate lepingute juhtimist kahe eraldi projektina, vaid kui ühte pidevat protsessi: niipea kui uus tööriist ostetakse, peab leping sellega kaasas olema, selle asemel et hiljem taastada, mis kunagi kokku lepiti.
Läbilõikumisaeg kasvamise ja muutuste korral
Register ei ole kunagi valmis selles mõttes, et see pärast enam ei muutuks. Uued tööriistad, uued töötajad, uued klientide protsessid — igaüks neist mõjutab registrit uuesti. Ühekordsete inventariseerimise läbisaamise aeg ütleb seega vähe hilisema hoolduse kohta. Ettevõtted, kes täidavad registri ainult asutamisel ja jätavad selle seejärel seisma, on ohus, et see ei vasta pärast aasta möödumist enam tegelikkusele. Kes laseb registril kasvada koos tööriistade kogukogu ja laseb automaatselt teavitada, kui miski puudub, säästab ennast korduvatest inventariseerimistest, mida muul juhul igal kontrollimisel või hankel uuesti vaja on.
Kellel tuleb tõestada, et alus on korras — näiteks kindlustusandja suunal või hankel — loeb mitte ainult see, et register on olemas, vaid ka see, kui ajakohane see on. Poole aasta vana ülevaade, samas kui siis on lisandunud kolm uut tööriista, annab teistsuguse pildi kui register, mis uuendatakse kord nädalas.
Ise teha või lasta kaasaliikuda
Kas hoiate registrit ise arvutustabelis või lasite selle täita süsteemist, on läbisaamise aeg mõlemas juhul peamiselt teabevastuvõtu käigus, mitte sisestamisel. Erinevus on hoolduses: arvutustabel nõuab, et mäletaksite ise, millal midagi uuendada tuleb, samas kui süsteem, mis on seotud tööriistade kogukoguga ja teie andmetöötlemise lepingutega, teataب sellest teile. Rohkem teavet selle kohta, kuidas see ühendus täpselt toimib, leiate süsteemi toimimise lehelt.
Kui soovite teada, mis maksaks teie olukorra jaoks täielik, ajakohane register aja ja ressurssides, annab hinnakirjade ülevaade näituse sellest, mis teie ettevõtte suurusele sobib. Ja kui teil on kahtlusi, kas teie praegune ülevaade on piisav, leiate korduma kippuvate küsimuste lehelt vastuse mitmele praktilisele kahtlusjuhtumile.
Lõpulikku hindamist, kas teie register vastab seadusandlike nõuetele, teevad te ise või jurist, ja kahtluse korral isikuandmete kaitse amet. Kui soovite esmalt ise aru saada, kus te seisate, tehke tasuta kiireskann või lehitsege teaduspanga teemasid.