Για μια μικρή επιχείρηση με επεξεργασίες που είναι εύκολο να καταγράψουν — διοίκηση προσωπικού, λογιστική, βάση πελατών, λίγα SaaS εργαλεία — η πρώτη, χονδροειδής επισκόπηση είναι συχνά δυνατή σε λίγες ώρες. Ο χρόνος που απαιτείται μέχρι ένα μητρώο που είναι πραγματικά ολοκληρωμένο και χρήσιμο είναι στην πράξη μεγαλύτερος: υπολογίστε αρκετές ημέρες εργασίας, κατανεμημένες σε δύο έως τέσσερις εβδομάδες. Αυτή η κατανομή δεν υπάρχει επειδή το ίδιο το συμπλήρωμα χρειάζεται πολύ χρόνο, αλλά επειδή ενδιάμεσα περιμένετε απαντήσεις από άλλους.
Το ίδιο το νομικό κείμενο δεν καθορίζει καμία προθεσμία για τη δημιουργία ενός μητρώου. Αυτό που ζητά το GDPR είναι ότι ένας υπεύθυνος επεξεργασίας διατηρεί ένα μητρώο των επεξεργασιών που λαμβάνουν χώρα υπό την ευθύνη του, που περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τον σκοπό, τις κατηγορίες δεδομένων και τους παραλήπτες, και τις περιόδους διατήρησης. Ο χρόνος που απαιτείται για να φτάσουμε εκεί δεν εξαρτάται από ένα νομικό χρονόμετρο αλλά από το πόσο καλά γνωρίζει η δική σας οργάνωση τι ακριβώς συμβαίνει με τα δεδομένα.
Σε τι αναλώνονται οι πρώτες ημέρες
Η πρώτη φάση αφορά την απογραφή: ποια συστήματα χρησιμοποιείτε, ποιος έχει πρόσβαση και ποια δεδομένα περιέχονται. Για έναν ατομικό επιτηδευματία ή μια επιχείρηση με λίγους υπαλλήλους, αυτό είναι συχνά δυνατό σε ένα πρωί. Σε μια οργάνωση με πολλά τμήματα, αυτό γρήγορα αυξάνεται, απλώς επειδή κανείς δεν έχει μόνος του την πλήρη εικόνα: τα ανθρώπινα δυναμικά γνωρίζουν ποια εργαλεία χρησιμοποιούν για τη στελέχωση και τη διαχείριση απουσιών, η διοίκηση γνωρίζει ποιο πακέτο λογιστικής λειτουργεί, και η διεύθυνση συχνά δεν γνωρίζει ότι το τμήμα μάρκετινγκ έχει συνάψει ένα χωριστό CRM. Αυτή η κατακερματισμένη κατάσταση είναι η πρώτη και μεγαλύτερη πηγή καθυστέρησης, όχι το ίδιο το συμπλήρωμα.
Μια πρακτική προσέγγιση είναι να ξεκινήσετε από τα τιμολόγια: κάθε συνδρομή που χρεώνεται μηνιαίως είναι ένα καλό στοιχείο για μια επεξεργασία που θα πρέπει να περιέχεται στο μητρώο. Μια βιβλιοθήκη γνωστών SaaS εργαλείων μπορεί να επιταχύνει αυτό το μέρος, επειδή το συνηθέστερο λογισμικό διαθέτει ήδη τους συνηθισμένους σκοπούς και περιόδους διατήρησης, ώστε να μην χρειάζεται να τα ψάξετε sami. Σε γνωσιακή βάση θα βρείτε σε κάθε θέμα μια σύντομη απάντηση με την αναφορά στο επίσημο κείμενο, που είναι χρήσιμο για τον καθορισμό των σκοπών που περιλαμβάνονται στο μητρώο και των σκοπών που δεν περιλαμβάνονται.
Που ακινητοποιείται: συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων
Η δεύτερη καθυστέρηση προκύπτει από τη σύνδεση συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων με τις επεξεργασίες στο μητρώο. Για κάθε SaaS προμηθευτή που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας, πρέπει να υπάρχει συμφωνία. Στην πράξη, συχνά δεν υπάρχει, ή κανείς δεν είναι σίγουρος για την τελευταία έκδοση. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε με τους προμηθευτές, κάτι που μπορεί να διαρκέσει ημέρες ή εβδομάδες αναμονής — όχι επειδή η δημιουργία διαρκεί πολύ, αλλά επειδή εξαρτάστε από την ταχύτητα απόκρισης ενός άλλου εταιρείας.
