πώς ξέρω αν το λογισμικό που χρησιμοποιώ συμμορφώνεται με το GDPR

Ένα εργαλείο SaaS είναι συμpatible με το GDPR εάν το συμβόλαιο και η πρακτική είναι σωστά

Δεν υπάρχει σήμα ή σημάδι που να δηλώνει επίσημα ότι ένα εργαλείο SaaS είναι «συμpatible με το GDPR» — το GDPR δεν αξιολογεί το λογισμικό αυτό, αλλά τον τρόπο με τον οποίο ένας προμηθευτής χειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα και τι έχει συμφωνηθεί σχετικά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα εργαλείο είναι χρήσιμο χωρίς σημαντικό κίνδυνο εάν τρία πράγματα είναι σωστά: υπάρχει συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων με τον προμηθευτή, αυτή η συμφωνία ρυθμίζει τα υποχρεωτικά στοιχεία όπως ο σκοπός της επεξεργασίας και τα μέτρα ασφαλείας, και είναι σαφές πού τα δεδομένα επεξεργάζονται και αποθηκεύονται φυσικά.

Τα τελευταία δύο σημεία είναι εκεί όπου συχνά πάνε στραβά στην πράξη. Πολλά εργαλεία SaaS εμπλέκουν και άλλους συμμετέχοντες — έναν πάροχο φιλοξενίας, ένα κέντρο υποστήριξης σε άλλη χώρα — και αυτό ονομάζεται υπεργεργάτης. Συμβαίνει επίσης ότι δεδομένα επεξεργάζονται έξω από την ΕΕ, το οποίο υπόκειται σε πρόσθετες προϋποθέσεις. Όποιος αμφιβάλλει εάν ένας προμηθευτής στην εταιρεία του έχει το ρόλο του επεξεργαστή ή του υπευθύνου επεξεργασίας, θα βρει περισσότερα σχετικά στο τη διάκριση μεταξύ επεξεργαστή και υπευθύνου επεξεργασίας. Και αν θέλει να γνωρίζει τι ακριβώς πρέπει να είναι στο συμβόλαιο με τον προμηθευτή, διαβάζει αυτά πάλι στη σελίδα σχετικά με το περιεχόμενο μιας συμφωνίας επεξεργασίας δεδομένων.

Βάση αυτού: άρθρα 28 και 44 GDPR

Η υποχρέωση να καταγραφούν οι συμφωνίες με έναν μέρος που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα προκύπτει από το άρθρο 28 του GDPR, το οποίο υποδεικνύει επίσης τι πρέπει ελάχιστα να ρυθμίσει αυτή η συμφωνία — συμπεριλαμβανομένης της εμπλοκής ενός υπεργεργάτη. Η επεξεργασία δεδομένων έξω από την ΕΕ εμπίπτει στο άρθρο 44 του GDPR, το οποίο επιβάλλει πρόσθετες προϋποθέσεις για τη μεταφορά σε τρίτη χώρα. Αυτές οι διατάξεις ισχύουν άμεσα σε ολόκληρη την ΕΕ, επομένως η ουσία της αξιολόγησης — υπάρχει συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, και είναι η μεταφορά έξω από την ΕΕ καλυμμένη σωστά — δεν αλλάζει ανά χώρα. Ο EDPB αναπτύσσει περαιτέρω στις κατευθυντήριες γραμμές του τον τρόπο με τον οποίο αυτά τα άρθρα εφαρμόζονται στην πράξη, για παράδειγμα κατά την αξιολόγηση υπεργεργατών και διεθνούς μεταφοράς.