Γι' αυτό είναι πιο σκόπιμο να μην θεωρείτε το μητρώο και την παρακολούθηση των συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων ως δύο ξεχωριστά έργα, αλλά ως μια συνεχή διαδικασία: μόλις αγοραστεί ένα νέο εργαλείο, η συμφωνία θα πρέπει να συνοδεύεται αμέσως, αντί να χρειάζεται να ανακατασκευάσετε αργότερα τι συμφωνήθηκε ποτέ.
Χρόνος διακίνησης κατά την αύξηση και την αλλαγή
Ένα μητρώο δεν είναι ποτέ ολοκληρωμένο με την έννοια ότι στη συνέχεια δεν αλλάζει πλέον. Νέα εργαλεία, νέοι υπάλληλοι, νέες διαδικασίες πελατών — καθένα από αυτά επηρεάζει το μητρώο ξανά. Ο χρόνος διεκπεραίωσης μιας εφάπαξ απογραφής λέει επομένως λίγα για τη συντήρησή του στη συνέχεια. Τα επιχειρήματα που συμπληρώνουν το μητρώο μόνο κατά την ίδρυση και το αφήνουν αργότερα, διατρέχουν τον κίνδυνο ότι μετά από ένα χρόνο δεν αντιστοιχεί πλέον με την πραγματικότητα. Όποιος αφήνει το μητρώο να αναπτύσσεται με τη βιβλιοθήκη εργαλείων και αυτόματα του επιτρέπει να ειδοποιηθεί όταν κάτι λείπει, εξοικονομεί τον εαυτό του την επαναλαμβανόμενη απογραφή που διαφορετικά θα ήταν απαραίτητη σε κάθε ελέγχου ή προκύρυξη.
Για όποιον πρέπει να αποδείξει ότι η βάση είναι σε τάξη — για παράδειγμα προς έναν ασφαλιστή ή σε μια προκύρυξη — δεν υπολογίζεται μόνο ότι υπάρχει ένα μητρώο, αλλά και πόσο ενημερωμένο είναι. Μια επισκόπηση που είναι εξάμηνη παλιά, ενώ στο μεταξύ έχουν προστεθεί τρία νέα εργαλεία, δίνει μια διαφορετική εικόνα από ένα μητρώο που ενημερώνεται εβδομαδιαία.
Κάντε το μόνοι σας ή αφήστε το να ακολουθεί παράλληλα
Είτε διατηρείτε το μητρώο μόνοι σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο είτε το αφήνετε να συμπληρωθεί από ένα σύστημα, ο χρόνος διεκπεραίωσης βρίσκεται και στις δύο περιπτώσεις κυρίως στη συλλογή πληροφοριών, όχι στην εισαγωγή τους. Η διαφορά βρίσκεται στη συντήρηση: ένα υπολογιστικό φύλλο απαιτεί να θυμάστε μόνοι σας πότε πρέπει να ενημερωθεί κάτι, ενώ ένα σύστημα που είναι συνδεδεμένο με τη βιβλιοθήκη εργαλείων και με τις συμφωνίες επεξεργασίας σας, το σηματοδοτεί για εσάς. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας αυτής της σύνδεσης, μπορείτε να διαβάσετε στο τη σελίδα σχετικά με τη λειτουργία του συστήματος.
Εάν θέλετε να ξέρετε τι θα κόστιζε ένα πλήρες, ενημερωμένο μητρώο για την κατάστασή σας σε χρόνο και πόρους, το η επισκόπηση των τιμών δίνει μια ένδειξη του τι ταιριάζει στο μέγεθος της εταιρείας σας. Και εάν αμφιβάλλετε εάν το τρέχον περίληψή σας είναι επαρκές, τότε θα βρείτε στο τις συχνές ερωτήσεις απάντηση σε μερικές πρακτικές περιπτώσεις αμφιβολίας.
Η τελική αξιολόγηση του ότι το μητρώό σας συμμορφώνεται με τις νομικές απαιτήσεις, είναι δική σας ή ενός δικηγόρου, και σε περίπτωση αμφιβολίας, ενός του εποπτικού φορέα για την προστασία δεδομένων. Εάν θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εικόνα του πού βρίσκεστε, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή φυλλομετρήστε τα θέματα στη βάση γνώσης.